Учет, анализ и аудит производственных запасов

В бухгалтерском учете в качестве материально-производственных запасов принимаются активы:

используемые при производстве продукции, предназначенной для продажи (сырье, основные материалы, полуфабрикаты);

предназначенные для продажи (готовая продукция и товары);

используемые для управленческих нужд организации (вспомогательные материалы, топливо, запчасти).

В зависимости от той роли, которую играют разнообразные производственные запасы в процессе производства, их подразделяют на следующие группы: сырье и основные материалы, покупные полуфабрикаты, отходы, топливо, тара, запасные части, инвентарь и хозяйственные принадлежности.

Сырье и основные материалы — предметы труда, из которых изготовляют продукт и которые образуют материальную основу продукта.

Вспомогательные материалы используют для воздействия на сырье и основные материалы, придания продукту определенных потребительских свойств или для обслуживания и ухода за орудиями труда и облегчения процесса производства.

Покупные полуфабрикаты — сырье и материалы, прошедшие определенные стадии обработки, но не являющиеся еще готовой продукцией.

Возвратные отходы производства — остатки сырья и материалов, образовавшиеся в процессе их переработки в готовую продукцию, полностью или частично утратившие потребительские свойства исходного сырья и материалов.

Топливо подразделяется на технологическое (для технологических целей), двигательное (горючее) и хозяйственное (на отопление).

Тара — предметы, используемые для упаковки, транспортировки, хранение различных материалов.

Инвентарь и хозяйственные принадлежности — это часть материально-производственных запасов организации, используемая в качестве средств труда в течение не более 12 месяцев или обычного операционного цикла.

Для учета материально-производственных запасов в ООО «Сатурн» применяют следующие синтетические счета 10 «Материалы», 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей», 41 «Товары», 43 «Готовая продукция» .

Материально-производственные запасы на предприятии принимаются к бухгалтерскому учету по фактической стоимости (сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением НДС и иных налогов). Материально-производственные запасы, на которые текущая рыночная стоимость в течение года снизилась либо которые морально устарели, полностью или частично потеряли свое первоначальное качество, отражаются в бухгалтерском балансе на конец отчетного года за вычетом резерва под снижение стоимости материальных ценностей.

Материальные ценности отражают на синтетических счетах по фактической себестоимости их приобретения или учетным ценам. В качестве учетных цен на материалы применяются: договорные цены; фактическая себестоимость материалов по данным предыдущего периода; планово-расчетные цены; средняя цена группы материалов.

Определение фактической себестоимости материальных ресурсов, списываемых на производство, разрешается производить следующими методами оценки запасов:

по себестоимости каждой единицы;

по средней себестоимости;

по себестоимости первых по времени закупок (метод ФИФО);

по себестоимости последних по времени закупок (метод ЛИФО).

В ООО «Сатурн» фактическая себестоимость материальных ресурсов определяется по себестоимости первых по времени закупок, т. е. по методу ФИФО, где действует правило: первая партия на приход — первая в расход. Это …

Синтетический учет производственных запасов в ООО «Сатурн» ведут на счетах 10 «Материалы», 14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 16 «Отклонение в стоимости материалов» .

Учет производственных запасов может вестись по фактической себестоимости или по учетным ценам. В ООО «Сатурн» учет ведут по фактической стоимости. Поэтому в дебет материальных счетов относят все расходы по их приобретению.

При поступлении материалов дебетуют материальный счет 10 «Материалы» и кредитуют:

счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — на стоимость поступивших материалов по ценам поставщиков со всеми наценками сбытовых и снабженческих организаций и транспортно-заготовительными расходами;

счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» — на стоимость услуг, оплачиваемых чеками транспортным организациям;

счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — на стоимость материалов, оплаченных из подотчетных сумм;

счет 20 «Основное производство» — на стоимость возвратных отходов и др. .

Материалы, полученные организацией безвозмездно, принимаются к учету по рыночной стоимости по дебету счета 10 с кредита счета 98 «Доходы будущих периодов». По мере списания безвозмездно полученных материалов на счета учета затрат и по другим причинам их выбытия (на счета 20,23,25,26,97 и др. с кредита счета 10) их стоимость списывается со счета 98 в кредит счета 91.

Проданные материалы списывают с кредита счета 10 в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы». По дебету счета 91 отражают также расходы, связанные с продажей материалов, и сумму НДС по проданным материалам.

Существенное значение для сохранности производственных запасов имеет наличие технически оснащенных складских помещений с современными весоизмерительными приборами и устройствами, позволяющими механизировать и автоматизировать складские операции и складской учет.

Важное условие повышения эффективности использования материальных ресурсов — усиление личной и коллективной ответственности и материальной заинтересованности рабочих, руководителей и специалистов структурных подразделений в рациональном использовании указанных ресурсов.

