Особо ценные документы. 
определение

В Архивном фонде Российской Федерации документы по степени ценности делятся на ценные, особо ценные и уникальные.

Все, отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации документы, вне зависимости от их происхождения, вида носителя, степени секретности, места хранения и формы собственности, являются ценными.

Особо ценный документ — это документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении, которого установлен особый режим учета, хранения и использования.

Уникальный документ — это особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) авто графичность.

Имеет место ограничение доступа к подлинникам особо ценных, в том числе уникальных документов, и к документам Архивного фонда Российской Федерации, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии.

Существует следующий график проведения плановых проверок наличия и состояния дел в государственном архиве, музее, библиотеке, архиве Российской академии наук:

• 1) уникальных документов — ежегодно;
• 2) особо ценных документов на бумажной основе — один раз в 10 лет (в государственной библиотеке — один раз в 5 лет);
• 3) аудиовизуальных и электронных документов — один раз в 5 лет;
• 4) кинодокументов — один раз в 2 года.

Выявление уникальных и особо ценных документов проводится в плановом порядке наиболее квалифицированными специалистами на основании отраслевых научно-методических разработок и методических пособий, подготовленных в архиве.

Определение в составе Архивного фонда Российской Федерации уникальных и особо ценных документов осуществляется в соответствии с Регламентом Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации. Определение уникальных и особо ценных документов происходит следующим образом:

• 1) заполнение на каждый выявленный потенциально уникальный документ листа учета и описания уникального документа;
• 2) рассмотрение экспертно-методической комиссией (или другим совещательным органом) архива представленных материалов;
• 3) представление предложений о включении выявленных потенциально уникальных документов Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела.

Определение в составе Архивного фонда Российской Федерации особо ценных документов осуществляется экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, экспертной фондово-закупочной комиссией государственного или муниципального музея, экспертной комиссией государственной или муниципальной библиотеки, экспертно-проверочной комиссией Архива Российской академии наук и закрепляется учетными документами архива в установленном порядке.

При выявлении особо ценных документов важными считаются следующие критерии:

• 1) значение учреждения, фондообразователя;
• 2) авторство документов;
• 3) время создания документов;
• 4) ценность, содержащейся в документах информации;
• 5) юридическая сила, подлинность документов;
• 6) наличие художественных, палеографических особенностей документов.

Архив организации по согласованию и под непосредственным руководством Архивного Фонда Российской Федерации проводит выявление особо ценных документов. Выявление осуществляется в следующей последовательности:

• 1) выявление фондов, частей фондов;
• 2) выявление дел по описям;
• 3) непосредственный просмотр отобранных дел.

Перечень отобранных к просмотру фондов в обязательном порядке согласовывается с Архивным Фондом Российской Федерации. По описям намечаются дела, предположительно содержащие особо ценные документы, затем все выявленные по описям дела подвергаются непосредственному изучению для окончательного решения вопроса об их особой ценности.

Принципы проведения экспертизы ценности:

• 1) Историзма. Позволяет рассмотреть документ как продукт определенной эпохи.
• 2) Всесторонности. Рассматривает документ с различных аспектов. Необходимо изучить все факторы, влияющие на оценку документа.
• 3) Комплексности. Документ оценивается в совокупности с другими (каждый не столь значим как в комплексе).

Когда документ признан особо ценны, на дела, содержащие такие документы, составляются описи, которые рассматриваются центральной экспертной комиссией организации, утверждаются экспертно-проверочной комиссией Архивного фонда Российской Федерации, затем руководителем организации.

После утверждения описей в правом верхнем углу обложек дел, содержащих особо ценные документы, проставляется индекс «ОЦ» .

После утверждения описей все особо ценные дела подлежат учету.