Фиксированные списки. 
Продажа хозяйственных товаров ТД "Белый Кот"

Фиксированный список предполагает заполнение поля путём выбора из перечня неизменных допустимых значений. Я создаю фиксированные списки на поля 'Пол сотрудника' (значения: 'М' и 'Ж') и 'Страна' (значения: 'Нидерланды', 'Испания', 'Швеция'). Для этого в столбце Тип данных выбираю элемент Мастер подстановок. Далее в окне Создание подстановки выбираю Будет введён фиксированный набор значений > число столбцов равно 1 > ввожу значения, из которых будет выбираться нужное.

Нефиксированные списки

Нефиксированный список предполагает заполнение поля значениями из другой таблицы. Создаётся на внешние ключи, поэтому в моей БД максимальное их количество — 4 (равно количеству взаимосвязей). Но так как в БД присутствует 2 сложных формы (подробнее в п. 4.3), то списков будет 2. Создаю их на поля 'Код товара' (выводятся Вид товара, Цена товара), 'Код сотрудника' (выводятся ФИО сотрудника и Телефон сотрудника), выбирая в Типе данных Мастер подстановок. С помощью нефиксированных списков я конкретизировала сотрудников, товары для таблиц, в которых данные поля являются внешними ключами.

Кодировка

Для удобства поиска информации в БД я ввела систему кодирования.

В таблице 'Сотрудники' применила кодировку к полю Код сотрудника. Она имеет вид: 02/М-01. Первые двумя цифрами обозначен год принятия на работу, заглавная буква — первая буква фамилии сотрудника, последние 2 цифры — это порядковый номер. Также я прописала Маску ввода. Для этого в Свойствах поля я создала маску ввода 'Код сотрудника', имеющую вид: 00/>L-00.

В таблице 'Товары' применила кодировку к полю Код товара. Она имеет вид: А/ГЕР-03. Первая буква — определяют тип товара (А — ароматические средства, М — изделия из микроволокна, К — ковры, Ш — швабры, щетки), следующие 3 обозначают страну производителя. Маска ввода имеет вид: >L/>LLL-00.

В таблице 'Продажи' применила кодировку к полю Код продажи. Она имеет вид: 06/05−12. Первые четырьмя цифрами обозначены месяц/год акта продажи, 2 последние цифры — порядковый номер. Маска ввода имеет вид: 00/00−00.