Одно из условий рационального использования производственных ресурсов — нормирование складских запасов и материальных затрат. Также существенного улучшить учет производственных запасов можно, совершенствуя применяемые документы и учетные регистры, т. е. более широко используя накопительные документы (лимитно-заборные карты, ведомости и др.), предварительную выписку документов по движению материалов и оперативных документов на вычислительных машинах, карточки складского учета в качестве расходного документа по отпущенным материалам и др. .

Материально-производственные запасы являются частью оборотных активов и данные о них можно определить в финансовой отчетности — форма 1 «Бухгалтерский баланс» во втором разделе «Оборотные активы» .

К материально-производственным запасам относятся:

производственные запасы, т. е. сырье и материалы, предназначенные для использования в производственном процессе;

незавершенное производство;

товары, предназначенные для реализации.

Анализируя материально-производственные запасы, необходимо определить и изучить показатели, характеризующие состояние, обеспеченность и эффективность использования средств, вложенных в материально-производственные запасы. К ним относятся:

сумма материально-производственных запасов в целом и по их видам;

структура материально-производственных запасов;

материально-производственные запасы в днях их использования;

доля материально-производственных запасов в общей сумме оборотных средств;

соотношение темпа роста отдельных видов материально-производственных запасов с темпами роста производства и реализации.

Таблица 5. Структура материально-производственных запасов по ООО «Сатурн» за 2005 год (сумма — в тыс. руб.).

Данные таблицы 5 показывают, что в структуре материально-производственных запасов произошли изменения.

Значительно возросла сумма производственных запасов. На конец 2005 года они составили 3347 тыс. руб., их доля возросла на 23,9%. Также возросла сумма затрат в незавершенном производстве. На конец года они составили 75 тыс. руб., их доля в общей сумме материально-производственных запасов возросла на 0,37%.

Сумма готовой продукции снизилась на 298 тыс. руб. и составила 1180 тыс. руб., т. е. произошло ее снижение на 24,3%.

Таблица 6. Изменение показателей материально-производственных запасов и объема выпуска и реализации продукции за 2005 год по сравнению с прошлым годом (сумма — тыс. руб.).

Из приведенных данных в таблице видно, что темп роста готовой продукции значительно ниже роста объема реализации продукции. Это является причиной того, что готовая продукция ООО «Сатурн» пользовалась спросом у покупателей.

Таким образом, руководству предприятия особо не стоит беспокоиться о состоянии материально-производственных запасов. Ему необходимо продолжать меры по организации сбыта товаров и улучшению структуры материально-производственных запасов.

Одним из важным моментом определения эффективности использования средств в материально-производственных запасах является определение суммы средств высвободившихся (дополнительно вовлеченных) средств в производство в результате ускорения (замедления) оборачиваемости средств в материально-производственных запасах.

Таблица 7. Расчет высвободившихся (дополнительно вовлеченных) средств в материально-производственные запасы по ООО «Сатурн» за 2005 год по сравнению с прошлым годом (сумма — тыс. руб.).

На основании таблицы 7 мы видим, что оборачиваемость средств в материально-производственных запасах составляет:

в 2004 году 160 дней;

в 2005 году 183,5 дней;

В отчетном году оборачиваемость средств в материально-производственных запасах в днях замедлилась на 23,5 дня, следовательно, в результате этого замедления в оборот дополнительно вовлечено 481,75 тыс. руб. .

Руководители предприятия должны принимать все меры для дальнейшего ускорения оборачиваемости материально-производственных запасов, что, в свою очередь, ускорит оборачиваемость оборотных средств в целом и высвободит из оборота средства, которые можно направить на другие хозяйственные нужды.

Для повышения эффективности использования средств в материально-производственных запасах необходимо:

увеличить объем производства и реализации продукции;

улучшить качество и ассортимент выпускаемой продукции;

улучшить структуру материально-производственных запасов;

снизить сверхнормативные производственные запасы готовой продукции и незавершенного производства;

улучшить работу маркетинга по изучению спроса и предложения выпускаемой продукции;

правильно организовать приемку, хранение и доставку материально-производственных запасов.

Улучшение состояния, обеспеченности и эффективности использования материально-производственных запасов, в свою очередь, окажет влияние на повышение эффективности работы предприятия в целом.

Целью аудиторской проверки учета операций с производственными запасами является изучение правильности организации учета поступления и использования материально-производственных запасов (МПЗ) на предприятии и формирование мнения относительно правильности классификации МПЗ, реальности их оценки и достоверности отражения в учете и отчетности.

Для достижения поставленной цели нам необходимо решить следующие задачи:

изучить положения учетной политики по направлениям данного участка проверки;

изучить состав МПЗ;

реальность наличия и существования МПЗ;

ознакомиться с условиями их хранения;

подтвердить правильность оценки МПЗ;

изучить порядок отражения в учете операций по поступлению, использованию и реализации МПЗ;

оценить качество проводимых инвентаризаций МПЗ.

