Техническое и программное обеспечение учета расчетов по заработной плате

Техническое и програмное обеспечение учета являеться неотъемлимой частью организации учетного процесса.

Техническое обеспечение — это комплекс технических средств и методов, которые обеспечивают функционирование бухгалтерского учета, контроля и анализа. Элементами технического обеспечения учета являются технические средства, методические и руководящие материалы, техническая документация, персонал.

В последнее время вычислительная техника превратилась на определяющий фактор организации учета. Применение компьютерной техники разрешает ускорить обработку учетной информации и передачу ее по всем направлениям. Рядом с учетной информацией при помощи компьютера можно получать оперативно и своевременно всю информацию для обеспечения системы бухгалтерского учета. Поэтому одной из решающих составных материально-технического обеспечения бухгалтерского учета есть его компьютеризация и программное обеспечение.

Если говорить о техническом обеспечении бухгалтерского учета, то в ООО «Сталекс» для осуществления бухгалтерского учета в бухгалтерии установлены персональные компьютеры каждому сотруднику. Также в бухгалтерии для распечатки документов используют лазерный принтер. В целом состояние компьютерной техники удовлетворяют требования к программному обеспечению и моральному исносу.

Полная автоматизация учетной работы в ООО «Сталекс» предусматривает автоматизацию всей учетной работы. При этих условиях первичные документы оформляются не вручную, а печатаются с помощью ПЕОМ, что значительно сокращается рабочее время бухгалтеров предприятия. При такой форме ведение отпадает потребность дополнительного ввода данных из первичных документов в базу данных ПЕОМ, поскольку в памяти компьютера хранятся все необходимые реквизиты. И как следствие, составление форм отчетности предприятия тоже осуществляется с помощью ПЕОМ.

В качестве информационного обеспечения в ООО «Сталекс» применяется набор программ «1С: Предприятие 7.7» .

Набор программ «1С: Предприятие 7.7» является универсальной программой автоматизации деятельности предприятия, которая используется для любых разрезов экономической деятельности предприятия, в том числе и для разных участков бухгалтерского учета. Программа «1С: Предприятие 7.7» имеет компонентную структуру. Всего существует три основных компонента:

• 1) «1С: Бухгалтерия 7.7» ;
• 2) «1С: Оперативный учет 7.7» ;
• 3) «1С: Расчет 7. 7.

» 1С: Бухгалтерия 7.7″ является составной частью системы программ «1С: Предприятие 7.7 Программа 1С: Бухгалтерия является универсальной бухгалтерской программой и предназначенная для ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета по разным разделам.

Для ведения аналитического учета программа позволяет вводить неограниченное количество справочников — объектов аналитического учета: по видам. Все документы по аналитическому учету формируются в денежном выражении. Кроме этого, программа дает возможность создавать отчеты целесообразной формы, которые используют данные не только систематического, но и аналитического учета.

Для хранения информации о сотрудниках, работающих на ООО «Сталекс» предназначен Справочник «Сотрудники». Он используются как при выписке первичных документов, так и для ведения аналитического учета по бухгалтерским счетам: 372 «Расчеты с подотчетными лицами», 3773 «Расчеты с рабочими и служащими по другим операциям» и 66 «Расчеты по оплате труда».

Справочник «Сотрудники» реализован как трехуровневый. Сотрудников в этом справочнике можно объединять в произвольные группы и подгруппы. Данные справочника используются следующими документами: «Начисление зарплаты», «Выплата зарплаты», «ПКО», «РКО», «Авансовый отчет», а также справочниками «Места хранения», «Фирмы» и отчетами. Реквизиты диалоговой формы просмотра и редактирования сведений о конкретном сотруднике сгруппированы на нескольких закладках.

На закладке «Общие» содержатся основные сведения о сотруднике — его табельный номер (он же код), фамилия, имя, отчество, пол, должность.

На закладке «Данные по зп» вводятся данные, необходимые для начисления сотруднику заработной платы и удержания налога на доходы с физических лиц: сумма месячного оклада (или повременного тарифа), размер аванса, количество детей (на которых есть льготы) и количество льгот (кроме тех которые не указаны на детей) по налогу на доходы физических лиц, а также счет и статья затрат по которым будет списываться сумма начисленной сотруднику заработной платы.

