Документальное оформление кассовых операций и возможные преступления при совершении кассовых операций

Порядок ведения кассовых операций утвержден постановлением Положение Банка России от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации». В соответствии с этим Положением на каждом предприятии для осуществления расчетов наличными деньгами должна иметься касса и вестись кассовая книга. Сумма наличных денег в кассе не должна превышать лимит, установленный обслуживающим предприятие учреждением банка по согласованию с руководителем предприятия. При осуществлении расчетов с населением прием наличных денег производится только с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

Руководители предприятий обязаны обеспечить условия для сохранности денег в кассе, а также при их транспортировке из банка в банк. Хранение в кассе денег и ценностей, не принадлежащих предприятию, запрещается. Деньги в кассе должны храниться, как правило, в несгораемых металлических шкафах, которые по окончании работы кассир запирает ключом и опечатывает своей личной печатью.

Кассирам запрещено передавать ключи от кассы, сейфов и печать другим лицам, оставлять их в условленных местах и изготавливать неучтенные дубликаты. Учтенные дубликаты хранятся в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и т. п. у руководителей предприятия.

В соответствии с действующим законодательством кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию небрежным или недобросовестным исполнением своих обязанностей, а также в результате умышленных действий. Кассиру запрещено перепоручать выполнение своих обязанностей другим лицам.

Порядок ведения кассовых операций, утвержденный 12 ноября 2011 г., предусматривает перечень и формы денежных документов, к которым относятся: приходный кассовый ордер (формы №КО-1). Он предназначен для оформления поступления денег в кассу. Выписывает его в одном экземпляре бухгалтер (но не кассир). Квитанция от приходного кассового ордера выдается на руки лицу, сдавшему в кассу деньги, а сам ордер служит основанием для составления отчета кассира.

Расходный кассовый ордер (формы №КО-2). Используется для оформления выдачи денег из кассы; выписывает его в одном экземпляре бухгалтер (но не кассир).

Приходные и расходные кассовые ордера должны регистрироваться в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (формы №КО-3 или КО-За). Данный журнал открывается отдельно на приходные и отдельно на расходные кассовые документы.

Для ежедневного учета движения денег в кассе предназначена Кассовая книга (формы №КО-4). Каждый лист кассовой книги делится на две равные части. При использовании лист сгибается и в середину помещается копировальная бумага. В кассовую книгу записываются на основании первичных документов операции по кассе за день. Затем половина листа, которая заполнена через копировальную бумагу, отрывается и вместе с прилагаемыми к ней первичными документами служит отчетом кассира.

Листы в кассовой книге нумеруются, причем первый и второй экземпляры (заполняемые через копировальную бумагу) — одним и тем же номером. Сама кассовая книга прошивается и скрепляется подписью и печатью руководителя и главного бухгалтера предприятия.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются.

В приходных и расходных кассовых ордерах подчистки и любые исправления (даже оговоренные) также не допускаются.

Обобщается информация о наличии и движении денежных средств в кассе предприятия на синтетическом счете 50 «Касса».

Своеобразие аналитического учета по данным операциям состоит в том, что регистром аналитического учета по счету 50 «Касса» во всех случаях остается также кассовая книга, на основе которой при необходимости получают конкретные данные о каждой кассовой операции.

Как и хищения денежных средств с расчетного счета, хищения из кассы в судебной бухгалтерии подразделяются на две группы:

• 1. Хищения, маскируемые подлогом в кассовой книге (т.е. в аналитическом учете).
• 2. Хищения, не связанные с таким подлогом.

Случаи материального подлога в кассовой книге в отличие от банковских выписок в практике встречаются крайне редко, за исключением отдельных ситуаций, связанных с маскировкой ранее выполненного интеллектуального подлога. Это вызвано тем, что хищения денежных средств из кассы, не маскируемые первичными документами, не могут быть совершены без участия кассира.

