Ревизия и контроль сохранности производственных запасов

Цель, задачи, источники и последовательность проверки сохранности и учета материально-производственных запасов Ревизия (аудит) сохранности и учета материально-производственных запасов в организациях включает комплекс вопросов и мероприятий, цель которых предотвратить непроизводительные потери и расходы, недостачи и хищения, бесхозяйственное использование средств, подтвердить достоверность данных по наличию и движению материально-производственных запасов, а также установить соответствие применяемой в организации методики учета операций с материальными ценностями действующим в Республике Беларусь нормативным актам.

В процессе проверки операций с материальными ценностями решаются следующие задачи:

• — изучение организации материально-технического снабжения и его планирование, увязка снабжения с производственным планом, нормами расхода и запасов;
• — установление реальности наличия и существования материальных ценностей;
• — изучение их состава и выявление излишних и неиспользуемых в производстве материальных ценностей;
• — обследование состояния складского хозяйства и ознакомление с условиями хранения материальных запасов;
• — установление правильности документального оформления движения материалов, формирования их учетной стоимости, полноты оприходования материальных ценностей, обоснованности и законности отпуска и списания материальных ценностей и правильности отражения в учете данных операций;
• — проверка правильности учета отдельных предметов в составе оборотных средств;
• — оценка полноты и качества проводимых инвентаризаций материальных ценностей.

Источниками информации при проверке материальных ценностей являются:

• — плановые и нормативные данные органов материально-технического снабжения: заявки на потребность материальных ценностей, договоры с поставщиками, нормативы запасов, нормы и лимиты расходов, план материально-технического обеспечения;
• — первичные документы по движению материальных ценностей: товарно-транспортные накладные формы ТТН-1 и товарные накладные формы ТН-2, железнодорожные накладные, спецификации, сертификаты и другие документы, удостоверяющие качество материальных ценностей, счета-фактуры, приходные ордера формы М-4, акты о приемке материалов формы М-7, лимитно-заборные карты формы М-9, требования на отпуск материалов формы М-11;
• — учетные регистры: карточки складского учета материалов, ведомости (машинограммы) аналитического и синтетического учета по счетам 10, 16, 60; инвентаризационные описи товарно-материальных ценностей;
• — бухгалтерская и статистическая отчетность: бухгалтерский баланс (форма № 1), отчет об остатках, поступлении и расходе сырья и материалов (форма 3-сн) и др.

Руководствуясь Инструкцией по бухгалтерскому учету материалов, утвержденной Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 17.07.2007 г. № 144, проверку операций по учету материально-производственных запасов проводят в следующей последовательности:

• — проверка состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности материальных ценностей;
• — проверка операций по поступлению материальных ценностей;
• — проверка операций по списанию материальных ценностей в расход;
• — проверка учета отдельных предметов в составе оборотных средств;
• — проверка полноты и качества проведенных инвентаризаций материально-производственных запасов и отражения в учете их результатов.

Проверка состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности материальных ценностей В обеспечении сохранности и рационального использования материальных ценностей важное значение имеет правильная организация складского хозяйства, в понятие которого входит наличие необходимых помещений и емкостей для их хранения с набором измерительных, учетных, противопожарных и охранных средств. Поэтому при осуществлении контроля за состоянием хранения и сохранности материальных ценностей, в первую очередь, уделяется внимание проверке состояния складского хозяйства в организации.

В процессе проверки проверяющий выясняет число и размещение складских помещений, их емкость, специализацию, наличие условий для хранения ценностей, обеспеченность пожарно-охранной сигнализацией, весоизмерительным оборудованием, тарой. Проверку складских помещений и емкостей для хранения материальных ценностей рекомендуется проводить путем их осмотра в натуре в начале ревизии.

В ходе проверки особое внимание уделяется изучению организации материальной ответственности работников, связанных с приемкой, хранением и отпуском материальных ценностей (проверка наличия в личных делах договоров о материальной ответственности и должностных инструкций).

При осмотре мест хранения материальных ценностей по имеющимся у материально ответственных лиц документам проверяют, своевременно ли они оформляют приемку и отпуск материалов и делают записи в книги или карточки складского учета и устанавливают неучтенные излишки, причинами которых могут быть обвес, обсчет, обмер получателей сырья и материалов, необоснованное составление актов на потери при транспортировке или хранении на складах. Это можно установить по карточкам складского учета.

Для подтверждения реальности наличия материально-производственных запасов документально сверяют данные о запасах, указанные в разделе II баланса (стр. 211) с данными регистров аналитического и синтетического учета по счетам 10, 15, 16.

При осмотре складского хозяйства проверяющим может проводиться выборочная инвентаризация материальных ценностей для сверки фактического их наличия с данными бухгалтерского учета. Подписанные ревизором, членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами инвентаризационные описи передаются в бухгалтерию для определения результатов инвентаризации. При обнаружении по некоторым материалам отклонений от учетных данных по ним составляются сличительные ведомости. По всем фактам недостач и излишков материально ответственные лица должны дать письменные объяснения. Если размеры нарушений значительны, проверяющий может дать руководителю рекомендацию провести окончательную сплошную инвентаризацию материальных ценностей в организации.