Документооборот бухгалтерии. 
Организация работы с документами в бухгалтерии

Так как бухгалтерия — это структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, документы бухгалтерии являются частью документального фонда организации в целом и включены в общий документооборот.

Под документооборотом понимается движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. В Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете указано, что движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив — документооборот) регламентируются графиком.

Таким образом, бухгалтерские документы проходят те же этапы обработки, что и все другие документы организации.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решения. Поэтому рациональной организации документооборота всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.

Вся документация бухгалтерии, как и учреждения в целом, делится на три документопотока:

входящие (поступающие) документы;

исходящие (отправляемые) документы;

внутренние документы.

В технологической цепочке обработки и движения документов выявляют этапы:

прием и первичная обработка документов;

предварительное рассмотрение и распределение документов;

регистрация;

контроль за исполнением;

исполнение документов (составление);

отправка.

Документы могут быть получены по почте, приняты по телетайпу, фиксу (факсимильное сообщение), электронной почте, доставлены курьером или посетителем.

Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надёжность доставки. Кроме того, если у вас принята автоматизированная система бухгалтерского учёта и полученные документы вводятся в память машины, то электронная почта позволяет исключить процедуру последующего ввода входящих документов в память машины (вручную или путём сканирования).

Бухгалтерские документы могут поступить в общем потоке документов, адресуемых учреждению. В этом случае они получаются и обрабатываются экспедицией или специально выделенным работником-экспедитором, а в небольшой фирме — секретарем-референтом. Факсимильная связь и электронная почта позволяют получить бухгалтерские документы непосредственно в бухгалтерии. Однако не следует забывать, что передача документов по электронной почте ставит проблему удостоверения достоверности подписи (авторизации документа), то есть применения специальной программы «электронной подписи» и заключения специального соглашения об авторизации с каждым корреспондентом. Передача документа в виде факсимильного сообщения также не даёт гарантий подлинности документа.

При получении документов, после проверки правильности их доставки, конверты вскрываются и проверяется правильность вложения и его целостность, то есть наличие всех страниц документа и всех приложений. Для факса также проверяется как общее количество полученных страниц, их соответствие указанному количеству на первом листе факса, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю. Учитывая, что факс, как правило, выводится на светочувствительную бумагу, текст на которой быстро выцветает, с документов снимается ксерокопия. В последнее время появились факсимильные аппараты, позволяющие получить документ на обычной бумаге и, следовательно, не нуждающиеся в копировании.

От документов, поступивших по почте и имеющих просроченный срок исполнения, конверты сохраняются, так как в этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа. Кроме того, при получении по почте просроченного бухгалтерского документа надо составить акт о дне получения документа, подписанный двумя сотрудниками организации (фирмы) и работником почты. На всех поступивших документах должна быть проставлена отметка о получении.

Заканчивается первичная обработка документов сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые и передачей нерегистрируемых документов в отделы. Бухгалтерские документы достаточно специфичны, поэтому при централизованном получении они обычно входят в список документов, не подлежащих централизованной регистрации, и сразу передаются в бухгалтерию, где они учитываются и регистрируются отдельно.

Кроме того, в бухгалтерию поступает достаточно большое количество документов от отделов. Все подразделения, входящие в состав отдельных учреждений, а также учреждения, обслуживаемые централизованными бухгалтериями, обязаны своевременно передавать в бухгалтерию необходимые для бухгалтерского учета и контроля документы: копии или выписки из приказов и распоряжений, сметы расходов, а также всякого рода договоры, нормативы и др.

Например, отдел кадров передаёт копии приказов по личному составу (о приёме, перемещении, увольнении, командировках, отпусках и т. д.) для расчёта заработной платы.

Требования главного бухгалтера в части порядка оформления и представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех работников подразделений и служб учреждения.

Инструкции по работе с бухгалтерской документацией рекомендуют представление первичных документов в бухгалтерию регламентировать графиком документооборота, составленным главным бухгалтером и утвержденным руководителем учреждения.

График должен устанавливать на предприятии, в учреждении рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ. На основании этого графика работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отдела, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности. Своевременное представление в бухгалтерию необходимых документов и сведений является обязательным для всех структурных подразделений и должностных лиц.

Документы создаются и в бухгалтерии (внутренние документы). Они составляют большую часть бухгалтерских документов. Например, приходно-расходные ордера, ведомости, сводные, бухгалтерские документы и др. В статье 9 закона «О бухгалтерском учёте и отчётности» указано, что факт совершения хозяйственной операции подтверждается первичным документом, имеющим юридическую силу. На основании этих документов ведётся бухгалтерский учёт.

Дальнейшая обработка бухгалтерских документов имеет свою специфику и проходит в бухгалтерии. В соответствии с распределением служебных обязанностей, закреплённых в должностной инструкции, поступивший документ передается тому работнику бухгалтерии, за которым закреплен этот участок работы. Например, финансовая деятельность, материальная, расчет заработной платы и т. д.

Все первичные документы, поступившие в бухгалтерию, или составленные в ней, подлежат обязательной проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных документов, заполнение реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей).

Проверенные и принятые к учету документы систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке). Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах.

Регистрам бухгалтерского учёта посвящена 10 статья закона «О бухгалтерском учёте и отчётности». В ней указано, что хозяйственные операции записываются в регистры по мере проведения, то есть в хронологической последовательности и группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учёта.

Порядок записей и формы накопительных учетных документов определены в инструкциях по бухгалтерскому учету.

Закон «О бухгалтерском учёте и отчётности» допускает составление первичных и сводных учётных документов как на бумажных, так и машинных носителях информации. Однако если бухгалтерский учёт ведётся в электронной форме, по просьбе или требованию партнёров и контрольных органов документы распечатываются на бумажной основе.

Организационно-распорядительные документы ведутся в бухгалтерии по общим правилам оформления служебных документов.

Отправка и обработка исходящих документов бухгалтерии производится вместе со всеми документами учреждения через секретаря — референта или канцелярию (экспедицию). При наличии электронной почты (факса) бухгалтерия может сама передавать свои документы.

При отправке необходимо проверить правильность оформления документа:

— наличие подписи;

наличие даты;

наличие заголовка;

правильность адресования;

наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.

Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается для доработки.