Документальное оформление и учет поступления товаров

В учете товарных операций важно обеспечить контроль за своевременным и полным поступлением товаров, а также за правильным их оприходованием со стороны материально ответственных лиц. Унифицированные формы первичной учетной документации, касающиеся товарных операций, утверждены постановлениями Госкомстата России:

• ?постановлением от 18.08.98 г. № 88 — по учету результатов инвентаризации;
• ?постановлением от 25.12.98 г. № 132 — по учету общих торговых операций, торговых операций при продаже товаров в кредит, торговых операций в комиссионной торговле;
• ?постановлением от 09.08.99 г. № 66 — по учету товарно-материальных ценностей в местах хранения.

В розничную торговую организацию «Рог Изобилия» товары для продажи поступают от оптовых организаций, от фирм, ведущих внешнюю торговлю, со складов, от частных и индивидуальных предпринимателей.

Товары, поступающие на предприятие, имеют сопроводительные документы предусмотренные условиями поставки товаров, а также правилами перевозки грузов (в качестве примера представлены сопроодительные документы поставщика товаров ООО «Винополис»):

• ?Товарная накладная (унифицированная форма № ТОРГ-12, утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132) (Приложение №Б)
• ?Товарно-транспортная накладная (типовая межотраслевая форма № 1-Т, утверждена постановление Госкомстата России от 28.11.97 № 78) (Приложение №В).

Товарная накладная применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Порядок применения накладных регламентируется, в частности, Методическими рекомендациями по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденным письмом Комитета РФ по торговле от 10.07.96 № 1−794/32−5.

Товарная накладная составляется в двух экземплярах, подписывается материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар, и заверяется круглыми печатями организаций поставщика и получателя.

В магазине ООО «Рог Изобилия», случаются нарушения в оформлении товарной накладной (Приложение Б) при приемке товара, продавец (м. о. л) не проставила ни дату приемки товара, ни свою подпись.

Поставщик ООО «Винополис» оформляет сопровождение товаров, поступающие в магазин ООО «Рог Изобилия», не только товарной и товарно-транспотной накладными, но и счет-фактурой (Приложение Г), где по отдельной строке выделяется сумма НДС. Счет-фактура выписывается в 2-х экземплярах: первый остается у поставщика, другой направляется покупателю вместе с товаром.

Порядок применения счетов-фактур определяется Правилами ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 г. № 914 (в ред. Постановлений Правительства РФ от 15.03.2001 № 189, от 27.07.2002 № 575).

Счета-фактуры составляются при совершении операций по реализации товаров (работ, услуг) как облагаемых НДС, так и не облагаемых. Счета-фактуры регистрируются в книге продаж поставщиком и книге покупок покупателем.

Книга покупок, в организации ООО «Рог Изобилия», ведется для регистрации счетов-фактур, предоставляемых поставщиками. Предприятие не является плательщиком НДС и по этому, не имеет право на возмещение налога из бюджета. Полученные счета-фактуры хранятся на предприятии в течении 5 лет с даты их получения.

Книга продаж ведется поставщиками товаров, она предназначена для регистрации счетов-фактур, выставляемых покупателям.

При приемке товаров в розничной организации «Рог Изобилии», товары приходуются не только по количеству, указанному в сопроводительных документах, но по качеству. Реализуемые через розничную торговую сеть пищевые продукты, продовольственное сырьё, должны сопровождаться соответствующим документом предприятия — изготовителя, подтверждающим качество и безопасность продукции для здоровья человека, со ссылкой на дату и номер разрешения (гигиенического сертификата), выданного учреждениями Госсанэпидемслужбы (Приложение Д).

В ООО «Рог Изобилия» весь товар поступает на основании заключенных договоров: договора купли-продажи и договора поставки.

• ?Договор купли-продажи, если торговое предприятие приобретает товар у физического лица или юридического лица, хозяйственные отношения с которыми носят несистематический характер (ч.2 гл. 30 ст.454 ГК РФ). По договору розничной купли-продажи продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность по продаже товаров в розницу, обязуется передать покупателю товар, предназначенный для личного, семейного пользования, не связанного с предпринимательской деятельностью (ч.2 гл. 30 ст.492 ГК РФ).
• ?Договор поставки торговое предприятие заключает с поставщиком товаров в условиях стабильных и долгосрочных хозяйственных связей. В соответствии с положением ч.2 ст. 506 ГК РФ по договору поставки поставщик — продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок производимые или закупаемые товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности не связанной с личным потреблением.

