Организация логистической деятельности на предприятии

Для систематизации логистических процессов, а также внедрения логистического управления в повседневную деятельность компании, необходимо создание самостоятельного подразделения в организационной структуре компании — службы логистики, находящейся в прямом подчинении руководства компании.

На предприятии, имеющем службу логистики все функции, необходимые для эффективного выполнения заказов, объединяются в мощный централизованно управляемый механизм, позволяющий решать задачи практически любой степени сложности ответственно, сложно и профессионально. При этом служба логистики не подменяет собой соответствующие структурные подразделения. В организационной структуре предприятия почти все функциональные области взаимодействуют с ней, обеспечивая оптимизацию деятельности и устойчивость предприятия. Перед специалистами службы логистики не ставится задача устранения сбоев и разрешения возникающих проблем и конфликтных ситуаций, их функция — анализ и координация выполнения укрупненных блоков задач. Задача управления на основе логистического подхода — согласовать потребности в операциях на межфункциональной основе для достижения глобальной цели предприятия.

Одним из подходов к организации работы службы логистики является межфункциональная командная работа, в процессе которой специалисты различных функциональных подразделений предприятия коллективно работают над решением общих логистических задач предприятия. Преимуществами такой работы являются:

объединение знаний, навыков, умений сотрудников различных подразделений предприятия;

перекрестное (по вертикали и горизонтали) владение задачами и проблемами;

повышение качества принимаемых решений;

повышение уровня взаимодействия между специалистами различных подразделений и развитие сплоченности команды;

ускорение определения и решения логистических задач и др.

Такие команды могут успешно функционировать и приносить реальную пользу предприятию если:

команда состоит не менее, чем из десяти сотрудников, команда сформирована по принципу добровольности, ее возглавляет специалист по логистике, работа не затягивается по срокам, объем входящей и выходящей документации минимален, команда имеет ясные и конкретные цели в области логистики, команда получает в результате своей деятельности адекватную отдачу, причем речь идет не об отдельных членах, а о всей команде в целом.

Серьезным достижением производственных предприятий является создание специализированной службы логистики на предприятии, что позволяет со значительно большей компетентностью и гибкостью решать логистические проблемы, возникающие перед предприятием. Для этого предприятие должно иметь в своем штате специалиста (или специалистов) по логистике. Этот специалист должен располагать официальными полномочиями своей должности, которые дают ему право принимать решения, в том числе и кадровые (по приему на работу и увольнению своих сотрудников). Руководитель логистической службы должен подчиняться одному из заместителей директора предприятия, а нередко и самому директору, что придает ему более значительный статус в управленческой иерархии, который является весьма немаловажным фактором взаимоотношений логистической службы с традиционными функциональными подразделениями предприятия. [27 с., 82].

Логистический персонал по своим должностным обязанностям и функциям ничем не отличается от любого другого персонала. Однако принципы управления этим персоналом имеют некоторые особенности, а именно:

важным является стимулирование самостоятельности и предприимчивости, поощряется творческий подход к решению возникающих проблем и некоторая степень риска при принятии решений;

максимальное приближение к процессу обслуживания потребителей — заказ и требования потребителя являются законом для логиста вне зависимости от желаний и удобства работы производственных и функциональных подразделений предприятия;

верность своей миссии, своему делу, несмотря на обычное и естественное сопротивление функциональных служб, а также их явное и скрытое сопротивление реальной деятельности логистической службы.

Оценка работы логистической службы на предприятии проводится по нескольким направлениям, в том числе по признакам сокращения времени выполнения заказов, улучшения обслуживания потребителей, достижения уровня качества производимой продукции до 99%, а также по отношению объема полученного предприятием дохода за определенный временной период к среднесписочному составу логистической службы.

Перспективным направлением в области управления логистическими функциями предприятия является привлечение им сторонних организаций, так называемых, логистических посредников, оказывающих услуги, типа консалтинговых, а также участвующих непосредственно в процессах снабжения и дистрибьюции (торговые дома, оптово-посреднические компании, дистрибьюторы, агенты и т. д.).

Руководитель организации, прежде чем принимать решение о структурной перестройке своей организации должен обратить и проанализировать следующие основные моменты существующей деятельности, а именно:

Если менеджеры предприятия большую часть времени уделяют исправлению ошибок, а не планируют мероприятия по предупреждению этих ошибок — значит управление неэффективно;

Если менеджеры в большинстве случаев принимают решения за подчиненных, следует изменить схему выполнения работ и назначить новых ответственных за их исполнение;

Если менеджеры повторно выполняют обязанности других подразделений фирмы, то следует предупредить их о строгом соблюдении своих должностных инструкций;

Насколько централизовано руководство на фирме.

Процесс продаж сильно страдает в том случае, если менеджеры фирмы плохо представляют себе, каким образом распределительная сеть предприятия делает деньги;

Если главный менеджер компании удовлетворен процессом общего управления в компании — это верный признак скорой стагнации, поскольку всегда есть возможности для усовершенствования.

Выяснив подобные вопросы, управляющий должен задуматься над предстоящей реорганизацией.

Необходимо помнить, что недостаток организованности наверху приводит всегда к слабой организации в среднем и низшем звеньях управленческой структуры.

Одной из существенных задач логистической службы производственного предприятия является организация процессов управления заказами. Особенно важным это становится в компаниях оптовой торговли. Неотработанность четкой схемы получения заказа, его прохождения через различные службы для выработки ответа клиенту, долговременные процессы согласования ценовых вопросов, сроков исполнения заказа, вариантов оплаты покупки, способов отправки заказа, определение возможностей и размеров торговых скидок, — все это приводит к потенциальной, а, чаще, реальной потере клиента. В настоящее время выработаны основные правила создания действенной системы управления заказами [30 с., 68].

Одним из главных факторов такой системы является наличие в компании единой компьютерной сети, связывающей все подразделения предприятия: отделы снабжения, сбыта, маркетинга, склад, транспортный отдел, бухгалтерию и т. д. Эта компьютерная сеть должна быть оснащена операционной программой класса ERP (например, программой 1С-Предприятие). Такое программное обеспечение позволяет использовать прикладной модуль CRM («Партнерские отношения с клиентами»). При отсутствии такого обеспечения, менеджеры по продажам должны быть обеспечены четкими инструкциями проведения работ с разными группами клиентов. В частности, они должны иметь перед глазами список наиболее важных клиентов, которым следует предоставлять определенные и вполне конкретизированные скидки за размер заказа, за условия платежа и т. п. Отсутствие такого рода четких инструкций приводит к задержкам в исполнении заказов, многочисленным и неэффективным согласованиям условий исполнения заказа, что, в конечном счете, может привести к потерям части клиентов. Оценка работы по приему и исполнению заказа всегда должна начинаться с тотальной проверки и описания всей цепочки прохождения заказа внутри организации. Целью такой проверки является выявление «лишних» звеньев цепочки, наличия дублирования, пролеживание документов на отдельных этапах, т. е. создание возможно более короткой цепи документооборота.