Функции менеджмента: планирование, организация, мотивация, контроль

Планирование: сущность, функции, организационные цели и этапы

мотивация планирование контроль менеджмент Взаимосвязь между функциями менеджмента представлена круговой диаграммой, показывающей содержание любого процесса управления. Стрелки на диаграмме показывают, что движение от стадии планирования к контролю возможно лишь путем выполнения работ, связанных с организацией процесса и с мотивированием работающих. В центре диаграммы находится функция координации, обеспечивающая согласование и взаимодействие всех остальных.

Теперь ознакомимся поближе с каждой функцией по отдельности.

Планирование — это определение системы целей функционирования и развития организации, а также путей и средств их достижения. Любая организация не может обходиться без планирования, так как необходимо принимать управленческие решения относительно:

• 1) распределения ресурсов;
• 2) координации деятельности между отдельными подразделениями;
• 3) координации с внешней средой (рынком);
• 4) создания эффективной внутренней структуры;
• 5) контроля за деятельностью;
• 6) развития организации в будущем.

Весь процесс планирования в организации разделяется на три уровня: стратегический, тактическое планирование и оперативный. Стратегическое планирование — это определение целей и процедур организации в долгосрочной перспективе, тактическое планирование — это определение промежуточных целей на пути достижения стратегических целей и задач, оперативное планирование — это система управления организацией на текущий период времени. Процесс планирование осуществляется в следующем порядке:

• 1) разрабатывается миссия организации;
• 2) исходя из миссии, разрабатываются цели;
• 3) производится оценка и анализ внешней и внутренней среды организации;
• 4) анализ стратегических альтернатив;
• 5) выбор конкретной стратегии;
• 6) реализация стратегии;
• 7) оценка стратегии;
• 8) миссия организации.

После установления цели и выбора альтернативных путей ее достижения (стратегии) основными компонентами формального планирования являются:

• 1) тактика, или как добиться того или иного результата;
• 2) политика, или обще руководство для действий и принятия решений, которое облегчает достижение целей;
• 3) процедуры, или описание действий, которые следует предпринимать в конкретной ситуации;
• 4) правила, или что должно быть сделано в каждой конкретной ситуации.

В процессе планирования обычно выделяют восемь этапов:

Этап 1. Целеполагание (формулировка целей).

Этап 2. Подбор, анализ и оценка способов достижения поставленных целей.

Этап 3. Составление перечня необходимых действий.

Этап 4. Составление программы работ (плана мероприятий).

Этап 5. Анализ ресурсов.

Этап 6. Анализ разработанного варианта плана.

Этап 7. Подготовка детального плана действий.

Этап 8. Контроль за выполнением плана, внесение необходимых изменений в случае необходимости.

Для реализации процесса планирования также необходимо иметь налаженную организационную систему. Работа организации направлена на достижение планового показателя, и от того, как построена и скоординирована эта работа, зависит результат. Даже самые идеальные планы не будут реализованы без соответствующей организации. Должна существовать исполнительская структура. Кроме того, у организации должна существовать возможность будущего развития, так как без этого организация будет разрушаться (если мы не развиваемся, значит, мы умираем). Будущее организации зависит от условий среды, в которой она работает, от навыков и знаний персонала, от того места, которое организация занимает в отрасли (регионе, стране).

Результатом процесса планирования является план. План — это детализированная совокупность решений, которые подлежат реализации, перечень конкретных мероприятий и их исполнителей. Планы и планирование имеют различные вариации, и их можно рассматривать с разных точек зрения.

По широте охвата:

• 1) корпоративное планирование (для всей компании в целом);
• 2) планирование по видам деятельности (планирование производства ковров);
• 3) планирование на уровне конкретного подразделения (планирование работы цеха).

По функции:

• 1) производственное;
• 2) финансовое;
• 3) кадровое;
• 4) маркетинговое.

По подфункции (например, для маркетинга):

• 1) планирование ассортимента;
• 2) планирование рекламы;
• 3) планирование продаж.

По временному периоду:

• 1) долгосрочное планирование — 5 лет и более;
• 2) среднесрочное планирование — от 2 до 5 лет;
• 3) краткосрочное планирование — до года.

По степени детализации планов:

• 1) стратегическое планирование;
• 2) оперативное или тактическое планирование.

По обязательности выполнения:

• 3) директивные планы для непосредственного обязательного исполнения;
• 4) индикативные планы, которые являются ориентированными и зависят от индикаторов политической, экономической и др. деятельности.

План как итог планирования для исполнителей является директивным документом и должен включать как обязательные, так и рекомендательные показатели, причем с увеличением сроков планирования число индикативных (рекомендательных) показателей растет.

Различают три основные формы организации планирования:

• 1) «сверху вниз» ;
• 2) «снизу вверх» ;
• 3) «цели вниз — планы вверх» .

Планирование базируется на данных прошлых периодов деятельности, но целью планирования является деятельность предприятия в перспективе и контроль за этим процессом. Поэтому надежность планирования зависит от точности и правильности информации, которую получают менеджеры. Качество планирования в большей степени зависит от интеллектуального уровня компетенции менеджеров и точности прогнозов относительно дальнейшего развития ситуации.