Договоры поставки могут предусматривать различные условия поставки и оплаты товаров:

поставка товаров покупателю с последующей их оплатой;

предварительная оплата партии товаров в полном объеме с последующим их получением;

выдача авансов с доплатой после получения товаров.

По договору поставки с ООО «Винополис», от 01.01.2009г, поставка товаров осуществляется с последующей их оплатой в течении семи банковских дней с момента поставки п. 4.5 настоящего договора (Приложение Е).

Товары, отпускаемые поставщиками со своих складов и баз, материально ответственные лица розничных предприятий получают по доверенности, которая должна содержать следующие реквизиты:

номер и дату выдачи;

срок действия;

наименование и адреса плательщика и потребителя (получателя доверенности), а также банковские реквизиты плательщика; кроме того, указывается наименование поставщика (должность, Ф.И.О., данные паспорта материально ответственного лица, на которого выдается доверенность);

номер и дата документа, являющегося основанием для отпуска товаров.

Материально ответственные лица расписываются в приемке товаров в товарно-транспортной накладной, оформленной поставщиком, и отвечают за его сохранность в процессе доставки.

Организация «Рог Изобилия», за время своей деятельности, не получала товар по доверенности через материально ответственных лиц, доставку осуществляют поставщики товаров и это в значительной мере уменьшает транспортные расходы по аренде транспортных средств, а так как нет дополнительных транспортных расходов, они не влияют на формирование продажных цен на товары.

Приемка товара в ООО «Рог Изобилия» сопровождается составлением материально ответственным лицом накладной на фактически принимаемый товар.

Учет товаров регламентируется Положением по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» (ПБУ 5/01), утвержденным Приказом Минфина РФ от 09.06.2001 г. № 44н. В соответствии с п. 2 указанного положения товары являются частью материально-производственных запасов, приобретенных или полученных от других юридических лиц, и предназначенных для продажи.

Для учета поступления товаров на предприятиях розничной торговли ООО «Рог Изобилия» используется активный, инвентарный счет 41 «Товары» .

Субсчета:

• -2 «Товары в розничной торговле»
• -З «Тара под товаром и порожняя»

Оборот по дебету этого счета показывает общую стоимость товаров, поступивших в торговое предприятие, оборот по кредиту — выбытие товаров, дебетовое сальдо отражает остаток товаров на конец отчетного периода.

В розничной торговле товары могут учитываться по покупным или продажным ценам. В ООО «Рог Изобилия» при приемке товара, руководитель предприятия в счет-фактуре (Приложение Г) ставит розничную цену товара, вместе с торговой наценкой. Учет товаров в магазине ведется по продажным ценам. Разница между покупной и продажной ценами отражается по кредиту пассивного счета 42 «Торговая наценка». В соответствии с Налоговым кодексом РФ организации розничной торговли могут являться плательщиками НДС, а могут не являться (гл. 21 ст.145 НК РФ) ООО «Рог Изобилия» не является плательщиком НДС, так как находится на специальном налоговом режиме, по этому стоимость поступивших товаров учитывается вместе с НДС на счете 41−2 «Товары в розничной торговле» .

При поступлении товаров составляются следующие проводки, на примере, товарной накладной № 09−0136 от 18.02.09 г. (Приложение Б):

Основанием для платежа ООО «Рог Изобилия», в данном примере, организации «Винополис» за товары поставленные может явиться счет, который выставляется поставщиком, для подтверждения своих реквизитов, суммы платежа и других необходимых характеристик. На основании счета составляется платежное поручение банку, затем банк плательщика переводит деньги продавцу за поставленный товар.

После того как банк перечислит деньги составляется проводка:

В розничной торговле стеклянная посуда учитывается вместе с товарами на счете 41−2 «Товары в розничной торговле» .

При этом, если одновременно с товаром предприятие получает тару и возвращает ее поставщику, по на товарно-транспортной накладной указывается «возврат тары» и сумма.