В реквизиты закладки «Налоговые данные» вводятся индивидуальный налоговый номер сотрудника, название и адрес налоговой инспекции по его месту жительства.

Документ «Начисление зарплаты» возволяет выполнить нескольких операций: начисление заработной платы сотрудникам организации, сформировать ведомость начисления аванса, а также внесение в информационную базу остатков взаиморасчетов с сотрудниками в начале работы с конфигурацией. Тот или иной вариант использования документа выбирается непосредственно в реквизите «Виды выплат» его диалоговой формы.

Для начисления основной заработной платы сотрудникам ООО «Сталекс», автоматического расчета сумм отчислений и удержаний в бюджет и государственные целевые фонды (пенсионный фонд), формирования соответствующего набора бухгалтерских проводок в реквизите «Вид выплаты «следует выбрать значение «Основная зарплата». Кнопка «печать» диалоговой формы документа позволяет получить печатные формы платежной, расчетно-платежной ведомостей, свода отчислений в пенсионный фонд, а также расчетных листков за расчетный период по всем сотрудникам, перечисленным в его табличной части.

Для формирования ведомости начисления аванса реквизит «Вид выплаты» должно быть установлено в значении «Аванс». В этом случае при автоматическом заполнении табличной части документа в графу «К выдаче» по каждому сотруднику будут помещены суммы из реквизита «Аванс» справочника «Сотрудники». При необходимости сумму аванса можно отредактировать в ручную. При проведении с таким видом выплаты не вызывает формирования бухгалтерских проводок. Для внесения остатков в реквизите «Вид выплаты» должно быть установлено в значенит «Внесение остатков».

В заглавной части документа «Начисление зарплаты» должен быть определен бухгалтерский счетсубсчет расчетов по оплате труда, количество рабочих в текущем периоде начисления заработной платы, величина, определяющая среднесписочную численность сотрудников фирмы. На закладке «Дополнительно» определяются бухгалтерский счет затрат, счета учета расходов, а также вид деятельности.

Для автоматического заполнения списка сотрудников можно воспользоваться кнопкой «Заполнить». Документ внесет в табличную часть всех сотрудников предприятия, и заполнит графу «Начислено» согласно окладу, указанному для сотрудника в справочнике «Сотрудники» (размер аванса для вида выплаты «Аванс») и числа отработанных дней сотрудником, указанном в графе «Дн.».

Суммы различных дополнительных начислений (отпускных, больничных облагаемой и необлагаемой материальной помощи), если они имели место в текущем периоде начисления зарплаты, следует рассчитать и внести в соответствующие графы табличной части документа вручную.

Нажатие кнопки «Рассчитать» приведет к автоматическому расчету сумм основных удержаний по каждому сотруднику (в пенсионный фонд, налога с доходов физических лиц, профсоюзных взносов) в соответствии с базой их налогообложения и ставками, указанными для них в справочнике «Налоги и отчисления».

В графах «Начислено», «Удержано», «К выплате» отображаются итоговые суммы всех начислений, удержаний по сотруднику и сумма, подлежащая к выплате. После заполнения формы документ следует сохранить.

Документ «Выплата зарплаты» предназначен для формирования печатной формы платежной ведомости, бухгалтерских проводок, отражающих факт выплаты заработной платы (задолженностей по заработной плате) сотрудникам. Заполнение диалоговой формы документа начинается с определения периода, за который будет осуществляться выплата зарплаты сотрудникам предприятия, вида выплаты, а также счета учета оплаты труда.

Кнопка «Заполнить» предназначена для автоматического заполнения табличной части документа. При этом, для документов с видом выплаты «Аванс» или «Внесение остатков» предлагается осуществить выбор одного из документов «Начисление зарплаты», на основании которого будет заполнена табличная часть настоящего документа. В качестве вариантов будут предложены все документы «Начисление ЗП» с таким же видом выплаты, которые были внесены в текущем месяце. Для документа «Выплата ЗП» с видом выплаты «Основная зп» табличная часть будет заполнена текущим сальдо взаиморасчетов по каждому сотруднику выбранного подразделения. Кнопка «Печать» служит для получения печатной формы платежной ведомости по выплате заработной платы.

