Роль и значение бухгалтерских документов
Факт совершения хозяйственных операций, проводимых организацией, подтверждается первичными учетными документами. Первичный учетный документ — документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции, составленный в момент ее совершения или непосредственно после ее совершения и предназначенный для отражения результата хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета. Они имеют… Читать ещё >
Роль и значение бухгалтерских документов (реферат, курсовая, диплом, контрольная)
Экономическое значение бухгалтерских документов выражается в том, что они дают оперативную информацию, с помощью которой следят за рациональным использованием ресурсов организации, выявляют случаи бесхозяйственности и устанавливают виновных в этом лиц. Исключительно велика роль бухгалтерских документов в укреплении внутрихозяйственного расчета, соблюдении режима экономии, охране собственности, выявлении случаев хищений и злоупотреблений. Правильно организованная документация позволяет не только выявлять, но и предупреждать злоупотребления и бесхозяйственность в использовании собственности.
Важное значение приобретают бухгалтерские документы при предварительном контроле, осуществляемом руководящими работниками при подписании документа, и последующем контроле, производимом в форме документальных ревизий.
Бухгалтерские документы имеют и большое правовое значение. Своевременно и правильно оформленные бухгалтерские документы являются единственным подтверждением совершения хозяйственных операций и их законности. Они имеют доказательную силу при разрешении в суде и арбитраже различных претензий и споров с другими организациями и лицами, а также служат единственным законным основанием для учетных записей.
По мере развития технических средств документирование постепенно превращается в составную часть первичного учета. Вместе с тем бухгалтерский учет предъявляет повышенные требования к первичному учету. В первую очередь это касается правильного оформления документов, юридически подтверждающих отражаемые хозяйственные операции.
Документ (от лат.: образец, свидетельство, доказательство) в широком смысле слова — это материальный предмет, на котором с помощью различных средств и способов зафиксирована информация в целесообразной для восприятия форме.
Бухгалтерский документ содержит данные о факте хозяйственной деятельности, которые подлежат обработке и отражению на счетах. Оформление документа должно соответствовать всем юридическим нормам и служить доказательством отражаемого факта. Следовательно, бухгалтерским документом можно назвать любой материальный носитель данных, который позволяет юридически доказательно подтвердить хозяйственные факты и право на их совершение.
Факт совершения хозяйственных операций, проводимых организацией, подтверждается первичными учетными документами. Первичный учетный документ — документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции, составленный в момент ее совершения или непосредственно после ее совершения и предназначенный для отражения результата хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета. Они имеют юридическую силу и составляются ответственным исполнителем совместно с другими участниками операции.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по типовым формам, утвержденным Министерством финансов Республики Беларусь (для Национального банка Республики Беларусь, банков — Национальным банком Республики Беларусь), по формам, утвержденным республиканскими органами государственного управления, подчиненными Совету Министров Республики Беларусь, осуществляющими методологическое руководство бухгалтерским учетом и отчетностью организацией соответствующих отраслей экономики. При отсутствии утвержденных типовых форм или недостатке содержащейся в них информации организация принимает к учету самостоятельно разработанные и утвержденные первичные учетные документы.
Первичный учетный документ в обязательном порядке должен заполняться в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, — непосредственно после ее совершения. Он должен заполняться в соответствии с предъявленными требованиями и подтверждаться уполномоченными на это лицами. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.
Документированию подлежат все хозяйственные операции в момент их совершения.
Документы в системе бухгалтерского учета имеют важное практическое, юридическое, контрольно-аналитическое, организационно-управленческое и экономическое значение.
Практическое значение документов в оперативно-хозяйственной деятельности предприятий заключается в том, что они используются для передачи распоряжений от распорядителя к исполнителям, т. е. в них правильно, точно и своевременно регистрируются все распорядительные и исполнительные действия. Они подтверждают достоверность и точность данных счетов бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, помогают выявить возможные ошибки в бухгалтерских записях.
Юридическое (правовое) значение документов заключается в том, что, подтверждая правильность зарегистрированных в учете фактов, документы являются неопровержимым доказательством при спорах, возникающих между данным предприятием и другими организациями и лицами. Данные документов используются в качестве получения аудиторских доказательств для составления аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской отчетности экономического субъекта хозяйствования Судебные органы и арбитраж признают за документами юридическую силу письменного свидетельства в том случае, когда они составлены своевременно и оформлены надлежащим образом.
Контрольно-аналитическое значение документов заключается в том, что посредством документации контролируется правильность совершения хозяйственных операций, ведется анализ производственно-хозяйственной и финансовой деятельности, выявляются причины любых хозяйственных нарушений. Они служат источником контрольных данных при осуществлении внутрихозяйственного контроля за движением имущества с целью установления законности и экономической целесообразности хозяйственных операций. Такие документы являются источником получения аудиторских доказательств для внешних аудиторов при проведении аудиторских проверок, служат также и основанием проведения и источником информации контроля и ревизии, судебно-бухгалтерской экспертизы по определению суда или следственных органов.
В процессе оформления и обработки документов осуществляется самоконтроль за соблюдением расчетно-платежной и кредитной дисциплины, за экономным и рациональным расходованием материальных и трудовых ресурсов в первичных подразделениях предприятия.
Организационно-управленческое значение документов заключается в том, что именно они являются источником оперативной информации для принятия организационных и управленческих решений для регулирования процессов деятельности предприятия. С помощью информации бухгалтерских документов можно добиваться взаимодействия всех функций управления (учета, планирования, прогнозирования, контроля, анализа, регулирования) и всех систем хозяйственного механизма для достижения намеченных экономических показателей и получения максимума прибыли от деятельности предприятия.
Экономическое значение документов заключается в том, что они играют важную роль в укреплении хозяйственного расчета на предприятии и в его отдельных центрах ответственности, базирующегося на принципах самоконтроля, самоокупаемости и самофинансирования. Данные документов используются для определения экономических и производственных показателей деятельности предприятия.
Бухгалтерские документы выполняют следующие основные информационные функции:
- — впервые фиксируют данные о факте хозяйственной деятельности и обеспечивают их юридическое подтверждение;
- — создают возможность первичного контроля за совершением хозяйственных операций и других фактов хозяйственной деятельности за действиями должностных и материально ответственных лиц;
- — позволяют передавать данные о хозяйственных фактах, отбирать и группировать их для дальнейшего обобщения в системе бухгалтерского учета;
- — обеспечивают хранение данных о хозяйственных фактах.
Совокупность всех этих функций позволяет рассматривать бухгалтерские документы в качестве способа сплошного наблюдения, отражения и контроля фактов хозяйственной деятельности, получения в них сведений, необходимых для организации бухгалтерского учета.