Организация и формы бухгалтерского учета на предприятиях малого бизнеса

Единственно правильный выбор формы бухгалтерского учета является важнейшим и необходимым условием эффективной работы организации, бухгалтерского учета хозяйствующего субъекта.

Форма бухгалтерского учета являет собой систему его регистров, предназначенных для группировки и обобщения информации, отражаемой на счетах.

Грамотно построенная система учетных регистров позволяет:

• — аккумулировать всю необходимую информацию;
• — группировать информацию в необходимых синтетических и аналитических разрезах;
• — обеспечивать удобство пользования учетным регистром;
• — обеспечивать рациональное отражение операций в учетных регистрах (простота заполнения, отсутствие излишнего дублирования информации). Данное условие особенно важно в условиях ручной обработки информации, что характерно для организаций малого бизнеса.

На малых предприятиях можно применять следующие формы бухгалтерского учета:

• — мемориально-ордерную форму;
• — единую журнально-ордерную;
• — журнально-ордерную форму счетоводства для небольших предприятий и хозяйственных организаций;
• — упрощенную форму бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета, предусмотренную Типовыми рекомендациями по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства;
• — простую форму, предусмотренную Типовыми рекомендациями;
• — книгу учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощенную систему налогообложения (далее — Книга учета доходов и расходов, утвержденная приказом МНС России от 28.10.02 №БГ-3−22/606). Данная форма может применяться только организациями, перешедшими на упрощенную систему налогообложения в соответствии с положениями главы 26.2. «Упрощенная система налогообложения» НК РФ.

Кроме вышеприведенных форм можно выделить так называемые автоматизированные формы бухгалтерского учета. При автоматизации бухгалтерского учета используются различные программы. Рынок бухгалтерских программ насыщен сравнительно недорогими, но достаточно мощными программами (особенно для малых и средних предприятий).

Их выделение объясняется тем, что бухгалтерский учет представляет собой своеобразный алгоритм по сбору информации по организации. Так же не менее важным моментом формы учета являются сами регистры, как способ отображения информации. Бухгалтерский учет формирует информацию для пользователей, поэтому его форма показывается системой регистров, а не алгоритмом их образования. Алгоритм представляет собой своеобразный алгоритм к форме. В связи с этим, любая возможная автоматизированная форма бухгалтерского учета, будет относиться, к одной из вышеуказанных систем, в зависимости от применяемых в ней регистров.

Авторы программных средств предлагают своим пользователям большой выбор регистров бухгалтерского учета, который они могут использовать в своей деятельности. Указанные регистры могут быть, как позаимствованы из различных форм бухгалтерского учета, так и созданы разработчиками программного обеспечения. В такой ситуации бухгалтер организации может самостоятельно выбрать систему учетных регистров, которая будет использоваться в организации, в рамках её деятельности, которые предоставляются программным комплексом. Так же учитывается, что система регистров должна охватывать весь спектр бухгалтерских операций, использующихся в организации.

В качестве примера приводится использование программы «1С: Бухгалтерия». В программе «1С: Бухгалтерия» существуют два вида типовых операций: обычные и особый вид операций «документы и расчеты». Последние операции формируют проводки не в момент ввода, а в момент расчета, т. е. при изменении алгоритма такой операции или при изменении внешних данных проводки будут перестроены автоматически.

Программа формирует необходимые бухгалтерские сводные регистры — сальдово-оборотные ведомости, журналы-ордера, «шахматки», журналы по счетам, анализ счета и т. д. — все те формы, которые необходимы бухгалтеру для расчета итоговых данных, формирующих бухгалтерскую отчетность. Разные виды отчетов можно подготовить с помощью различных параметров. Используя режим формирования произвольных отчетов, можно изменять существующие и создавать новые отчеты и справки, как для внутреннего учета, так и для внешней отчетности.

Программа «1С: Бухгалтерия» способна работать при любых изменениях, вызванных законодательством. Бухгалтер может и сам вносить коррективы в План счетов, схемы проводок, перечень объектов аналитического учета, формы документов и регистров.