Источниками информации при проведении аудита материально-производственных запасов являются: Положение об учетной политике предприятия; договоры поставки; номенклатура-ценник; книга покупок; книга продаж; договоры с материально-ответственными лицами; первичные документы по движению МПЗ (накладные, товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, доверенности (ф. М-2, № М-2а); приходные ордера (ф. N" М-4), акты о приемке материалов (ф. № М-7), накладные-требования на отпуск (внутреннее перемещение) материалов (ф. № М-11), лимитно-заборные карты (ф. № М-8), накладные на отпуск материалов на сторону (ф. № М-15), карточки складского учета материалов (ф. № М-17), реестры карточек; акты об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (ф. № М-35), инвентаризационные описи товарно-материальных ценностей (ф. ИНВ-3), сличительные ведомости результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (ф. № ИНВ-19), ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией (ф. № ИНВ-26); учетные регистры по счетам 10,14,15,16, 19, 20,23,25,26,41,44,60,76,90,91 и др.; Главная книга, бухгалтерский баланс (форма № 1), приложение к бухгалтерскому балансу (ф. № 5).

Проверка сохранности и использования товарно-материальных ценностей на предприятии начинается с ознакомления с работой материального отдела бухгалтерии. Выясняется его состав, подчиненность и квалификация учетных кадров; перечень используемых нормативных документов; наличие графика документооборота; обоснованность выбора в учетной политике организационных, методических и технических аспектов по данному участку учета; наличие схем отражения на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций с МПЗ; используемые методы внутреннего контроля (инвентаризация, документирование, партионный раскрой и др.) для проверки отклонений фактического расхода материалов от норм; соблюдение сроков проведения инвентаризаций товарно-материальных ценностей и порядок оформления их результатов. Также нам необходимо убедиться в наличии оформленных договоров с материально-ответственными лицами, журналов регистрации приходно-расходных документов, приказов об утверждении состава инвентаризационных комиссий и порядке проведения инвентаризаций.

На следующем этапе необходимо провести проверку состояния складского хозяйства на предприятии, выяснить число и размещение складских помещений, их емкость, наличие условий для хранения ценностей, обеспеченность пожарно-охранной сигнализацией. На основе полученной информации заполняет заранее разработанные тесты (табл.1).

Тесты проверки состояния системы внутреннего контроля и системы учета материально-производственных запасов (МПЗ).

По результатам тестирования устанавливается оценка надежности систем и сравнивается с первоначальной оценкой, полученной на стадии планирования аудита. Если такая оценка окажется ниже первоначальной, то необходимо скорректировать объем и порядок проведения других аудиторских процедур.

Особое внимание уделяется проверке операций, в результате которых материально-производственные ресурсы поступают на предприятие, и каким образом осуществляется их расход. Все эти операции могут быть классифицированы на типичные и нетипичные. Типичные операции проверяются выборочно, а нетипичные подвергаются сплошному изучению. Контрольные процедуры в обоих случаях направлены на анализ документации, подтверждающей операции по движению МПЗ, и оценку правильности отражения этих операций на счетах бухгалтерского учета. Также необходимо проверить неотфактурованные поставки. Они должны быть отражены в регистре по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» по цене последней партии поступления по каждой поставке отдельно, причем вместо номера должна ставиться буква «Н» (неотфактурованные).

Проверяя организацию бухгалтерского учета материальных ресурсов на предприятии, на основе изучения и сопоставления данных первичных расчетно-платежных документов (счетов-фактур, накладных и т. д.) и учетных регистров (карточек складского учета, отчетов о движении ценностей и др.) устанавливается полнота оприходования производственных запасов, правильность их классификации и оценки, обоснованность списания в расход. Определяется, все ли необходимые реквизиты указаны в документации, правильно ли выполнены арифметические расчеты, соответствуют ли действующему законодательству хозяйственные операции.

Правильность списания материальных ресурсов на производственные нужды по количеству и стоимости мы может проверить путем сопоставления балансовых расчетов. Для этого сравнивается количество отпущенных сырья и материалов по нормам с выходом готовой продукции в натуральном выражении (с учетом технологических отходов по нормам).

Если в отчетном периоде производилась уценка отдельных производственных запасов, то в наличии должны быть акты (ведомости) инвентаризации, протоколы инвентаризационной комиссии, сведения о рыночных ценах, приказы руководителя, подтверждающие обоснованность такой операции.

Правильность применяемых схем корреспонденции счетов по списанию МПЗ со склада устанавливается, как правило, выборочно путем контроля записей в учетных регистрах по счетам 20, 25, 26, 44 и др. и сопоставления их с данными первичных расходных документов. Так как ООО «Сатурн» осуществляет розничную продажу товаров, то необходимо выяснить правильность принятия товаров к учету, расчета торговой наценки и пропорциональности ее списания по реализованным товарам, полноты исчисления налогов. Объектом контроля являются приходно-расходные документы и учетные регистры по счетам 41,42, 90, 50, 51, 62, 68 и др.

Если в ходе проверки складывается мнение о неудовлетворительном состоянии хранения ценностей на складах, то необходимо порекомендовать руководству провести выборочную инвентаризацию некоторых групп материалов (дефицитных, дорогостоящих), закрепленных за конкретными материально-ответственными лицами.