Совершенствование механизма прохождения управленческих решений (на примере ООО «Отель Престиж-Альфа»)

Пути и методы оптимизации управленческих решений на основе информационных технологий

В результате проведенного исследования современного рынка автоматизированных управленческих систем, мы пришли к выводу, что наиболее оптимальным вариантом станет система компании FIDELIO. Система FIDELIO — продукт немецкой фирмы HRS, которая является производителем автоматизированных систем для гостинично-ресторанного бизнеса. Главный офис находится в Мюнхене.

В настоящее время мы наблюдаем бурное развитие информационных технологий и программных средств в сфере гостиничного и туристического бизнеса. Это обусловливается тем эффектом, который можно получить при их правильном использовании. Гостиницы, пансионаты, отели во всех регионах России нуждаются в современном программном обеспечении и технологиях для эффективного ведения бизнеса Фирма Fidelio является производителем таких систем, как Fidelio FO (Fidelio Front Office), Fidelio F&B (Fidelio Food & Beverage) и Fidelio ENG. Система Fidelio является составной частью глобальных компьютерных систем бронирования, таких, как AMADEUS, SABRE, GALILEO, WORLDSPAN, таким образом, все гостиницы, представленные в Fidelio, автоматически загружаются в эти глобальные компьютерные системы бронирования.

Интересы фирмы Fidelio в России представляет фирма HRS (Hotel AND Restaraunt Systems), которая не только реализует и настраивает программные продукты фирмы Fidelio, но и оказывает техническую поддержку этих систем, проводит 'обучение пользователей. У фирмы HRS есть «Горячая линия», по которой можно получить разъяснения и советы в любое время суток.

Компьютерная система Fidelio является одной из самых популярных систем для гостиничного хозяйства. Она установлена (если брать Россию) в таких гостиницах как Balchug Kempinsky, Sherraton, Holiday Inn, Marriott, Золотое кольцо и другие.

Аппаратные требования не очень высоки — вполне достаточно иметь компьютеры с процессорами 486 с частотой 120 Мгц и оперативной памятью от 16 Мб.

Стоимость системы зависит от количества номеров в гостинице и от набора модулей системы. В сумму входит установка, настройка, поддержка системы, обучение пользователей.

Система FIDELIO FO производит:

• — бронирование и заселение гостей,
• — начисления за проживание и другие услуги, оказываемые гостиницей,
• — аккумулирование информации о неоплаченных счетах клиентов, поступающих из различных точек продаж,
• — выставление промежуточных и окончательных счетов для расчетов с клиентами,
• — учет информации о безналичных расчетах,
• — получение финансовых и статистических отчетов.

Альтернативой продукту Fidelio FO может стать управленческая программа «Edelweiss». Компания «СБА» представляет систему «Edelweiss», предназначенную для комплексной автоматизации всех рабочих мест гостиницы: службы портье, коммерческого (договорного) отдела, отдела бронирования, горничных, сервис-бюро, бизнес-центра, бухгалтерии проживания, телефонной службы гостиницы.

• — Ранний заезд, поздний выезд, почасовая оплата
• — Тарифы по дням недели;
• — Предоставление услуг по предоплате и в кредит;
• — Мультивалютность;
• — Сводные данные о номерном фонде и загрузке за любой период;
• — Черный список;
• — Жесткий контроль над персоналом

Основная задача АСУ «Edelweiss» — автоматизация служб бронирования и размещения (Портье), коммерческого отдела и бухгалтерии проживания. Вместе с тем «Эдельвейс» является одновременно неким концентратором и поставщиком информации о гостях и текущем состоянии гостиницы, стекающейся из смежных систем (отделов). К ним относятся:

• — бухгалтерская система гостиницы;
• — АСУ ресторана;
• — телефонная станция (с помощью тарификатора переговоров);
• — система контроля доступа (электронные замки);
• — система удаленного бронирования.

Полнофункциональный план гостиницы (электронная шахматка), резервирование по категориям номеров, быстрое размещение и переселение гостей, удобная процедура въезда или выезда, мгновенный поиск гостя по различным параметрам, гибкая система тарифов и скидок позволяет качественно производить работу с заявками и гостями. В российских гостиницах широко распространена практика поселения по местам, которая чаще всего используется совместно с классическим поселением в номер, поэтому к системе предъявлены особые требования по контролю загрузки гостиницы, поиску свободных номеров и мест.

Система «Edelweiss» позволяет быстро создавать групповое бронирование, корректно разделять оплату: гость-фирма, оформлять поздние приезды, досрочные выезды, отделение и присоединение к группе.

Для корректного предоставления данных в бухгалтерию система учитывает факты оплаты и предоставления услуг, отслеживает связь между ними, отвечает на вопрос, когда и каким способом каждая из услуг была оплачена. «Edelweiss» ведет контроль дебиторской задолженности партнеров, имеет возможность разнесения услуг по разным счетам одного гостя с оплатой разными платежными средствами, автоматически заносит проводки на счета. «Эдельвейс» подходит и для отечественной системы налогообложения, которая имеет ряд уникальных особенностей.

