Формирование и предоставление бухгалтерской информации в электронном виде внешним контролирующим органом

Российские организации предоставляют формы бухгалтерской отчетности в государственные органы — в инспекции ФНС России, территориальные управления Пенсионного фонда и Фонда социального страхования, территориальные органы государственной статистики, а отдельные категории организаций — еще и в территориальные органы Министерства финансов, Фонда медицинского страхования, Таможенного комитета, Федеральной службы финансового мониторинга и другие организации.

Помимо отчетности, большие объемы имеет и «обратная связь»: предприятия заинтересованы в получении ответов на разнообразные запросы, пояснений по применению законодательства, сведений своих лицевых счетов. «Обратный» поток документооборота формируют также письма, руководящие документы, требования контролирующих органов, адресованные предприятиям. Все эти потоки документооборота постоянно прибавляют в объеме[7, с. 59].

В этих условиях все в меньшей степени пригодным и оправданным остается применение традиционной схемы ведения документооборота — на бумажных носителях. Канал передачи данных, представляющий собой человека со стопкой бумаг, не соответствует состоянию информационных систем, находящихся на концах этого информационного канала, и ограничивает их применение. Использование устаревших технологий передачи данных делает невозможным полноценное и качественное использование современных информационных технологий, требует огромных человеческих и финансовых ресурсов (распечатка отчетов на бумаге, а потом «набивка» данных сотрудниками контролирующих органов — настоящий сизифов труд).

Сдача отчетности непосредственно в электронном виде — это сокращение трудозатрат специалистов; освобождение их от рутинных операций; исключение ошибок, связанных с переводом информации с бумажных носителей в электронный вид; обеспечение автоматизированного контроля за соответствием утвержденным контролирующими органами форматам представления данных и, как следствие, ускорение процедуры сдачи отчетности.

Однако у бухгалтера оставалась необходимость представлять копию всех данных и на бумажных носителях (с подписью и синей печатью), в то время как файлы электронной отчетности использовались исключительно для ускорения ввода информации.

Но и это преимущество было относительным: не было гарантии, что информация на магнитном и бумажном носителях полностью совпадала. Возникала вероятность, что в базу органов, принимающих отчетность, попадет информация, отличная от юридически значимого бумажного носителя. Таким образом, сотрудникам этих органов приходилось заниматься сверкой информации, а это занимало не намного меньше времени, чем ручной ввод, и создавало путаницу в данных.

Сегодня представление отчетности с использованием телекоммуникационных каналов связи имеет несомненные преимущества перед всеми остальными способами представления отчетности и позволяет:

• — экономить рабочее время (информация прямо с рабочего места бухгалтера отправляется в контролирующий орган в любое время суток);
• — не дублировать документы (не нужно представлять налоговые декларации и бухгалтерскую отчетность на бумажных носителях);
• — не допускать формальных и арифметических ошибок при заполнении отчетности (применение автоматического контроля по утвержденным ФНС России контрольным соотношениям перед отправкой форм отчетности);
• — не заботиться об изменении в программном обеспечении;
• — получать выписки из лицевого счета не выходя из офиса (отправив информацию в налоговый орган, налогоплательщик по запросу получит выписку о выполнении обязательств перед бюджетом).

Представление отчетности с использованием телекоммуникационных каналов связи гарантирует:

• — получение оперативной информации (по телекоммуникационным каналам связи контролирующие органы отправляют информацию о действующих законодательных и нормативно-правовых актах о налогах и сборах);
• — обеспечение конфиденциальности, юридической значимости и целостности электронных документов за счет применения современных технологий и средств криптографической защиты информации (шифрования и электронной цифровой подписи — ЭЦП);
• — оперативность обработки информации (отчетность, направленная в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, после прохождения входного контроля в налоговом органе вводится в программное обеспечение налоговых органов не позднее 2 рабочих дней с момента приема).

При формировании системы представления бухгалтерской отчетности на основе безбумажной технологии ключевыми вопросами являются обеспечение юридической значимости и конфиденциальности документов. Решение этих вопросов в представляемой технологии обеспечивается применением сертифицированных ФСБ (ФАПСИ) средств электронной цифровой подписи (ЭЦП) и шифрования. Весьма важной является проблема корректного разрешения возможных конфликтных ситуаций. Она решается соблюдением в системе специального регламента электронного документооборота, позволяющего всем участникам информационного обмена (налогоплательщикам, налоговым органам, специализированным операторам связи) сформировать комплект документов доказательной базы, достаточный для разбора и разрешения конфликтных ситуаций как в досудебном порядке, так и в суде[8, с. 47].

Порядок электронного документооборота. Для того чтобы подключиться к системе сдачи отчетности по телекоммуникационным каналам связи, необходимо:

• 1) получить информацию о возможности представления налоговых деклараций в электронном виде: в налоговой инспекции, в которой налогоплательщик состоит на учете или на интернет-сайтах налоговых органов, а также в средствах массовой информации;
• 2) выбрать оператора связи и заключить с ним договор на обслуживание.

При представлении налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи налогоплательщиком и контролирующим органом соблюдается следующий порядок электронного документооборота.

• 1. Налогоплательщик подготавливает налоговую декларацию в соответствии с утвержденным форматом. Это можно сделать с помощью:
  • — бухгалтерской программы. Надо отметить, что на сегодняшний день большинство программ, предназначенных для ведения бухгалтерского учета, позволяют подготавливать файлы установленного формата;
  • — программы для ручного ввода деклараций (отчетности) и подготовки в электронном виде. К таким программам относятся «Налогоплательщик — ЮЛ», «Отчет 200Х» (разработчик «СКБ Контур»), «1С:Налогоплательщик» (входит в состав ПК «Такском-Спринтер») и др.;
  • — самой системы представления налоговых деклараций (бухгалтерской отчетности).
• 2. После подготовки налоговой декларации (бухгалтерской отчетности) налогоплательщик подписывает ее ЭЦП и отправляет через специализированного оператора связи в адрес налогового органа по месту своего учета.
• 3. В течение суток (без учета выходных и праздничных дней) с момента отправки налоговой декларации (бухгалтерской отчетности) налоговый орган отправляет, а налогоплательщик получает следующие документы:
  • — подтверждение специализированного оператора связи с указанием даты и времени отправки электронного документа. При этом датой представления отчетности считается дата, зафиксированная в подтверждении специализированного оператора;
  • — квитанцию о приеме налоговой декларации (бухгалтерской отчетности) в электронном виде. Квитанция является подтверждением, что декларация (отчетность) представлена в налоговый орган;
  • — протокол входного контроля налоговой декларации (бухгалтерской отчетности). Если в протоколе содержится информация о том, что налоговая декларация (бухгалтерская отчетность) не прошла входной контроль, то налогоплательщик устраняет указанные в протоколе ошибки и повторяет всю процедуру сдачи форм налоговой декларации (бухгалтерской отчетности), по которым зафиксированы ошибки. Положительный протокол говорит о том, что декларация (отчетность) принята налоговым органом.

После получения положительного протокола налогоплательщик может считать документооборот по сдаче отчетности завершенным.

Более подробная схема полного цикла электронного документооборота согласно нормативным документам приведена в таблице 1.

Схема полного цикла электронного документооборотасогласно нормативным документам.

Таблица 1. Схема полного цикла электронного документооборота.