На указанную сумму производится зачет расчетов с поставщиком по таре проводкой:

Дт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» .

Кт 41−3 «Тара под товаром и порожняя» .

При поступлении товара, в случае, когда предприятие плательщик НДС делается следующие проводки:

Дт 41−2 «Товары в розничной торговле» — на стоимость товара Дт 41−3 «Тара под товаром и порожняя» — на стоимость тары Дт 19 «НДС» — на сумму НДС Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» .

Величина торговой надбавки при этом отражается записью:

Дт 41−2 «Товары в розничной торговле» .

Кт 42 «Торговая наценка» — на сумму торговой наценки.

Если учетная цена является покупная стоимость товара, то в организации торговли должен быть количественно-суммовой учет. Организация учета поступления товаров будет по принципу оптовой торговли:

Дт 41/2 «Товары в розничной торговле» .

Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — на основании накладной отражается сумма фактически поступившего товара от поставщика, без НДС и сумма кредиторской задолженности перед поставщиком (Кт 60 — начало формирование задолженности).

Дт 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» .

Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — на сумму НДС (если плательщик НДС).

Дт 44 «Расходы на продажу» .

Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» — на сумму транспортных расходов Дт 19.

Кт 60,76 — на сумму НДС по транспортным расходам.

Погашение задолженности перед поставщиками и транспортными организациями, в зависимости от формы оплаты отражается:

Дт 60,76.

Кт 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 55 «Специальные счета в банках» .

В соответствии с гл. 21 НК РФ, после постановки актива на балансовый учет (Дт 41 «Товары», 44 «Расходы на продажу» и т. д.) — организация имеет право на возмещение налога на добавленную стоимость, поступившего с данным активом, из бюджета:

Дт 68 «Расчеты по налогам и сборам» .

Кт 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» .

В ООО «Рог Изобилия» один раз в неделю, по движению товаров материально ответственное лицо составляет товарный отчет (Унифицированная форма ТОРГ — 29 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 г. № 132) (Приложение Ж). Сроки сдачи отчета определены директором и главным бухгалтером ООО «Рог Изобилия» .

На предприятии существует приказ № 8 от 07.07.2005 г. «О порядке отчетности материально ответственных лиц ООО «Рог Изобилия» «. (Приложение З) В товарном отчёте указываются остатки товаров в денежном выражении.

Товарный отчет состоит из 2-х частей:

В приходную часть последовательно записываются все приходные документы на поступление товаров с указанием даты, № документа и стоимости товара по розничным ценам (и тары).

В расходной части указываются стоимость реализованных, списанных товаров (тары).

Внутреннее перемещение товаров (тары).

Остаток товаров (тары) переносится с предыдущего отчета.

Остаток товаров на конец месяца определяют по формуле:

Ок = Он + П — Р, дге Он — остаток на начало месяца.

П — поступление товара, Р — реализация товара.

В конце отчета прописью указываются число приложенных документов, подписи МОЛ и бухгалтера и суммы остатков товаров и тары. Товарный отчет составляется в 2-х экземплярах и вместе с приходными и расходными документами сдается в бухгалтерию. Бухгалтер проверяет наличие документов, правильность оформления, цен, торговых надбавок, подсчеты (методом таксировки). Обнаруженные ошибки исправляют корректурным способом и подписями МОЛ.

В конце проверки бухгалтер ставит свою подпись в подтверждение правильности данных.

После проверки товарного отчета делают разноску в компьютерной программе 1 С «Предприятие», где автоматически формируется журнал-ордер по кредиту счета 41/2 и ведомости по дебету счета 41/2. В ведомости показывается поступление товаров, сумма оборота по дебету будет равна сумме прихода товарного отчета; сумма оборота по кредиту равна сумме расхода по товарному отчету. Также сверяют сальдо на начало и конец журнала-ордера с остатками товарного отчета.

Расхождения приходных и расходных данных первичного учета, с компьютерными данными — не допустимы.

Документальное оформление получения и приемки товаров организованно в ООО «Рог Изобилия» по всем требованиям (правилам) ведения бухгалтерского учета. Однако, встречаются нарушения (гл. 2 ст.9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ) в заполнении отдельных реквизитов в товарных накладных, отсутствуют подпись материально ответственного лица, принимавшего товар, нет даты оприходования товара.