Виды и классификация документов

Классификация документов — это деление документов по классам по наиболее общим признакам сходства и различия.

Классификация документов — это распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и других для организации и повышения эффективности работы с ними.

Классификация документов позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве. С целью создания возможностей для проведения унификации и стандартизации документов, выработка правил их составления и оформления, форм и методов работы с ними, была произведена классификация документов по определенным признакам.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы:

1. Документы по общим и административным вопросам, т. е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия.

служебный документ оформление классификация.

2. Документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации.

По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото — и кинодокументы, электромагнитные.

По содержанию документы подразделяются на организационно — распорядительные, финансово-расчетные, снабженческо-бытовые, по составу.

По наименованию различают большое количество документов. Это приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, уставы, отчеты, акты, планы, письма, заявления и т. п.

По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные. Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер. Примерные документы также разрабатываются вышестоящими органами для организации всей системы, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. Трафаретные документы изготавливаются типографическим способом, причем постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места.

По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.

По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние. Внутренние — документы, создаваемые в учреждении (в организации, на предприятии) для решения своих вопросов и не выходящие за его пределы. Внешние — входящая и исходящая корреспонденция учреждения (организации, предприятия).

По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные.

По происхождению документы бывают служебные и официально — личные (именные).

По степени гласности выделяют документы обычные, секретные и для служебного пользования.

По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинные подразделяются на действительные и недействительные (утратившие юридическую силу).

По назначению (стадиям создания) документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник — первоначальный документ, содержащий исходную информацию и подлежащим образом оформленный. Как правило, созданию документа предшествует стадия черновика — документа в предварительной редакции. В юридическом отношении подлинник и копия с него, соответствующим образом заверенная, равноценны. Копия — документ, точно воспроизводящий реквизиты подлинника (в правом углу верхнего поля которого проставлено слово «копия») и соответствующим образом заверенный. Следует различать такие разновидности копий как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск — полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, которая изготавливается одновременно с подлинником и заверяется. Выписка — копия части документа, а дубликат — второй экземпляр документа, имеющий такую же юридическую силу.

По срокам хранения документы делятся на постоянного срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет), долговременного срока хранения (свыше 10 лет).

По роду деятельности документы подразделяются на системы документации: плановая, организационно — распорядительная, первичная учетная документация, расчетно-денежная, отчетно-статистическая, по ценообразованию, по торговле, конструкторская, технологическая и т. д.

Классификация, предложенная М. В. Стенюковым, строится на следующих признаках.

1. По способу документирования:

рукописные;

электронные;

графические;

кино-, фото-, фонодокументы.

2. По сфере использования:

организационно-распорядительные;

финансово-бухгалтерские;

научно-технические;

по труду;

отчетно-статистические.

3. По месту составления:

входящие (поступившие в организацию);

исходящие (отправляемые из организации);

внутренние (составленные и используемые в самой организации).

4. По ограничению доступа:

открытые (несекретные);

с грифом ограничения доступа.

5. Документы могут иметь следующие грифы:

" Для служебного пользования" (служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли);

" Секретно", «Совершенно секретно», «Особой важности» (информация, содержащая государственную тайну);

" Конфиденциально" (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);

" Коммерческая тайна" (информация, используемая для достижения коммерческих целей, разглашение может нанести ущерб ее обладателю).

6. По происхождению:

официальные (служебные) (затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке);

личные (касаются интересов конкретного лица, являются именными).

7. По юридической значимости:

подлинники или оригиналы (первые или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором);

копии (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы);

заверенные копии (копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу);

дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу).

8. По форме изложения:

индивидуальные (содержание излагается в свободной форме);

трафаретные, когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении (например, справка с места работы);

типовые, созданные для документирования стандартных ситуаций, (например, командирования), используемые во всех организациях.

9. По срокам хранения:

постоянного хранения;

долговременного хранения (свыше 10 лет);

временного хранения (до 10 лет).

В учебном пособии «Курс делопроизводства» М. В. Кирсановой исключен из классификации признак ограничения доступа к документам, но были выделены дополнительные признаки:

по наименованиям — служебные письма, приказы, акты, докладные записки, договоры и т. д.;

по содержанию — простые и сложные;

по срокам исполнения — срочные, требующие исполнения в определенный срок, и, несрочные, для которых срок исполнения не установлен.

В учебном пособии «Современное делопроизводство» Березина Н. М. приведена классификация, в которой дополнительно использованы следующие признаки:

по стадиям создания — черновик, беловик, подлинник, копия, отпуск, дубликат, выписка, автограф;

по степени гласности — обычные, секретные (с грифами ДСП, КТ, конфиденциально и др.);

по юридической силе — подлинные, подложные;

по роду деятельности — система банковской документации, система отчетно-статистической документации, система внешнеторговой документации, система организационно-распорядительной документации и др.;

по форме — табличные, текстовые, анкетные, трафаретные и др.

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ Язык служебных документов должен удовлетворять следующим требованиям:

1. Соблюдение норм официально-делового стиля и со временного литературного языка, прежде всего тех из них, которые помогают выразить мысль более четко и полно.

В качестве нормы нередко выступают и такие варианты языка, которые наиболее целесообразны, уместны, а потому и предпочтительны. Так, скажем, при выборе вариантов типа «оказать помощь — помочь», «допускать ошибку — ошибиться» надо учитывать традиции стиля, которыми пользуются в данном случае.