Применение единой журнально-ордерной формы и журнально-ордерной формы счетоводства для небольших предприятий и хозяйственных организаций в полной мере возможно в условиях малых предприятий и широко используется в программных продуктах. При применении указанных форм необходимо учитывать письмо Минфина России от 24.07.92 № 59 «О рекомендациях по применению учетных регистров бухгалтерского учета на предприятиях», а также соответствующие отраслевые указания, разработанные министерствами и ведомствами для предприятий соответствующих отраслей. Однако данные формы являются все-таки достаточно сложными, и их следует применять средним и крупным малым предприятиям.

Вышеперечисленные формы основываются на использовании принципа накапливания данных первичных документов в фондах, обеспечивающих синтетический и аналитический учет средств и хозяйственных операций по различным разделам бухгалтерского учета. Отбор и систематизация данных первичных документов осуществляется в учетных регистрах, которые отражают все подлежащие учету средства и все хозяйственные операции по использованию данных средств. Систематическая запись хозяйственных операций осуществляется одновременно с хронологической записью, как общий рабочий процесс. Журнал хронологической регистрации хозяйственных оборотов не ведется. Записи в накопительные регистры производятся в разрезе показателей, необходимых для руководства и контроля над финансово-хозяйственной деятельностью организации, а также для составления месячной, квартальной и годовой отчетности.

Аналитический и синтетический учет осуществляется, как правило, совместно в единой системе записей. Карточки аналитического учета могут быть заведены, по некоторым видам расчетов, по которым имеется значительное количество лицевых счетов. Сохраняются инвентарные карточки или книги учета объектов основных средств, карточки или ведомости учета затрат на производство по калькулируемым объектам. В соответствии с этим оборотные ведомости составляются только по расчетам, по которым ведутся карточки аналитического учета. Сохраняются сортовые сальдовые ведомости по учету материалов, сортовые (сальдовые или оборотные) ведомости по учету готовых изделий.

В журнально-ордерной форме счетоводства применяются, как правило, два вида бухгалтерских регистров: журналы-ордера и вспомогательные ведомости. Для обеспечения правильной и оптимально системы обобщения и группировки учетных документов, кроме указанных выше регистров, возможно применение специальных разработанных таблицы. Основными регистрами бухгалтерского учета являются журналы-ордера. Вспомогательные ведомости могут применяться обычно, когда аналитические показатели сложно отразить в журналах-ордерах. В этих случаях группировка данных первичных документов осуществляется предварительно в ведомостях, из которых итоги переносятся в журналы-ордера.

В базу построения журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей заложен кредитовый признак регистрации хозяйственных операций по синтетическим счетам. Синтетические данные регистрируются по данным первичных документов только по кредиту соответствующих счетов в корреспонденции с дебетуемыми счетами. В порядке исключения, кассовые операции и операции по расчетным и валютным счетам регистрируются как по кредиту, так и по дебету счетов, предназначенных для учета указанных операций. Это необходимо для контроля и для того, чтобы не разобщать кассовые и банковские документы для записей в различных журналах-ордерах. Во избежание повторения записи в журналах-ордерах, в которых отражаются кредитовые обороты в корреспонденции с дебетом счетов 50 «Касса», 51 «Расчетные счета» и 52 «Валютные счета», производятся, как правило, по данным соответствующих ведомостей общим итогом за целый месяц.

Основные данные журналов-ордеров по итогам месяца переносятся в Главную книгу. Шахматная контрольная ведомость или шахматный баланс в данном случае не ведутся. Не составляется также баланс оборотов. Сальдовый баланс составляется по данным Главной книги с использованием в необходимых случаях отдельных показателей из учетных регистров. Минфин России рекомендует использовать регистры, которые предусмотрены в журнально-ордерной форме счетоводства, малым предприятиям, занятым в материальной сфере производства.

Малые предприятия, совершающие незначительное количество хозяйственных операций в месяц, не осуществляющие производства продукции и работ, связанного с большими затратами материальных ресурсов, могут вести учет всех операций путем их регистрации только в Книге (журнале) учета фактов хозяйственной деятельности (далее — Книга учета фактов хозяйственной деятельности) по форме №К-1. Наряду с Книгой учета фактов хозяйственной деятельности для учета расчетов по оплате труда с работниками необходимо вести также Ведомость учета заработной платы (форме №В-8).

