Организация учета материалов на складах и бухгалтерской службе: учет поступления и выбытия материалов

К основным предпосылкам рациональной организации учета материалов и контроля за их сохранностью относятся:

наличие оборудованных складов и кладовых или специально приспособленных площадок (для запасов открытого хранения);

размещение запасов в местах хранения таким образом, чтобы обеспечить возможность быстрой приемки, отпуска и проверки наличия материальных ценностей по группам и типо-, сорто — размерам; в местах хранения каждого вида запасов следует прикрепить ярлык с указанием данных о находящемся запасе;

оснащение мест хранения запасов весовым хозяйством, измерительными приборами и мерной тарой;

раскроя материалов, применение централизованной доставки материалов со складов в подразделения по согласованным графикам; сокращение излишних промежуточных складов и кладовых;

определение круга лиц, ответственных за приемку и отпуск запасов, за правильное и своевременное оформление этих операций, за сохранность запасов; заключение с этими лицами письменных договоров о материальной ответственности;

определение перечня должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение, отпуск и вывоз материалов со складов, иных мест хранения.

Учет поступления материалов.

На поступающие материалы организация, как правило, получает от поставщика расчетные и сопроводительные документы. В соответствии с графиком документооборота необходимо:

зарегистрировать документы в журнале учета поступающих грузов;

проверить соответствие данных документов договорам по ассортименту, ценам и количеству материалов, способу и срокам отгрузки и другим условиям поставки;

проверить правильность информации в расчетных документах;

акцептовать расчетные документы полностью или частично или мотивированно отказаться от акцепта;

определить фактические размеры ответственности в случае нарушений условий договора;

передать своевременно документы в подразделения организации для последующей обработки.

Получение материалов у поставщиков на ОАО «КАВЗ» ведется следующим образом.

Для получения материалов со склада поставщика или от транспортной организации экспедитору или иному доверенному лицу выдаются соответствующие документы и доверенность на их получение. Приемка материалов осуществляется по действующим в названных организациях правилам с учетом условий договоров купли-продажи и перевозки груза.

Сопроводительные документы на поступившие покупателю грузы передаются отделу материально-технического обеспечения или складу для приемки и оприходования материалов. На складе проверяется соответствие качества, ассортимента и количества материалов данных расчетных и сопроводительных документов поставщика. Порядок и сроки приемки материалов по количеству и качеству устанавливаются специальными нормативными документами.

При перевозке грузов автотранспортом приемка поступающих материалов осуществляется на основе товарно — транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя.

Некоторые материалы, перечень которых устанавливается распорядительным документом данной организации, могут направляться непосредственно в подразделения, минуя склад.

Если поставка соответствует условиям договора, материально ответственным лицом на складе выписывается приходный ордер (форма М-4), образец представлен в приложении 4. При поступлении материалов, приобретенных подотчетным лицом за наличный расчет в розничной торговле либо у физических лиц на рынках, основанием для оформления приходного ордера являются товарный чек магазина, квитанция приходного кассового ордера, акт о покупке на рынке или у населения.

Если при приемке материалов от поставщиков установлено расхождение с данными сопроводительных документов либо условиями договоров, при этом составляется акт о приемке материалов (форма № М-7) в двух экземплярах.

Материалы, поступившие на склад в порядке внутреннего перемещения из подразделений организации в случаях возврата ресурсов, сдачи отходов, брака, материалов, полученных от ликвидации (разборки) основных средств, оформляются требованиемнакладной, актом об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений.

Материалы, поступающие на ответственное хранение, записываются кладовщиком в специальную карточку, хранятся они на складе обособлено и не могут расходоваться, за исключением случаев, когда материальные вещи относятся к бесхозным вещам и являются скоропортящимися, либо расходы по их хранению несоизмеримо велики. Организация может их использовать или продать. Выручка от продажи материалов или их рыночная стоимость при использовании материалов в организации, уменьшенная на величину расходов по их хранению, продаже и других затрат, возвращается данным предприятием собственнику материалов.

