Документальное оформление и учет движения денежных средств

денежный финансовый бухгалтерский учет Субъекты хозяйствования всех форм собственности свои денежные средства, предназначенные для осуществления хозяйственной деятельности, обязаны хранить в учреждениях обслуживающих их банков. Расчеты между субъектами хозяйствования должны производиться в безналичном порядке. В исключительных случаях по разрешению руководителя обслуживающего банка в определенной сумме расчеты между организациями могут быть проведены наличными деньгами. Порядок ведения кассовых операций регламентирован Правилами ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь, утвержденными Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь № 57 от 26 марта 2003 г. Правила регламентируют оборот наличных денежных средств, порядок и сроки их сдачи в банк, порядок документального оформления, ведения кассовой книги, целевого использования наличных денег, хранения наличных денежных средств и их эквивалентов. Денежными средствами считаются наличные деньги и денежные документы, как в головной кассе организации, так и в кассах филиалов, валютной кассе.

Кассовые операции выполняет кассир, являющийся должностным лицом, с которым заключается договор о его полной материальной ответственности за сохранность всех принятых ценностей. Кассиру запрещается передоверять выполнение своих функций другим лицам без соответствующего приказа и заключения договора. Организации могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных учреждениями банков, в которых открыты их расчетные счета. Сверх лимита деньги в кассе могут храниться только для оплаты труда, социальных выплат на срок не свыше трех рабочих дней, включая день получения денег в банке. Всю денежную наличность сверх лимита организация обязана сдавать в обслуживающее учреждение банка на свой расчетный счет в порядке и сроки, согласованные банком.

Учреждения банков на основании указанных расчетов по согласованию с руководителем организации устанавливают предельный остаток (лимит) наличных денег в кассе, порядок и сроки сдачи денежной выручки, а также размеры ее использования в соответствии с законодательством Республики Беларусь. При неустановленном банком лимите остатка денег в кассе превышением считается вся сумма денежной наличности, находящаяся в кассе. При необходимости указанные лимиты могут быть в течение года пересмотрены. [11, с. 18].

Поступление наличных денежных средств в кассу Оршанского райпо и их оприходование оформляется приходным кассовым ордером (форма № КО-1) (Приложение 1), состоящим из непосредственно приходного кассового ордера и квитанции к нему. Приходный кассовый ордер выписывается работником бухгалтерии в одном экземпляре, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным. Вторая часть приходного кассового ордера — квитанция — является его отрывной частью и служит оправдательным документом для лица, внесшего наличные деньги в кассу. Квитанция также должна быть подписана главным бухгалтером или лицом, имеющим право второй подписи, заверена печатью организации и зарегистрирована в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма № КО-3). После этого квитанция выдается на руки лицу, сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер с погашенным штампом «оплачено» прилагается к документу являющемуся основанием для отражения в учете хозяйственной операции по оприходованию денежных средств. Прием денежных средств по кассовым ордерам может производиться только в день их составления, причем после получения денег они должны быть немедленно подписаны кассиром. [4, с. 398].

Из кассы денежные средства могут выдаваться на следующие цели: выплату заработной платы и для осуществления иных выплат работникам; под отчет на хозяйственные, операционные и командировочные расходы; выдачу кредитов и другие цели.

Выдача наличных денег из кассы Оршанского райпо оформляется расходным кассовым ордером (форма № КО-2) (Приложение 2) или другими надлежаще оформленными документами (платежными ведомостями, счетами и др.) с проставленными на них штампами с реквизитами расходного кассового ордера. Выплата заработной платы, пособий по социальному страхованию и других кассовых оплат производится по платежным ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером или лицами, ими уполномоченными. Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах имеется виза руководителя организации, подпись в ордерах не обязательна.

Организации могут иметь в своей кассе наличную иностранную валюту в пределах установленных лимитов. Лимит остатка иностранной валюты устанавливается учреждением уполномоченного банка на основании ходатайства организации с подробной аргументацией необходимости наличия такого лимита. Наличная иностранная валюта, полученная от банка, расходуется строго на цели, на которые она получена. [14, с.5].

Документальное оформление поступления и выдачи наличной иностранной валюты имеет следующие особенности. Поступление в кассу иностранной валюты оформляется приходным кассовым ордером (форма КО-1в), который выписывается в национальном эквиваленте по официальному курсу Национального банка РБ. В нем, в частности, указывается код иностранной валюты, сумма иностранной валюты, курс Национального банка РБ иностранной валюты и код целевого ее назначения. Выдача иностранной валюты из кассы производится по расходным кассовым ордерам (формы К0−2в), выписываемым в рублевом эквиваленте. В них указываются номер и дата составления документа, корреспондирующий счет и субсчет, код, сумма иностранной валюты, курс Национального банка РБ, сумма рублевого эквивалента и код целевого использования. Лицо, получившее иностранную валюту, собственноручно делает расписку в ее получении с указанием суммы и вида валюты по номиналу прописью.

