Анализ электронной документации ОАО

В своей работе рассмотрим конкретные виды документов, а именно ПРИКАЗ № ВР-158/к, ПРИКАЗ №УК/ВР-202к, должностную инструкцию специалисту по кадрам 1 категории группы руководящих кадров, распоряжение № ПС-1492/к, распоряжение № ПС-1488/к, информационное письмо «о демонтаже» и письмо «о выдаче бумаге».

Проанализируем приказ №ВР-158/к.

Состав реквизитов приказа:

• — реквизит 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Реквизит 03 помещают на бланках организаций в соответствие с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если уже имеются реквизиты 01 или 02. Эмблема организации расположена на верхнем поле бланка над серединой наименования организации — автора документа, не превышает 20 мм в диаметре. Реквизит оформлен в соответствие с требованиями ГОСТ Р 6.30−2003;
• — реквизит 08 — наименование организации. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Реквизит 08 придает документу юридическую силу. Наименование организации располагают на всех документах. Реквизит оформлен в соответствие с требованиями ГОСТ Р 6.30−2003;
• — реквизит 10 — наименование вида документа. Наименование вида документа регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 200 000). Реквизит расположен после реквизита наименование организации и напечатано заглавными буквами. Наименование вида документа оформлено в соответствие с требованиями ГОСТ Р 6.30−2003;
• — реквизит 11 — дата документа Датой приказа является дата его подписания. На анализируемом документе дата оформлена арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. Дата и месяц оформлены двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год четырьмя — арабскими цифрами. Реквизит оформлен в соответствие с требованиями ГОСТ Р 6.30−2003;
• — реквизит 12 — регистрационный номер документа. Реквизит 12 присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации. Регистрационный номер приказа состоит из его порядкового номера, который дополнен индексом дела по номенклатуре дел (или информацией о корреспонденте, исполнителях и др.). Реквизит оформлен в соответствие с требованиями ГОСТ Р 6.30−2003;
• — реквизит 14 — место составления или издания документа. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам 08 и 09. Данный реквизит помогает идентифицировать автора документа и точно определить, где создан документ. Место составления или издания документа указывают с учетом административно-территориального деления, оно должно включать в себя только общепринятые сокращения;
• — реквизит 18 — заголовок к тексту. Заголовок к тексту это краткое содержание к тексту документа. Реквизит согласован с названием вида документа. Заголовок к тексту расположен ниже реквизитов бланка от левого поля документа. Оформление реквизита соответствует рекомендациям ГОСТ Р 6. 30 — 2003;
• — реквизит 20 — текст документа. Текст это основной реквизит документа. Текст анализируемого приказа оформлен в виде связного текста. Реквизит 20 состоит из распорядительной части. Реквизит оформлен в соответствие с рекомендациями ГОСТ Р 6.30−2003;
• — реквизит 22 — подпись. Реквизит расположен после текста, от левого поля документа. В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Реквизит оформлен в соответствие с рекомендациями ГОСТ Р 6.30−2003;
• — реквизит 27 — отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона. Отметка расположена в левом нижнем углу. Реквизит оформлен в соответствие с рекомендациями ГОСТ Р 6.30−2003.

Код документа по ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой документации): класс форм — 02 (унифицированная система организационно — распорядительной документации), подкласс форм — 51, регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса — 151, контрольное число — 1.

Рассматриваемый приказ оформлен на бланке организации с указанием вида документа — ПРИКАЗ, с продольным расположением реквизитов.

Документ имеет поля: 25 мм — левое, 20 мм — правое, 20 мм — верхнее, 20 мм — нижнее. Размер полей документа соответствует требованиям ГОСТ Р 6.30−2003. Согласно ГОСТ Р 6.30−2003 каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм — левое, 10 мм — правое, 20 мм — верхнее, 20 мм — нижнее. Тест приказа напечатан Times New Roman, размер шрифта 14, междустрочный интервал 1,5. Анализ Приказа №УК/ВР-202к аналогичен анализу Приказа№ВР-158/к Проанализируем распоряжение №ПС-1488/к.

Состав реквизитов:

• — реквизит 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Реквизит 03 помещают на бланках организаций в соответствие с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если уже имеются реквизиты 01 или 02. Эмблема организации расположена на верхнем поле бланка над серединой наименования организации — автора документа, не превышает 20 мм в диаметре. Реквизит оформлен в соответствие с требованиями ГОСТ Р 6.30−2003;
• — реквизит 08 — наименование организации. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Реквизит 08 придает документу юридическую силу. Наименование организации располагают на всех документах. Реквизит оформлен в соответствие с требованиями ГОСТ Р 6.30−2003;
• — реквизит 10 — наименование вида документа. Наименование вида документа регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 200 000). Реквизит расположен после реквизита наименование организации и напечатано заглавными буквами. Наименование вида документа оформлено в соответствие с требованиями ГОСТ Р 6.30−2003;
• — реквизит 11 — дата документа Датой приказа является дата его подписания. На анализируемом документе дата оформлена арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. Дата и месяц оформлены двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год четырьмя — арабскими цифрами. Реквизит оформлен в соответствие с требованиями ГОСТ Р 6.30−2003;
• — реквизит 12 — регистрационный номер документа. Реквизит 12 присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации. Регистрационный номер приказа состоит из его порядкового номера, который дополнен индексом дела по номенклатуре дел (или информацией о корреспонденте, исполнителях и др.). Реквизит оформлен в соответствие с требованиями ГОСТ Р 6.30−2003;
• — реквизит 14 — место составления или издания документа. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам 08 и 09. Данный реквизит помогает идентифицировать автора документа и точно определить, где создан документ. Место составления или издания документа указывают с учетом административно-территориального деления, оно должно включать в себя только общепринятые сокращения;
• — реквизит 18 — заголовок к тексту. Заголовок к тексту это краткое содержание к тексту документа. Реквизит согласован с названием вида документа. Заголовок к тексту расположен ниже реквизитов бланка от левого поля документа. Оформление реквизита соответствует рекомендациям ГОСТ Р 6. 30 — 2003;
• — реквизит 20 — текст документа. Текст это основной реквизит документа. Текст анализируемого приказа оформлен в виде связного текста. Реквизит 20 состоит из распорядительной части. Реквизит оформлен в соответствие с рекомендациями ГОСТ Р 6.30−2003;
• — реквизит 22 — подпись. Реквизит расположен после текста, от левого поля документа. В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Реквизит оформлен в соответствие с рекомендациями ГОСТ Р 6.30−2003;
• — реквизит 27 — отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона. Отметка расположена в левом нижнем углу. Реквизит оформлен в соответствие с рекомендациями ГОСТ Р 6.30−2003.

Анализ распоряжения №ПС-1492/к аналогичен анализу распоряжения ПС-1488/к.

Сделав анализ распорядительной документации ОАО, мы пришли к выводу, что культура делопроизводства в учреждение на высоком уровне. Соблюдены размеры полей, присутствует единый стиль оформления. Расположение реквизитов на документе соответствует требованиям ГОСТ Р 6.30.200. Далее проанализируем организационную документацию ОАО на примере должностной инструкции. В предоставленной мне должностной инструкции специалиста по кадрам 1 категории группы руководящих кадров имеются следующие реквизиты:

• — реквизит 03 — эмблема организации или товарный знак. Реквизит 03 помещают на бланках организаций в соответствие с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если уже имеются реквизиты 01 или 02. Эмблема организации расположена на верхнем поле бланка над серединой наименования организации — автора документа, не превышает 20 мм в диаметре. Реквизит оформлен в соответствие с требованиями ГОСТ Р 6.30−2003;
• — реквизит 08 — наименование организации. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Реквизит 08 придает документу юридическую силу. Наименование организации располагают на всех документах. Реквизит оформлен в соответствие с требованиями ГОСТ Р 6.30−2003;
• — реквизит 10 — наименование вида документа. Наименование вида документа регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 200 000). Реквизит расположен после реквизита наименование организации и напечатано заглавными буквами. Наименование вида документа оформлено в соответствие с требованиями ГОСТ Р 6.30−2003;

Реквизит 12 — регистрационный номер документа. Реквизит 12 присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации.

Обязательным элементом регистрационного номера является его порядковый номер по журналу регистрации. Реквизит оформлен в соответствие с требованиями ГОСТ Р 6.30−2003;

• — реквизит 16 — гриф утверждения. Реквизит располагают в правом верхнем углу. Гриф утверждения оформлен в соответствие с требованиями ГОСТ Р 6.30−2003;
• — реквизит 18 — заголовок к тексту. Заголовок к тексту это краткое содержание к тексту документа. Реквизит согласован с названием вида документа. Заголовок к тексту расположен ниже реквизитов бланка от левого поля документа. Оформление реквизита соответствует рекомендациям ГОСТ Р 6. 30 — 2003;
• — реквизит 20 — текст документа. Текст инструкции лаконичен, содержит основные разделы: общие положения, должностные обязанности, права, ответственность, производственные взаимоотношения. Отсутствует раздел функций;

Реквизит 22 — подпись. Реквизит расположен после текста, от левого поля документа. В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Реквизит оформлен в соответствие с рекомендациями ГОСТ Р 6.30−2003;

Реквизит 27 — отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона. Отметка расположена в левом нижнем углу. Реквизит оформлен в соответствие с рекомендациями ГОСТ Р 6.30−2003 [18].

Рассматриваемая инструкция оформлена на бланке организации с указанием вида документа — ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ, с продольным расположением реквизитов.

Документ имеет поля: 25 мм — левое, 20 мм — правое, 20 мм — верхнее, 20 мм — нижнее. Размер полей документа соответствует требованиям ГОСТ Р 6.30−2003. Согласно ГОСТ Р 6.30−2003 каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм — левое, 10 мм — правое, 20 мм — верхнее, 20 мм — нижнее. Тест приказа напечатан Times New Roman, размер шрифта 14, междустрочный интервал 1,5. В данной должностной инструкции четко регламентированы основные полномочия, обязанности, определены навыки, которыми должен обладать специалист.