Гостиничная система «Edelweiss» содержит набор обязательных отчетов, предназначенных для предоставления в налоговые органы, ОВИР, Госкомстат, а также формы первичного учета для гостиниц Российской Федерации, утвержденные Приказом Минфина РФ № 121 от 13 декабря 1993 года.

На сегодняшний день «Edelweiss» — это динамично развивающаяся система, в соответствии с требованиями рынка, международными стандартами, с учетом требований и пожеланий заказчиков.

Эдельвейс — это система управления отелем (Property Management System, или PMS), которая не только позволяет проводить своевременное бронирование номера, максимально упростить процедуру оформления гостя, с учетом его предпочтений, но и планировать загрузку отеля, вести статистику, предоставлять данные для формирования бухгалтерской и управленческой отчетности и т. д.

Гостиничная система Эдельвейс — это стандартный продукт, легко адаптируемый под конкретную гостиницу (номерной фонд, услуги, тарифы и т. п.), требующий минимального сопровождения), понятный в обучении и удобный в работе.

Эдельвейс оптимально подходит для любых организаций в сфере гостеприимства, к которым можно отнести отели, гостиницы, дома отдыха, пансионаты и санатории.

Более чем 5-летний опыт присутствия Эдельвейс/Medallion на российском рынке и реализованные за это время проекты позволили нам накопить огромный практический опыт, который сегодня мы можем предложить нашим клиентам.

Преимущества системы «Edelweiss/Medallion» заключаются в том, что:

• — Программа доработана специально под Российское законодательство
• — Простой и интуитивно понятый интерфейс. Рабочий стол представлен в виде электронной шахматки.
• — Имеется журнал, где отражены все действия персонала, причем сам персонал этот журнал увидеть не может.
• — Программа позволяет вести жесткий контроль за деятельностью предприятия. Например, он всегда может проверить сколько прошло по кассе и сравнить с данными, представленными в программе, какие скидки, кому, в каком размере и каким сотрудникам были сделаны.
• — В архиве программы храниться вся информация о клиенте и его посещениях, а также есть возможность вести учет пожеланий и предпочтений посетителей.
• — С помощью программы можно привязывать платежи к услугам.
• — В программе ведется статистическая отчетность, ОВИР, формы соответствуют отчетности Министерством Финансов РФ для гостиниц, в том числе автоматически формируется форма Ф7Г.
• — Так как в программе есть «Конфигуратор», настраивать различные изменения, необходимые для работы гостиницы, может управляющий, не имеющий специальных знаний программиста., т. е. системный администратор не нужен.
• — Программа импортирует данные в бухгалтерские программы, в том числе и в 1С.
• — Расчет с клиентами можно производить как в наличном, так и в безналичном порядке.
• — При помощи программы формируется необходимая аналитическая отчетность.
• — Техническая поддержка ведется компанией «СБА», которая находится в Екатеринбург, что значительно снижает стоимость услуг по поддержанию и обслуживанию программного продукта.

Комплексная автоматизированная система управления отелем, пансионатом «Отель 2.3» это мощный инструмент в области информационных технологий, позволяющий вести полное управление и контроль всех бизнес-процессов гостиницы, повысить производительность работы за счет эффективного выполнения оперативных задач.

Система «Отель 2.3» состоит из набора модулей, которые легко добавляются в конфигурацию для конкретной гостиницы.

Встроенный модуль настроек позволяет сделать систему универсальной, удовлетворив пожелания различных отелей, как по размеру, так и форме собственности.

Широкий спектр функциональных возможностей удовлетворит пожелания, как небольшого отеля, так и крупного 5-звездочного комплекса.

Оптимальный набор модулей, позволит наращивать систему по мере необходимости, сократив при этом начальные инвестиции.

Модуль Интернет бронирования позволит бронировать номера в Вашем отеле, как физическими лицами, так и организациями, обеспечив, при этом, анализ и прогноз загрузки номерного фонда в реальном времени.

Мощный инструмент отчетности позволит определенным пользователям легко превратить данные о работе отеля в отчеты для анализа доходов, загрузки, затрат и множество других показателей.

Контроль, за работой отеля или комплекса отелей, может осуществляться из любой точки мира.

Возможности системы:

• 1) Работа в режиме реального времени: результаты работы каждой службы или автоматических подсистем сразу же доступны во всех других службах. Технологические процессы (например, ночной аудит и ежесуточное резервное копирование) происходят в фоновом режиме, не требуя перерывов в работе отеля и надзора со стороны персонала.
• 2) Процесс работы с клиентами (оформление поселения, оплаты, выезда? и др.) оптимизирован таким образом, чтобы занимал по времени, как правило, не более 1−2 минут, создавая комфортные условия для гостей.
• 3) Передача данных во внешнюю бухгалтерскую систему (например, кассовые отчеты, отчеты по безналичному расчету и кредитным картам) происходит автоматически
• 4) Система полностью адаптирована под законодательство Беларуси, Казахстана, России и Украины.
• 5) Персонификация и контроль пользования: система позволяет контролировать и анализировать работу персонала
• 6) Различные языковые среды отчетности и многовалютность.
• 7) Система автоматизации гостиницы KEI-Hotel — это программно-аппаратный комплекс нового поколения, совокупность самых современных технологий в области микропроцессорного управления и прикладного программного обеспечения.

