Организация автоматизированной обработки данных учета готовой продукции в СХА ПЗ «Степной»

На сегодняшний день в СХА ПЗ «Степной» используется программа «1С:Предприятие 8. Бухгалтерия сельскохозяйственного предприятия» .

Данная программа позволяет осуществлять ввод экономической информации, включая хозяйственные операции и их обработку с составлением регистров синтетического и аналитического учета с выходом на составление бухгалтерской и статистической отчетности.

Заполнение программы производится с помощью первичных документов. Основными документами для учета готовой продукции являются: «Передача готовой продукции на склад», «Выпуск готовой продукции», «Счет-фактура выданная», «Перемещение между складами», «Внутренний заказ», «Отчет остатков на складах».

Помимо схематичного изображения бизнес-процессов на СХА ПЗ «Степной», список хозяйственных операций можно изобразить в виде таблицы (таб. 4).

Таблица 4.

Бизнес процессы по учету готовой продукции.

Наряду с освоением и обучением кадров для работы с данной программой на первом этапе предстоит большая подготовительная работа.

Во-первых, это настройка пакета, которая заключается:

• — во вводе постоянной информации, осуществляемой через Главное меню «Операции» подменю «Константы», где производится заполнение таких постоянных значений как: название организации, ее юридический адрес, УНН организации, ФИО руководителя и главного бухгалтера, размер базовой величины заработной платы, размер основной ставки НДС, метод определения выручки, базы распределения для затрат вспомогательных производств и накладных расходов и других постоянных значений. Константы в программе, как правило, служат для хранения информации, которая либо совсем не изменяется в процессе функционирования системы, либо изменяется достаточно редко;
• — во вводе сведений об организации в главном меню «Сервис» подменю «Сведения об организации» (Рисунок 7), где наряду с полным названием организации, кода УНН, банковские реквизиты и другие сведения и заполнении всех полей подменю «Установка начальных значений»;

Заполненные данные константы будут использованы программой при получении печатных форм как первичных, так и сводных бухгалтерских документов.

Рисунок 7. Пример подменю «Сведения об организации».

Во-вторых, заполнить справочники. Справочники служат для хранения условно-постоянной информации, поддержки общих классификаторов.

Часть справочников не содержит никаких значений, к таким справочникам относят — номенклатуры, материалы, места хранения ТМЦ, контрагенты и другие. В справочнике «данные об организации» осуществляется ввод банковских счетов организации, ее сотрудников, структурных подразделений, видов деятельности, валют. Также заполнены справочники единиц измерения, и по начислению амортизации основных средств (Рисунок 8).

Рисунок 8. Пример справочника единиц измерения.

В справочниках «виды деятельности» вводится информация, о производствах (основное, вспомогательное, обслуживающее и т. д.).

Так создав «основное производство», как отдельный вид деятельности на первом уровне («папкой» — многоуровневый справочник), на втором уровне создаются справочники-«папки»: видов отраслей (растениеводство и животноводство). На третьем уровне по животноводству также в виде «папок» отражаются виды животных (скотоводство, свиноводство, овцеводство и т. д.), а на четвертом — указывают объекты аналитического учета в зависимости от технологии выращивания (основное стадо крупного рогатого скота, откорм и т. д.).

Объекты аналитического учета по продукции животноводства вводятся следующим образом: по готовой продукции (молоко, яйцо, шерсть) вводятся в справочнике «Номенклатура»; приплод и прирост живой массы вводится в следующих справочниках: головы — «Валюты», живая масса приплода и прирост — «Виды движения животных», который расположен в главном меню «Сельское хозяйство» подменю «Учет животных на выращивании и откорме».

Для тех основных видов деятельности, на которые будут распределяться вспомогательные, общепроизводственные и общехозяйственные затраты, необходимо заполнить подчиненный справочник «Доп. информация к справочнику Виды деятельности» с помощью кнопки «Доп. реквизиты».

Для осуществления автоматизированного учета по животноводству в обязательном порядке должны быть заполнены справочники: подразделения и статей затрат. При создании справочника статей затрат целесообразно использовать многоуровневую структуру справочника.

Ввод переменной информации, которая содержится в первичной документации, описанной во втором разделе, может осуществляться, используя непосредственно данные типографских первичных документов, выписанных вручную, либо посредством первичных документов, распечатанных с машинных носителей, образцы которых содержатся в программе. Последний способ наиболее предпочтителен, так как ввод информации будет осуществлен в момент выписки документа.

Выпуск продукции осуществляется в программе документом «Передача готовой продукции на склад» (Рис. 9).

Рисунок 9. Пример оформления документа «Передача готовой продукции на склад».

Анализ наличия и движения готовой продукции оформляется с помощью оборотно-сальдовой ведомости по счетам.

Со склада готовую продукцию отправляют на реализацию, сначала оформляется счет на оплату покупателю, после его оплаты и получения платежного поручения входящего, оформляется реализация товара с помощью введения счет-фактуры выданной.

Учитывая, что раздел Учета затрат в животноводстве непосредственно связан с другими разделами учета, поэтому получить выходные ведомости по данной теме можно только после решения задач по другим участкам учета.