Проанализировав данный документ, можно сделать следующий вывод: поля инструкции соблюдены в соответствии с ГОСТом Р 6.30 -2003. Должностная инструкция составлена верно и полностью соответствует требованиям ГОСТ Р 6.30−2003.

Теперь рассмотрим состав реквизитов и оформление информационно — справочной документации ОАО, а именно писем:

Письмо «о демонтаже» составлено на бланке письма с угловым расположением реквизитов.

Документ имеет поля: 20 мм — левое, 10 мм — правое, 20 мм — верхнее, 20 мм — нижнее. Размер полей документа соответствует требованиям ГОСТ Р 6.30−2003.

Далее рассмотрим состав реквизитов и требования к их оформлению.

Реквизит 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Реквизит 03 помещают на бланках организаций в соответствие с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если уже имеются реквизиты 01 или 02. Эмблема организации расположена на верхнем поле бланка над серединой наименования организации — автора документа, не превышает 20 мм в диаметре. Реквизит оформлен в соответствие с требованиями ГОСТ Р 6.30−2003.

Реквизит 08 — наименование организации. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Реквизит 08 придает документу юридическую силу. Наименование организации располагают на всех документах. Реквизит оформлен в соответствие с требованиями ГОСТ Р 6.30−2003.

Реквизит 11 — дата документа. Датой письма является дата его подписания. На анализируемом документе дата оформлена арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. Дата месяца и месяц оформлены двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год четырьмя — арабскими цифрами. Оформление и расположение реквизита 11 не противоречит рекомендациям ГОСТ Р 6.30−2003.

Реквизит 12 — регистрационный номер документа. Реквизит 12 присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации. Обязательным элементом регистрационного номера является его порядковый номер по журналу регистрации. Реквизит оформлен в соответствие с требованиями ГОСТ Р 6.30−2003.

Реквизит 15 — адресат. В качестве адресата указаны несколько структурных подразделений. Реквизит оформлен в соответствие с рекомендациями ГОСТ Р 6.30−2003.

Реквизит 20 — текст документа. Текст документа это основной реквизит документа. Текст анализируемого письма оформлен в виде связного текста. Реквизит оформлен в соответствие с рекомендациями ГОСТ Р 6.30−2003.

Реквизит 22 — подпись. Реквизит расположен после текста, от левого поля документа. В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Реквизит оформлен в соответствие с рекомендациями ГОСТ Р 6.30−2003.

Далее рассмотрим письмо «о выдаче бумаге».

Документ так же имеет поля: 20 мм — левое, 10 мм — правое, 20 мм — верхнее, 20 мм — нижнее. Размер полей документа соответствует требованиям ГОСТ Р 6.30−2003. Согласно ГОСТ Р 6.30−2003 каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм — левое, 10 мм — правое, 20 мм — верхнее, 20 мм — нижнее.

Далее рассмотрим состав реквизитов и требования к их оформлению.

Реквизит 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Реквизит 03 помещают на бланках организаций в соответствие с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если уже имеются реквизиты 01 или 02. Эмблема организации расположена на верхнем поле бланка над серединой наименования организации — автора документа, не превышает 20 мм в диаметре. Реквизит оформлен в соответствие с требованиями ГОСТ Р 6.30−2003.

Реквизит 08 — наименование организации. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Реквизит 08 придает документу юридическую силу. Наименование организации располагают на всех документах. Реквизит оформлен в соответствие с требованиями ГОСТ Р 6.30−2003.

Реквизит 11 — дата документа. Датой письма является дата его подписания. На анализируемом документе дата оформлена арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. Дата месяца и месяц оформлены двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год четырьмя — арабскими цифрами. Оформление и расположение реквизита 11 не противоречит рекомендациям ГОСТ Р 6.30−2003.

Реквизит 12 — регистрационный номер документа. Реквизит 12 присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации. Обязательным элементом регистрационного номера является его порядковый номер по журналу регистрации. Реквизит оформлен в соответствие с требованиями ГОСТ Р 6.30−2003.

Реквизит 15 — адресат. В качестве адресата указаны несколько структурных подразделений. Реквизит оформлен в соответствие с рекомендациями ГОСТ Р 6.30−2003.

Реквизит 20 — текст документа. Текст документа это основной реквизит документа. Текст анализируемого письма оформлен в виде связного текста. Реквизит оформлен в соответствие с рекомендациями ГОСТ Р 6.30−2003.

Реквизит 22 — подпись. Реквизит расположен после текста, от левого поля документа. В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Реквизит оформлен в соответствие с рекомендациями ГОСТ Р 6.30−2003. В результате проведенного анализа писем можно сделать выводы, что культура делопроизводства в учреждении ОАО на высоком уровне, грубых нарушений выявлено не было, размеры полей соблюдены, реквизиты расположены в соответствие с требованиями ГОСТ Р 6.30.2003, присутствует единый стиль оформления.