Документальное оформление поступления и выдачи наличных денег

Поступление денежных средств в кассу Наличные денежные средства, поступающие в кассу предприятия, должны своевременно в день получения наличных денежных средств и в полной сумме приходоваться учитываться в кассе предприятия.

Поэтому, чтобы наличные денежные средства считались оприходованными, любое поступление наличных средств в кассу: поступление выручки, внереализационые поступления, поступление денежных средств из банка оформляются приходным кассовым ордером (ф. № КО-1).

Для тех предприятий, которые работают с применением РРО или использованием РК, — предприятий торговли, ресторанного хозяйства, оприходованием наличных является регистрация через РРО (или фиксирование в РК) операций по приему от покупателя наличных средств (с выдачей ему расчетного документа) и ежедневное отражение их в полной сумме в Книге учета расчетных операций (КУРО).

Оформив поступление наличной выручки приходным кассовым ордером, нужно также сделать приходную запись в кассовой книге. Запись в кассовой книге не обязательно делать сразу же после выписки приходного ордера. Вполне допустимо сделать запись в кассовой книге в течение рабочего дня кассира, но обязательно в день поступления денежных средств.

При заполнении кассового ордера очень важно, чтобы в нем были заполнены все реквизиты. В приходных ордерах, оформляемых на общую сумму проведенных предприятием кассовых операций (получение наличных из банка по чеку и оприходование их в кассе и т. п.), реквизит «Получено от» не заполняется. В приходном ордере обязательно указывается основание для его составления (таблица 1.1) и в реквизите «Приложение» перечисляются приложенные к нему документы, на которых ставится штамп или надпись «Оплачено» с указанием даты (число, месяц, год).

Таблица 1.1 Документы, которые служат основанием для оформления приходных кассовых ордеров.

Выдача наличных Выдача наличных из кассы осуществляется на основании расходных кассовых ордеров (типовая форма № КО-2) или соответствующим образом оформленных платежных ведомостей, подписанных руководителем иглавным бухгалтером предприятии или работником предприятия, уполномоченным на это руководителем.

К расходным ордерам могут прилагаться документы (заявления на выдачу наличных, счета, платежные ведомости и т. п.).

Если на приложенных к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и т. п. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, то его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Выдача наличных отдельным физическим лицам (как работникам, так и не работникам предприятия) по расходному кассовому ордеру или расходной ведомости осуществляется только при предъявлении ими паспорта или заменяющего его документа. При этом в расходном ордере обязательно должны быть записаны название документа, номер, кем и когда он выдан.

Физическое лицо расписывается в расходном кассовом ордере или расходной ведомости о получении наличных с указанием полученной суммы (рублей — словами, копеек — цифрами), используя чернильную или шариковую ручку с чернилами темного цвета. Если расходная ведомость составлена на выдачу наличных нескольким лицам, то получатели также предъявляют паспорта или заменяющие их документы и расписываются в соответствующей графе документа.

Для выведения остатка наличных в кассе не принимаются расходные кассовые ордера или расходные ведомости, в которых выдача наличных из кассы не подтверждена подписью получателя.

Лицам, которых нет в штатном расписании предприятия, наличные выдаются по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо или по отдельной расходной ведомости.

В расходных ордерах, оформляемых на общую сумму проведенных предприятием кассовых операций (выдача наличных по расходным ведомостям, сдача наличных в банк), реквизит «Получил» не заполняется.

Выдачу наличных кассир осуществляет только лицу, указанному в расходном документе. Исключение составляют случаи, когда наличные выдаются по доверенности.

Если наличные выдаются по доверенности, в тексте расходного ордера после фамилии, имени и отчества получателя наличных бухгалтер указывает фамилию, имя и отчество лица, которому доверено получить наличные. В случае выдачи наличных по расходной ведомости перед подписью в получении денег кассир делает в ней запись «По доверенности».

Доверенность остается у кассира и прилагается к расходному кассовому ордеру или расходной ведомости.

Расходные документы сразу же после выдачи по ним наличных подписывает кассир, а на приложенных к ним документах ставит штамп или запись «Оплачено» с указанием даты (число, месяц, год).

В расходном ордере обязательно указываются документы, которые являются основанием для его составления (таблица 1.2), а в реквизите «Приложение» перечисляются приложенные к нему документы.

Таблица 1.2 Документы, которые служат основанием для оформления расходных кассовых ордеров.

Выдача наличных по расходному кассовому ордеру может производиться только в день составления документа. Исправления в расходных документах не допускаются.