А именно:

«Учет материалов». С данного раздела в ведомость по учету затрат будет включена стоимость израсходованных кормов, горюче смазочных материалов, средств защиты животных и других материалов, использованных на конкретные объекты аналитического учета в животноводстве.

Сумма амортизационных отчислений по основным средствам и нематериальным активам, обслуживающим животноводство будет включена в по объектам аналитического учета после начисления амортизации по основным средствам и по нематериальным активам, выполненным в режиме регламентных документов (Документы >Регламентные > Начисление амортизации ОС; Документы> Регламентные> Начисление амортизации НМА). В этом же режиме будет ежемесячно списываться и доля расходов будущих периодов.

«Заработная плата» Данные это раздела служат основанием для включения в затраты производства сумм начисленной оплаты труда, которая выполняется в режиме «Начисление заработной платы» (Документы>Зарплата>Начисление заработной платы), которая начисляется автоматически при нажатии кнопки «Заполнить». Однако для автоматического начисления зарплаты должны быть заполнены все реквизиты по всем закладкам справочника «Сотрудники». После автоматизированного начисления оплаты труда автоматически будут произведены все начисления на оплату труда, которые предусмотрены законодательством. Это достигается благодаря тому, что они уже содержаться в самой программе в справочнике «Налоги». В случае изменения начислений на зарплату или их размера можно осуществлять самостоятельно их корректировку, либо это осуществляет организация, у которой приобретена программа.

В настройке предусмотрено автоматическое распределение вспомогательных затрат, а также общехозяйственных и общепроизводственных затрат на основные виды деятельности пропорционально какому-либо, выбранному пользователем, критерию. Так, например, затраты, связанные с эксплуатацией машинотракторного парка, можно распределить на виды деятельности «Растениеводство» и «Животноводство» пропорционально расходу горючего, приходящемуся на эти виды деятельности в разрезе каждого подразделения и объекта аналитического учета.

Расходы по административному обслуживанию отрасли (общепроизводственные затраты) распределяются между объектами учета затрат пропорционально общей сумме затрат за вычетом затрат по выбранной статье. Так, для отрасли «Животноводство» в качестве такой статьи, может, выступать статья затрат «Корма».

Общехозяйственные затраты распределяются ежемесячно на все виды производств: растениеводство, животноводство (аналогично распределению общепроизводственных затрат за минусом затрат по семенам и кормам), а также на другие виды производств. Это могут быть: промышленное производство, капитальное строительство, а также работы и услуги каких-либо вспомогательных подразделений. Если на предприятии имеется, как один из видов деятельности, розничная торговля, то в распределении общехозяйственных затрат будут участвовать и издержки обращения (счет 44).

Стоимость услуг, выполненных сторонними организациями, будет включена в себестоимость продукции при заполнении Акта приемки выполненных работ, осуществляемого в режиме ввода «Документы».

Стоимость падежа животных, списанного в затраты производства будет отражена в режиме ручного ввода операций.

После выполнения всех выше описанных работ в организации можно получить следующие выходные автоматизированные ведомости:

• — ведомость учета затрат. Данная ведомость является регистром аналитического учета, которую можно получить, как в целом по организации, так и в разрезе структурных подразделений;
• — журнал учета расхода кормов, который также можно сформировать как в целом по организации так и в разрезе структурных подразделений (Приложение 2);
• — оборотно — сальдовую ведомость по счету, которую можно сформировать как в целом по животноводству, так и в разрезе объектов аналитического учета;

— карточку счета — реест…

Заключается это, в первую очередь, в том, что многие необходимые документы в учёте не применяются, используются документы произвольной формы или приспосабливаются старые формы. Это связано с тем, что СХА ПЗ «Степной» только переходят на автоматизированное ведение бухгалтерского учета.

Предлагается использовать в бухгалтерии СХА ПЗ «Степной» в качестве регистров аналитического учёта Ведомости остатков семян, кормов и других продуктов (ПЗ — 1), Ведомость остатков сырья, материалов, топлива, запасных частей и прочих материальных ценностей (ПЗ — 2) и Ведомость формы № 46 — АПК, что позволит обеспечить информацией учётно — экономическую и другие службы предприятия, а так же осуществлять контроль за состоянием складского учёта. Для ведения синтетического учёта рекомендуется использовать журнал — ордер Ф.№ 11АПК. Все это позволит быстрее перейти на автоматизированный учет, и облегчит введение необходимых данных в программу «1С: Предприятие».

Учет компьютеризирован в программе «1С: Предприятие» версия 8.0. Рекомендуется своевременно обновлять версию программы для более полного использования ее возможностей.

Грубых нарушений законодательства обнаружено не было, однако был внесен ряд поправок:

• 1. Обновить весоизмерительное оборудование для более точного фиксирования остатков готовой продукции, т.к. по этой причине при инвентаризации обнаружены недостачи готовой продукции
• 2. Наладить складской учет готовой продукции: привести в порядок карточки складского учета, четко фиксировать на основании документов движение готовой продукции.

В целом предлагаемые мероприятия по совершенствованию учета выпуска и продаж готовой продукции, а также мероприятия по увеличению данных показателей позволят значительно повысить эффективность деятельности данного предприятия.