Для учета начисления и содержания заработной платы в типовой конфигурации «1С: Предприятие» используют счет 66 «Расчеты по оплате труда» в разрезе субсчетов 661 «Расчеты по заработной плате», 662 «Расчеты по депонентам», 663 «Расчеты по прочим выплатам» и в разрезе справочников «Сотрудники» .

Ответственный бухгалтер ООО «Сталекс» использует программу для обработки первичных документов своего участка, текущего учета расчетов по заработной платы и формирования отчетов на основании введенных проводок. Итоги могут выводить за квартал, год, месяц и за любой период, ограниченный двумя датами. Расчет итогов может выполняться через запятую и одновременно с введением проводок (в последнем случае не нужно перечисления).

После расчета итогов, программа формирует разные ведомости: сводные проводки; оборотно — сальдовую ведомость; оборотно — сальдовую ведомость по объектам аналитического учета.

Также бухгалтерией ООО «Сталекс» используется возможность программы по формированию произвольных отчетов, которая дает возможность на некотором бухгалтерском языке описать форму и содержание отчета, включая у него остатки и обороты по счетам и по объектам аналитического учета. С помощью данной функции программы главный бухгалтер предприятия может формировать как отчеты, которые ему необходимо предоставлять соответствующим пользователям, так и такие, которые нужны ему самому.

К сожалению, разработанные типовые проекты «1С: Бухгалтерия 7.7» не могут удовлетворить многих пользователей из-за отсутствия средств адаптации к условиям предприятия. То есть, разработанные типовые проекты не обладают достаточной гибкостью, в них не нашли отражения вопросы привязки к условиям предприятия, возможности расширения, частичной замены и совершенствования системы учета расчетов по заработной платы ПФ ООО «Сталекс».

Основным недостатком организации учета на ООО «Сталекс» в автоматизированной программе «1С: Предприятие — 7.7» является то, что существует постоянная потребность в обеспечении сохранения учетной информации в учетном процессе и вручную приходится заполнить строку 1.3 (оплата первых пяти дней нетрудоспособности) в отчете по ЕСВ, поскольку в таблице 6 такие суммы отдельно не выделяются.

Организация технологии учета расчетов по заработной плате ООО «Сталекс» состоит из трех последовательных этапов:

На первичном этапе операции по начислению, удержанию и выплате заработной плате в ООО «Сталекс» подтверждаются документами — табелем учета использования рабочего времени, больничными листами, отпускными записками, нарядами, ведомостями на премирование, платежными ведомостями, приказами о приеме и увольнению. Первичные документы оформляются в структурных подразделениях предприятия и на производственных участках. В подразделениях отвечают за составление первичных документов, мастер участка, мастер смены, начальник производства, координатор. Документы составляются по форме и аккуратно.

При проверке состояния организации текущего учета в ООО «Сталекс» можем отметить, что на фирме присутствует рабочий план счетов, но он нерегламентирован. Учитывая сложность производственного процесса, организационную структуру управления предприятием, целесообразно использовать разработанные графики документооборота.

Итоговый отчет является самым ответственным этапом учетного процесса. Отчеты составляет в ООО «Сталекс» главный бухгалтер. На предприятии отсутствует Табель форм отчетности. Для обеспечения достоверности показателей отчетности необходима таблица взаимоувязки показателей. На предприятии такая таблица отсутствует. Важное значение имеет организация годовой инвентаризации расчетов по заработной плате. Приказ о проведении инвентаризации по предприятию не издается. Поэтому, в ходе исследования, разработан график инвентаризации с целью конкретизации инвентаризационной работы.

На ООО «Сталекс» учет полность автоматизирован с использованием программы «1С: Предприятие — 7.7». Каждый сотрудник бухгалтерии обеспечен технически приходным персональным компьетером.