Несомненным преимуществом системы KEI-Hotel является интерактивный интерфейс, что определяет легкость в обучении пользователей и эксплуатации проекта в целом.

В информационной системе гостиницы система KEI-Hotel является центральным звеном, куда стекается информация из других подсистем — телефонной, ресторанной, платного телевидения, безопасности и др. Данные системы хранятся под управлением промышленной СУБД SyBase, что гарантирует их сохранность даже при аварийных ситуациях.

Особое внимание следует уделить такой особенности программы, как гибкость настроек и применимость к условиям гостиниц любых типов и размеров.

KEI-Hotel позволяет систематизировать и автоматизировать все аспекты работы службы приема и размещения, бронирования, регистрацию, выписку и расчет гостей, управление номерным фондом. Это значительно упрощает работу финансового и коммерческого отделов, формирует статистические отчеты и журналы паспортного стола. Система ведет счета клиентов и предполагает использование расчетной, депозитной или смешенной системы оплаты услуг в гостинице, как в целом, так и по каждой из предоставляемых услуг в отдельности (рисунок 3.1).

Рисунок 3.1 — Структурная схема комплекса автоматизации гостиниц «KEI-Hotel».

Система позволяет быстро разместить, рассчитать и выписать гостя, без необходимости оформления множества бумаг, как по предварительной заявке — брони, так и без нее.

Данный модуль обладает следующими возможностями:

• — Быстрая регистрация гостей без предварительного бронирования
• — Размещение гостей по брони
• — Поиск гостя по истории проживания
• — Обработка групп, включая транзитные группы
• — Централизованный перенос данных о предоставленных услугах на лицевой счет гостя в автоматическом и ручном режиме.
• — Контроль начислений за предоставленные услуги.
• — Автоматический пересчет услуг при изменении тарифа, перемещениях, смене категории номера или местности размещения
• — Начисления почасовой оплаты на вторые сутки проживания, включая корректный расчет почасового проживания в отделе бронирования.
• — Автоматические расчеты тарифов в зависимости от сезона и тарифного плана
• — Редактирование и исправление данных после регистрации гостя (за исключением даты и времени прибытия)
• — Печать анкеты и регистрационной карты гостя как до, так и после прибытия гостя
• — Оперативный доступ к готовым для размещения комнатам (с указанием срока простоя номера)
• — Перемещение предоплаты, произведенной при бронировании, на лицевой счет при регистрации гостя
• — Начисление всех услуг на лицевой счет гостя или на номер, снижает финансовые риски и упрощает расчеты с клиентами
• — Оперативный учет и контроль гостей с отрицательным балансом или отсутствием гарантии оплаты
• — Автоматическая блокировка гостевых ключей по окончанию оплаченного срока проживания доступа в номер непосредственно с компьютера службы приема и размещения без необходимости манипуляций с замками специальными картами-ключами.
• — Занесение деталей пребывания любого гостя в память компьютера на сколь угодно большой срок
• — Паспортный стол и электронные журналы регистрации по категориям
• — Создание сообщений гостю, электронная побудка, управление замками номерного фонда.
• — Все операции с гостями выполняются через единую форму — карту гостя.
• — Карта гостя предназначена для хранения информации о госте и выполнения следующих операций:
• — Размещение гостя
• — Поиск гостя в базе постоянных клиентов
• — Изменение личных данных
• — Изменение сроков проживания
• — Перемещение из номера в номер
• — Выполнение операций с электронным ключом
• — Управление доступом гостя в номер
• — Автоматический расчёт стоимости проживания с учётом календарного плана и периодических скидок, почасовая оплата
• — Каждая карточка гостя в системе уникальна, что позволяет вести учет не только количества приездов гостя, но его заселение от различных источников.

Система позволяет хранить информацию как об индивидуальных гостях, которые когда-либо проживали в гостинице, так и о группах, агентствах, организациях и др., что позволяет эффективно вести статистику и решать, с какими организациями наиболее выгодно иметь дело. Кроме того, эта функция значительно облегчает и упрощает работу отдела бронирования, так как есть возможность автоматического переноса данных о госте во вновь создаваемую заявку.

Немаловажным является прозрачность системы, как для персонала обслуживающего гостей, так и для управленческого звена в совокупности с аналитическим модулем позволяющим удаленно управлять гостиницей, выводит на качественно-новый рубеж возможности управления из любой точки мира, в том числе с мобильного телефона или средствами интернет.