Интеллектуальный подлог в кассовой книге встречается в трех основных формах:

• 1. Выполнение без документной записи в графе «Расход» со ссылкой на вымышленную ведомость или кассовый ордер;
• 2. Неправильный подсчет итогов в листах кассовой книги;
• 3. Неправильный перенос остатка из одного отчета в другой.

В любом из трех случаев участие в преступлении бухгалтера, обрабатывающего кассовые документы, является обязательным. Все заведомо неверные подсчеты или переносы фактически есть различные виды бездокументных записей в аналитическом учете, и без соучастия бухгалтера они невозможны, так как должны привести к разрыву между кассовой книгой и данными синтетического учета по счету «Касса».

Если в кассовой книге выявлены подлоги, а разрыв с синтетическим учетом не обнаружен, то это может объясняться лишь одной причиной: на сумму разрыва кем-то из работников бухгалтерии сделаны бездокументные записи и в синтетическом учете по счету «Касса». К этому следует добавить, что суммы, зафиксированные бездокументными проводками, по кредиту счета «Касса» в соответствии с правилом двойной записи должны найти (и тоже без всяких документальных оснований) еще одно отражение, но уже по дебету какого-то другого, кроме «Касса», счета бухгалтерского учета. В конечном итоге поиска на сумму разрыва (или бездокументной записи) в кассовой книге будет установлена еще целая группа взаимосвязанных подлогов в других учетных регистрах, что явится убедительным доказательством способа маскировки совершенного преступления.

Несоответствия внутри кассовой книги и бездокументные записи в ней могут быть легко обнаружены. По-видимому, по этой причине работники бухгалтерии избегают оставлять такие следы и чаще используют различного рода подлоги в первичных приходных и расходных документах, прилагаемых к отчетам кассира. Среди приходных в преступных целях чаще используются документы, оформляющие взносы и платежи, не контролируемые напрямую (как это имеет место, например, при получении денег из банка) другими денежными документами — платежи за проживание в гостинице, наличные взносы за товары, купленные в кредит, и т. п.

При значительном объеме поступлений и дефектах в первичном документообороте такие операции могут быть признаны уязвимыми.

Относительная распространенность уязвимых операций, а также конкретные документы, подлежащие детальной проверке, будут определяться по аналитическим данным самых различных синтетических счетов. Система используемых учетных записей будет зависеть от содержания хозяйственных операций.

Документальная проверка выделенных сомнительных операций может и не дать положительных результатов, что необязательно связывается с ошибочностью прогноза. Так, в данной ситуации, если в преступлении принимали участие также работники склада, то расхождений между кассовыми документами и материальным отчетом не обнаружится. Могут отсутствовать на руках получателя и квитанции от приходных кассовых ордеров. В таких случаях центр тяжести в собирании будущих доказательств смещается к оперативным мероприятиям, а из возможностей документальной ревизии используются только инвентаризация и другие методы фактического контроля.

В деятельности юриста потребность в данных бухгалтерского учета кассовых операций возникает как по гражданским, так и по уголовным делам. Рассмотрим конкретный пример.

В одной из больниц выявились расхождения между кассовыми и банковскими документами. Полученные кассиром по чеку в банке 1,2 млн. рублей были оприходованы по кассе в сумме 1 млн. рублей. Эта же сумма (1 млн. рублей) была указана и в корешке чека. Разрыва между остатком на 1 января 1997 г. по банковской выписке и по счету 51 «Расчетный счет» не возникло, так как в регистрах бухгалтерского учета остаток был искусственно занижен. С целью сохранения баланса остаток был искусственно занижен еще по двум пассивным счетам на общую сумму 200 тысяч рублей. Для доказывания преступления необходимые свидетельства могли быть получены путем сопоставления суммы, записанной по приходу в отчете кассира, в приходном кассовом ордере, на дебете счета 50 «Касса» с суммой, отраженной в выписке банка и записанной по кредиту счета 51 «Расчетный счет» в корреспонденции с дебетом счета 50 «Касса». При этом будет определен круг лиц, причастных к преступлению, а также способ и время совершения преступления, т. е. важнейшие обстоятельства по уголовному делу.