В связи с растущей роли компьютеризации и завышенных требований к эффективности организации бухгалтерского учета на малых предприятиях она является достаточно устаревшей, очень трудоемкой и практически не находит применения на практике.

Формы бухгалтерской отчетности организаций, а также инструкции о порядке их заполнения утверждаются Минфином Российской Федерации.

Кроме того, общество обязано составлять годовой отчет. Годовой отчет общества подлежит предварительному утверждению советом директоров общества, а в случае отсутствия в обществе совета директоров общества — лицом, осуществляющим функции единоличного исполнительного органа общества, не позднее, чем за 30 дней до даты проведения годового общего собрания акционеров.

Годовой отчет и годовая бухгалтерская отчетность подлежит утверждению общим собранием акционеров. Достоверность данных, содержащихся в годовом отчете общества, годовой бухгалтерской отчетности, должна быть подтверждена ревизионной комиссией (ревизором) общества. Перед опубликованием обществом годового отчета, годовой бухгалтерской отчетности общество обязано привлечь для ежегодной проверки и подтверждения годовой финансовой отчетности аудитора, не связанного имущественными интересами с обществом или его акционерами.

Согласно статье 16 Закона «Об акционерных обществах» открытое акционерное общество обязано публиковать годовую бухгалтерскую отчетность не позднее 1 июня года, следующего за отчетным годом. Бухгалтерская отчетность должна быть определена уставом либо общим собранием акционеров, а так же опубликована в средствах массовой информации.

Ещё одну форму учета, которую могут использовать малые предприятия, была введена в недавнее время. Применять ее могут организации, перешедшие на упрощенную систему налогообложения в соответствии с положениями главы 26.2 НК РФ. Они ведут учет доходов и расходов в порядке, установленном вышеупомянутой главой, и освобождаются от обязанности ведения бухгалтерского учета за исключением учета основных средств и нематериальных активов (п. 3 ст. 4 закона о бухучете).

НК РФ обязывает организации, использующие упрощенную систему налогообложения, вести налоговый учет показателей своей деятельности, необходимых для исчисления налоговой базы и суммы налога, на основании книги учета доходов и расходов (п. 1 ст. 346.24 НК РФ).

Если в этом качестве выбраны доходы, то высчитываются, лишь доходные хозяйственные операции. Расходные операции в данном варианте в книге не отражаются вообще.

Если же объектом налогообложения являются доходы, уменьшенные на величину расходов, то в хронологической последовательности на основе первичных документов позиционным способом отражают все доходные и расходные хозяйственные операции за отчетный (налоговый) период. Причем заносятся данные по всем поступившим доходам и произведенным расходам (графы 4 и 6 книги), из которых затем выделяются доходы и расходы, учитываемые при расчете единого налога (графы 5 и 7 соответственно).

Книгу учета доходов и расходов ведется и заполняется в течение одного календарного года. Её можно вести как на бумажных носителях, так и в электронном виде, в последнем случае книга распечатывается и заверяется в конце отчетного года.

При ведении книги в «бумажном» варианте ее листы нумеруются, прошнуровывается и на последнем из них указывается их число в книге. Все это подтверждается подписью руководителя организации и печатью организации. До начала ведения книги она представляется в налоговую инспекцию, где ее заверяют подписью должностного лица инспекции и скрепляют печатью.

Если же книга ведется в электронном виде, то по окончании отчетного (налогового) периода она выводится на бумажные носители. По итогам же налогового периода с выведенными листами книги производятся вышеупомянутые операции:

• — брошюровка;
• — прошивка;
• — нумерация листов.

Организации теряют возможность применять упрощенную систему налогообложения в случае, когда его доход с начала отчетного (налогового) периода превысит 15.000.000 руб. Потеря права на использование упрощенной системы налогообложения или же отказ от ее применения по окончании календарного года повлечет за собой обязанность ведения бухгалтерского учета в обычно установленном порядке.