Права, обязанности и ответственность главного бухгалтера

Полномочия главного бухгалтера широки, но не безграничны. Бремя ответственности лежит на плечах первого лица руководителя организации. Руководитель, как определено Федеральным Законом от 21 ноября 1996 г. № 129-Ф 3 «О бухгалтерском учете», несет ответственность за организацию бухгалтерского учета, а так же за соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций. В сфере ответственности главного бухгалтера — формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. Главный бухгалтер, в частности, несет ответственность в случаях:

неправильного ведения бухгалтерского учета, следствием чего явились ошибки в бухгалтерском учете и искажения в бухгалтерской отчетности;

принятие к исполнению и оформлению документов по операциям, которые противоречат действующему законодательству, нарушения правил и положений, регламентирующих финансово-хозяйственную деятельность;

несвоевременной и неправильной выверки операций по расчетному и другим счетам в банках, расчетов с дебиторами и кредиторами;

нарушение порядка списания с бухгалтерских балансов недостач, дебиторской и кредиторской задолженностей и других потерь, за несвоевременное взыскание денежных начетов с виновных лиц;

составление недостоверной бухгалтерской отчетности, за нарушение сроков представления квартальных и годовых бухгалтерских отчетов.

Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению «Правовое обеспечение российской экономики» / Отв. ред. Н. Г. Маркалова, М., 2002. С. 229.

С главным бухгалтером целесообразно согласовывать назначения, увольнения и перемещения материально ответственных лиц (кассиров, заведующих складами и др.).

В организациях, с небольшой численностью работающих и не имеющих в штате кассира, его обязанности могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя организации.

Должностной оклад главному бухгалтеру устанавливается, как правило, на уровне заместителя руководителя организации.

Следует отметить, что на практике нередко случается так, что руководитель организации и главный бухгалтер по-разному оценивают ту или иную хозяйственную операцию. Приоритет в этом случае остается за руководителем организации, а главному бухгалтеру следует лишь принять к исполнению документы по таким операциям. Напомним, что руководитель организации полностью несет ответственность за возможные негативные последствия таких действий.

Оригиналы распоряжений могут пригодиться, если возникнет конфликтная ситуация, либо претензии со стороны администрации организации. Сохранять эти документы рекомендуется вплоть до увольнения и передачи дел другому бухгалтеру.

Если должность главного бухгалтера введена в штат организации, его назначает и освобождает от должности руководящий орган, как правило, руководитель организации.

Трудовые отношения бухгалтеров, как и всех других работников, с представителями администрации регулируются Трудовым кодексом РФ.

Прием и сдача дел главным бухгалтером производится на основании приказа руководителя организации. В приказе указывается лицо, которому предстоит принять дела, и срок приема-сдачи дел бухгалтерии. Этот срок не должен превышать семи дней — для централизованных бухгалтерий и крупных бюджетных учреждений, пяти дней — для промышленных предприятий и крупных коммерческих организаций.

Прием и сдача дел главными бухгалтерами соответствующим приемо-сдаточным актом. Акт составляется после проверки состояния бухгалтерского учета и отчетности.

Перед приемом и сдачей дел проверяется состояние кассы. Результатом проверки должен стать отдельный акт проверки кассы, который подписывает как сдающий, так и принимающий дела бухгалтерии, а так же кассир и представитель администрации. Этот акт прилагается к акту приема-сдачи дел бухгалтерии. После этого главный бухгалтер, сдающий дела, освобождается от руководства бухгалтерией. А вновь назначенный получает право подписи платежных поручений, чеков и других банковских и финансовых документов.

В дальнейшем главный бухгалтер, принимающий дела, не только ведет проверку состояния финансовой работы, учета и отчетности, но и руководит текущей работой бухгалтерии. Передача дел бухгалтерии производится на основе последнего представленного бухгалтерией баланса.

При приеме и сдаче дел производится полная проверка состояния материального и денежного учета, расчетных статей баланса, а так же отчетности организации.

При проверке финансового соглашения, постановке учета и отчетности, и составление приемо-сдаточного акта используются:

периодические и годовые бухгалтерские отчеты и балансы, а так же решения руководящего органа (общего собрания акционеров) или головной организации по этим отчетам;

выписки из счетов в банке, договоры, акты сверки расчетов и другие документы расчетного характера;

финансовые планы, сметы, расписания, титульные списки;

регистры синтетического и аналитического учета (книги, оборотные ведомости, карточки);

акты снятия натурных остатков, сличительные ведомости, протоколы инвентаризационной комиссии;

акты ревизий и обследований и др.

Цель составления акта — проиллюстрировать состояние дел на момент приема-сдачи. Акт должен отражать:

состояние первичной документации учета, отчетности и, прежде всего, материального и денежного учета.

Мероприятия необходимые для улучшения организации учета и финансового контроля.

Проверка финансового состояния организации может продолжаться довольно долго. Кроме того, принимающий дела главный бухгалтер ведет текущие дела, и объем работы для него в этот период увеличивается многократно. Это может негативно сказаться на результатах работы организации в целом. В качестве альтернативы можно пригласить для проведения анализа финансового состояния организации при передаче дел аудиторскую фирму, которая представит отчет о состоянии учета и отчетности в организации, на основе которого будет составлен приемо-сдаточный акт по передаче дел бухгалтерии.

Приемо-сдаточный акт составляется в двух экземплярах. Первый остается в бухгалтерии, второй — у передающего дела.

Акт приема-сдачи дел бухгалтерии состоит из двух частей — общей (вводной) и основной. В общей указывается общая организационная и методологическая характеристика бухгалтерского учета.

Основная часть акта состоит из перечня передаваемых бухгалтерских и первичных документов, а так же архива с указанием, за какой период эти документы составлены.

Акт должен быть документально обоснован, однако не следует производить прием-сдачу ревизионными методами. Если в процессе приема дел обнаруживаются факты злоупотреблений, лицо, принимающее дела бухгалтерии, вправе потребовать от администрации назначения документальной ревизии (аудита).

Если у администрации организации есть к уходящему бухгалтеру вопросы или претензии, ему нужно предложить внести исправления в учете, либо привлечь в установленном законодательством порядке к дисциплинарной, материальной или уголовной ответственности.