Все кассовые операции на основании приходных и расходных документов заносят в кассовую книгу. Записи в ней ведут в хронологическом порядке отдельно по каждому документу в двух экземплярах через копировальную бумагу. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации. В конце рабочего дня или один раз в несколько дней (в зависимости от количества операций и суммы оборота) подсчитывают обороты по приходу и расходу кассовой книги и выводят остаток на следующее число. Второй (отрывной) экземпляр кассовой книги является отчетом кассира и вместе с приходными и расходными кассовыми документами под расписку передастся в бухгалтерию. При этом отдельная кассовая книга ведется по операциям с иностранной валютой. 6, с.322].

В кассовой книге по валютным операциям кассиром указывается остаток иностранной валюты на начало дня (по видам валюты); отражается ее поступление и выбытие за день и определяется остаток на конец дня (по видам валюты).

После проверки всех записей в кассовом отчете (Приложение 3) и приложенных к нему приходных и расходных документах, произведенные кассовые операции отражаются на счетах бухгалтерского учета.

Наличие и движение денежных средств в кассе учитывают на активном синтетическом счете 50 «Касса». Аналитический учет по счету 50 «Касса» в Оршанском райпо автоматизирован и за месяц составляется ведомость движения средств по балансовому счету 50 «Касса».

Остаток наличной иностранной валюты в кассе на 1-е число месяца должен быть переоценен в соответствии с действующим на эту дату валютным курсом. При этом могу возникнуть положительные либо отрицательные курсовые разницы. Положительная курсовая разница возникает в случае, если на единицу иностранной валюты устанавливается больший эквивалент национальных денежных единиц, чем в предыдущем периоде. Отрицательная курсовая соответственно наоборот. Записи по счетам производятся в рублях. [14, с.6].

В сроки, установленные руководителем организации, но не реже одного раза в квартал, проводится внезапная инвентаризация кассы с полным пересчетом денежных средств и денежных документов. Комиссия составляет акт инвентаризаций денежных средств (Приложение 4), в котором указываются фактические остатки денег и денежных документов, излишки или недостача денежных средств, выявленные при проверке, и объяснение кассира о причинах их возникновения.

В кассе также хранятся денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, талоны на специальное питание и т. п.).

Организации, их филиалы и структурные подразделения, наделенные собственными средствами и имеющие самостоятельный баланс, могут открывать в любом банке расчетные и другие счета для хранения свободных денежных средств и осуществления всех видов расчетных, кредитных и кассовых операции. [13, с.16].

Списание и выдача денежных средств с расчетного счета производятся по денежным чекам, платежным поручениям, платежным требованиям и документам, имеющим принудительную силу (исполнительным листам народного суда, приказам Высшего хозяйственного суда и др.).

Организация ежедневно или в другие установленные банком сроки получает от последнего выписки с расчетного счета (Приложение 5). В них указываются обороты по совершаемым операциям, и выводится остаток денежных средств на расчетном счете. Работники бухгалтерии организации подбирают к выписке все оправдательные документы, сверяют по выписке вступительное сальдо, обороты, проверяют законность, целесообразность и эффективность совершенных хозяйственных операций по движению денежных средств на расчетном счете. Одновременно на приложенных документах к выписке банка по расчетному счету проставляются корреспондирующие счета (для последующих записей в учетных регистрах).

Для учета движения денежных средств на расчетном счете предназначен активный счет 51 «Расчетный счет».

На основании проверенных и обработанных выписок банка составляют две разработочные ведомости, на основании которых производят записи в журнал № К-1 (К-1а). По окончании месяца по итоговым данным журнала по расчетному счету составляют два мемориальных ордера: по дебету и кредиту счета. При этом исключаются встречные суммы, отраженные в корреспонденции со счетом 50 «Касса», так как они включены в ранее составленные мемориальные ордера.

Для ведения расчетов с зарубежными субъектами хозяйствования организация имеет право открыть в банках валютные счета. [14, с.7].

Клиенту в уполномоченном банке открывают: транзитный валютный счет, используемый для зачисления выручки, поступившей в свободно конвертируемой валюте и российских рублях; специальный валютный счет для аккумулирования средств на погашение задолженности в иностранной валюте; специальный валютный счет для хранения купленной на внутреннем валютном рынке иностранной валюты.

В соответствии с Законом Республики Беларусь «О валютном регулировании и валютном контроле» (№ 226−3 от 22 июля 2003 г.) субъекты хозяйствования должны осуществлять обязательную продажу средств в свободно конвертируемой валюте и российских рублях, поступающих на их счета в белорусских и иностранных банках. С целью проведения операций по обязательной продаже средств открывается транзитный валютный счет, на который зачисляются средства в иностранной валюте.

