Порядок внешнего согласования документов

Согласование документа со сторонними организациями или их должностными лицами называется внешним согласованием. Внешним считается также согласование документа с коллегиальными органами общественных объединений (профессиональными союзами и их комитетами, советами трудовых коллективов и т. п.), которые действуют при организации — авторе документа.

Внешнее согласование оформляется реквизитом «Гриф согласования».

Гриф согласования

Гриф согласования — это реквизит официального документа, выражающий согласие с его содержанием учреждения, его органа, должностного лица, не являющегося автором документа.

Гриф согласования состоит из следующих элементов:

• — слова «СОГЛАСОВАНО»;
• — наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование учреждения);
• — личной подписи должностного лица и ее расшифровки;
• — даты согласования.

Слово «СОГЛАСОВАНО» следует писать прописными буквами, не заключая в кавычки. Расшифровку подписи, по возможности, размещают таким образом, чтобы последняя ее буква находилась приблизительно под последней буквой в наименовании должности, например:

СОГЛАСОВАНО.

Директор института «Белпромпроект».

Подпись А. Г. Федоров.

21.01.2004.

При подготовке документов с использованием компьютерных технологий оформление грифа согласования может осуществляться в соответствии с требованиями Инструкции по оформлению документов с использованием компьютерных технологий.

Документ может быть согласован также посредством письма или коллегиальным органом. В этом случае гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО.

Протокол заседания профсоюзного комитета.

30.01.2004 № 28.

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа и печатается от границы левого поля. При наличии двух грифов согласования их располагают на одном уровне. Например:

СОГЛАСОВАНО.

Директор Национального архива.

Исторического архива.

Подпись В. Д. Селеменев Подпись А. К. Голубович.

21.01.2004 22.01.2004.

Несколько грифов согласования размещают на документе двумя вертикальными рядами.

Если содержание документа затрагивает интересы большого количества организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. Об этом на документе делается отметка, располагаемая на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования. Например:

Лист согласования прилагается.

Подпись.

Дата.

В заключение отметим, что согласно Примерной инструкции по делопроизводству внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в следующей очередности:

• — с подведомственными, однородными и сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда издание документа затрагивает их интересы;
• — с общественными организациями — в случае необходимости или в случаях, предусмотренных актами законодательства;
• — с органами, осуществляющими государственный межведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т. п.);
• — с вышестоящими органами — в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов. согласование виза документ