• 2. Наличие слов, употребляющихся преимущественно в официальных документах, закрепившихся в административно-канцелярской речи (типа «надлежащий». «должный», «вышеуказанный», «нижеподписавшийся» и т. п.).
• 3. Использование терминов и профессионализмов
• (обусловленное тематикой, содержанием служебных документов), в первую очередь юридических и бухгалтерских;
• 4. Широкое употребление сложных отыменных предлогов, выражающих стандартные аспекты содержания, например: «в целях оказания помощи», «в порядке оказания помощи» ',
• 5. Ограниченное употребление усложненных синтаксических построений — предложений с причастными и деепричастными оборотами, с различного рода перечислениями.

Одной из наиболее приметных черт официально-делового стиля является непрерывно продолжающийся процесс стандартизации деловой речи, прежде всего языка массовой типовой документации; широкое использование готовых, уже утвердившихся словесных формул, трафаретов, штампов. Например, «в целом», «в связи», «в соответствии с», «в интересах» (стандартные синтаксические модели с отыменными предлогами). Их использование в документах вполне закономерно, так как облегчает процесс составления типовых текстов.

Краткость изложения достигается путем замены сложных предложений простыми, а также посредством устранения причастных и деепричастных оборотов и употребления общепринятых сокращений.

Стандартизированные обороты требуют минимального умственного напряжения и ускоряют процесс составления документов. По данным инженерной психологии, стандартизированные обороты воспринимаются в 8−10 раз быстрее. Процесс прочтения документа можно уподобить поиску информации. Этот поиск осуществляется посредством ключевых слов, определяющих вид документа (приказ, решение), и типизированных оборотов.

В наши дни одним из сильных средств воздействия на язык масс является печатное слово. Из книг и журналов читатели черпают не только специальные знания, но и примеры правильного и образного изложения мыслей. Однако еще очень часто встречаются отклонения от литературных норм. Например." приветствие в адрес", «упреки в адрес» ', «передовой форпост науки» и др.

Необоснованно много встречается словесных штампов («надо отмстить», «особенно надо остановиться», «необходимо указать», «остановиться на вопросе», «учитывая вышеизложенное», «получить нижеследующее», «означенный инвентарь», «выдана данная справка» и т. д).

Существуют различные классификации служебных документов, но универсальной и совершенной среди них не выявили. Самая полная и удачная классификация документов была предложена и опубликована коллективом кафедры коммерции и внешнеэкономической деятельности Красноярского государственного торгово-экономического института в учебном пособии Г. Б. Блау:

1. По способу фиксации информации:

письменные (рукописные и печатные);

фоно-, аудио-, акустические документы, содержание которых передается посредством звукозаписи (звуковые файлы);

кинодокументы (изобразительные документы, содержание которых фиксируется с помощью специальной аппаратуры на кинопленке и отражает предметы и события в движении);

фотодокументы (изобразительные документы, содержание которых передано фотографическим способом);

аудиовизуальные, видеодокументы (содержат изобразительную и звуковую информацию);

электронные документы, в которых информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания их действительности.

2. По месту составления:

внутренние документы, составленные и используемые в самой организации;

входящие документы, поступившие в организации;

исходящие документы, отправляемые из организации.

3. По содержанию:

простые документы, в которых рассматривается один вопрос;

сложные документы, охватывающие несколько вопросов.

4. По степени гласности:

обычные (открытые, несекретные);

секретные документы с грифом ограничения доступа;

Секретные документы могут иметь следующие грифы:

для служебного пользования (ДСП) — служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли;

конфиденциально — информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ;

коммерческая тайна (КТ) — информация, используемая для достижения коммерческих целей. Разглашение может нанести ущерб обладателю информации.

5. По форме изложения:

индивидуальные, содержание которых излагается в свободной форме;

трафаретные — структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении (например, справка с места работы);

типовые, созданные для документирования стандартных ситуаций, (например, командирования), используемые во всех организациях).

6. По стадиям создания:

черновик — предварительная редакция документа;

беловик — чистовик;

отпуск — копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;

автограф — документ, написанный рукой автора.

7. По юридической значимости:

подлинник или оригинал — документ в окончательной редакции, оформленный с учетом требований государственных стандартов;

копия документа — точное воспроизведение подлинника (копии бывают факсимильные и свободные; факсимильная копия содержит все реквизиты документа и отражает особенности их изготовления — ксерокс, факс, фотокопия);

дубликат — копия, которая выдается в случае утраты подлинника или оригинала, обладает той же юридической силой, что и подлинник.

• 8. По наименованию: приказ, справка, служебное письмо, акт, протокол, договор и другие виды документов;
• 9. По срокам хранения:

документы постоянного (бессрочного) хранения, представляющие интерес для науки, истории (планы, отчеты, протоколы, постановления, решения и др.);

документы, имеющие длительные сроки хранения — свыше 10 лет (личные дела, истории болезни, техническая документация и др.);

документы временного хранения — до 10 лет;

10. По происхождению:

служебные документы (затрагивают интересы организации, предприятия);

личные документы (касаются интересов конкретного лица и являются именными).

11. По срокам исполнения:

срочные документы, требующие исполнения в определенный срок;

несрочные документы, для которых срок исполнения не установлен.

О том, как оформлять различные типы документов, говориться в следующем разделе.