После поступления валюты банк представляет клиенту извещение о ее зачислении на транзитный валютный счет. Поступившая валюта подлежит обязательной продаже на валютной бирже в порядке и сроки, установленные законодательством. Обязательная продажа валюты, некотируемой на валютной бирже, должна осуществляться после ее конверсии уполномоченным банком, который по договоренности с клиентом устанавливает курс конверсии.

Законодательством Республики Беларусь устанавливается перечень случаев, когда поступившая валюта не подлежит обязательной продаже, например:

• § полученная от экспорта продукции собственного производства организацией с долей иностранных инвестиций в уставном фонде более 30%;
• § приобретенная в установленном порядке на валютном рынке Республики Беларусь;
• § поступившая в качестве вклада в уставный фонд организации с иностранными инвестициям;
• § поступившая в виде привлеченных средств (кредитов, депозитов, займов, вкладов) из-за рубежа;
• § поступившая на благотворительные цели в виде пожертвований.

Для обязательной продажи валюты предприятие должно в течение 5 рабочих дней представить в банк следующие документы: реестр распределения поступлении в иностранной валюте; поручение на продажу средств в свободно конвертируемой валюте в счет обязательной продажи; поручение на списание валютных средств на текущий счет; документы обосновывающие не проведение обязательной продажи, при наличии сумм, не подлежащих продаже в соответствии с законодательством. [14, с. 10].

На основании представленных документов банк списывает с транзитного счета необходимую сумму средств в иностранной валюте для последующей продажи на бирже.

На биржевых торгах валюта продается в лотах, представляющих собой минимальную сумму иностранной валюты, которая может быть представлена к купле-продаже. Если сумма иностранной валюты не достигает определенного размера, то банк выжидает момента достижения этого размера, т. е. поступление сумм на продажу от других клиентов. Поскольку за это время курс Национального банка Республики Беларусь изменяется, иностранная валюта должна переоцениваться. Согласно Декрету Президента Республики Беларусь № 7 от 15 февраля 1999 г. «Об отражении в бухгалтерском учете и отчетности разницы, возникающей при изменении Национальным банком курсов иностранных валют» курсовая разница относится на финансовые результаты организации.

После обязательной продажи иностранной валюты оставшаяся часть валютных поступлений перечисляется по поручению владельца с транзитных счетов на его текущие валютные счета и может быть использована на цели, предусмотренные законодательством Республики Беларусь.

В целях повышения ответственности за соблюдение расчетно-платежной дисциплины Правлением Национального банка Республики Беларусь принято Положение об ответственности за нарушение расчетных операций, в котором предусмотрены меры ответственности в отношениях между банками и клиентами согласно договорам на расчетно-кассовое обслуживание. В данном Положении утверждены предельные сроки осуществления расчетов как внутри республики, так и для межгосударственных расчетов.

Для учета переводов в пути предназначен счет 57 «Переводы в пути.

Переводами в пути являются денежные средства, направляемые в банк для зачисления на счета организаций через инкассаторов, почтовые отделения связи, а также сданные в вечернюю кассу банка в последний рабочий день месяца. Они учитываются как инкассированные денежные средства. Кроме того, как переводы в пути отражаются денежные средства по операциям купли-продажи иностранной валюты до момента зачисления их на соответствующие счета в банках.

В организациях к переводам в пути относятся также денежные средства по банковским картам. Основанием для учета переводов в пути являются квитанции кредитных организации, почтовых отделений, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам и т. д. В целях контроля за сохранностью переводов в пути ежемесячно проводится их инвентаризация путем сверки данных бухгалтерского учета организации с данными учета районного узла связи. Для этого в организации, сдающей выручку, ежемесячно составляется справка о переводах, сданных отделениям связи, но не зачисленных до конца отчетного месяца на счет в банке. Справка составляется в трех экземплярах, два из которых высылаются для встречной сверки. На основании указанных справок отделение связи производит подтверждение реальности сальдо по денежным переводам, числящимся за соответствующей организацией. Бухгалтер должен ежедневно контролировать полноту и своевременность зачисления сданной торговой выручки в банке по данным выписок банка, кассовых и товарно-денежных отчетов материальноответственных лиц. Аналитический учет денежных переводов в пути ведется в книге № К-13 линейно-позиционным способом по каждой организации, через которую осуществляются денежные переводы в банк, позволяющим осуществлять постоянный контроль за денежными средствами, находящимися в пути. Незакрытые позиции в данном месяце показывают сальдо по счету на следующий месяц. По истечении срока, за который суммы должны поступить, необходимо принять меры к их розыску. Если он не даст положительных результатов, то предъявляется претензия к организации, через которую осуществлялся перевод денежных средств.