Учет выбытия материалов.

Материалы могут отпускаться с центральных складов организации на слады подразделений, а при отсутствии последних — непосредственно в подразделения организации (обычно на склады и в кладовые). Отпуск материалов со складов, в том числе и другим организациям (на сторону), производится только материально ответственным лицом, списки и образцы подписей которых сообщаются кладовщикам. Для обеспечения сохранности материалов организацией устанавливаются порядок и вывоз и выноса с территории, оформления пропусков, способы выполнения необходимого при выбытии материальных ценностей контроля.

Порядок отпуска материалов со складов и кладовых подразделений устанавливает руководитель подразделения по согласованию с главным бухгалтером организации. Из цеховых складов и кладовых материалы передаются в производство, на участки, бригадам, на рабочие места в соответствии с установленными лимитами, нормами и объемами производственной программы, Отпуск сверх норм и лимитов либо замена производится порядке, установленном организацией при наличии разрешения руководителя либо уполномоченных лиц.

В первичных учетных документах на отпуск материалов со складов и кладовых в производственные подразделения указываются реквизиты, позволяющие идентифицировать вид материальных ресурсов, заказ, для которого предназначены материалы, либо код и наименование затрат. Если отпуск материалов подразделениям производится без указания назначения. Они считаются в подотчете у подразделения.

Материалы списываются с подотчета подразделений данной организации, отдельных работников на основании акта, составленного назначенной руководителями организации либо ее подразделения комиссией. Комиссия проверяет фактическое наличие материальных запасов. Устанавливаются причины расхода сверх норм.

Материалы, пришедшие в негодность по истечении сроков хранения, морально устаревшие, при выявлении недостач, хищений или порчи, списываются с учета. Подготовка необходимой информации для принятия руководством организации решения о списании материалов осуществляется комиссией с участием материально ответственных лиц.

Комиссия производит осмотр материалов, устанавливает причину их непригодности к использованию и виновных в этом лиц, выявляет возможность применения материалов на другие цели или их продажи, совместно с плановым экономическим отделом производит оценку отходов и материалов при понижении их физических свойств, составляет акт на списание ценностей, осуществляет контроль за утилизацией непригодных к дальнейшему использованию материальных ценностей.

Работники бухгалтерии, ведущие учет материальных запасов, систематически, в установленные организацией сроки, один раз в месяц (в конце текущего месяца) проводят на кладах в присутствии кладовщика проверку своевременности и правильности оформления первичных документов по складским операциям, записей операции в карточках учета, полноты и своевременности сдачи документов в бухгалтерию. Бухгалтер материальной группы сверяет записи в карточках учета материалов с первичными документами и подтверждает своей подписью правильность выведения остатков.

Материально ответственное лицо составляет реестр приемки-сдачи приходных и расходных документов и вместе с документами передает его в бухгалтерию. Сдача складом лимитно — заборных карт производится ежемесячно, а также после использования лимита. При этом сверяются данные лимитно — заборных карт склада и подразделений, что подтверждается подписями кладовщика и работника подразделений, получавших материалы.

По окончании месяца материально ответственное лицо склада переносит количественные остатки из карточек учета материалов в сальдовую книгу или ведомость, которая ведется по балансовым счетам и субсчетам, группам и видам материалов.

Контроль за правильностью складского учета материалов со стороны бухгалтерии заключается в проверке не только первичных учетных документов, но и отчетов подразделений организации, составлении записей в приходных и расходных документах, карточках материалов и сальдовых книгах. Если обнаружены расхождения между показателями складского учета и групповой оборотной ведомости, то, как правило, составляется сортовая оборотная ведомость в пределах группы материальных ценностей, по которым выявлены несоответствия.

На основании всего изложенного можно сказать, что методом учета материалов, используемым на Курганском автобусном заводе является сальдовый.