Составление бюджета для PR-компании

Что дает и предполагает планирование бюджета:

• · это дает возможность узнать, во что обойдется проведение PR — кампании;
• · это позволяет понять, какую именно кампанию можно провести на имеющиеся средства;
• · бюджет предполагает составление списка задач, которые должны быть выполнены. Этот список может быть представлен в виде расписания событий по времени;
• · бюджет устанавливает порядок расходов и предусматривает случаи превышения расходов, т.к. необходимо не только контролировать соответствие расходов запланированных, но и регулировать превышение расходов;
• · после завершения программы подводятся итоги и оценивается оптимальность затрат: слишком мало или много было потрачено, и были ли расходы каждого отдельного специалиста на конкретную акцию обоснованными.

Разница между отделом по связям с общественностью внутри организации и внешним PR — агентством состоит только в том, что бюджет агентства предусматривает сумму дохода агентства от выполнения заказа.

Элементы бюджета PR — кампании

1. Труд.

Предполагается оплата труда не только тех, кто непосредственно занимается PR — кампанией, но также всего обслуживающего персонала:

• · секретарей;
• · клерков;
• · бухгалтеров;
• · тех, кто приглашает гостей и рассылает сообщения.

Это относится как к PR — отделу внутри фирмы, так и к PR — агентству. И поскольку PR — кампания требует участия большого числа людей, то это будет значительная статья расходов в бюджете;

2. Расходы на обслуживание офиса.

К ним относятся:

• · фиксированные платежи за аренду;
• · налоги;
• · страховка;
• · центральное отопление;
• · оплата электричества;
• · уборка;
• · различные платежи за телефон и другие виды связи.
• 3. Материалы.

Сюда относятся затраты на все технические средства — такие, как:

• · бумага;
• · стоимость почтовых тарифов;
• · печать;
• · наглядные материалы;
• · выставочные стенды;
• · фотографии;
• · слайды;
• · аудио — и видеомагнитофоны.
• 4. Прочие расходы.

Предполагаются расходы на оплату:

• · поездок;
• · проживание в отеле.

Специальные расходы, связанные с организацией PR — событий, которые предполагают плату за:

• · использование микрофонов;
• · видеокассет;
• · телеэкранов;
• · грузовиков;
• · тентов;
• · стульев;
• · зонтов и т. д.

Вычисление расходов Когда PR — агентство рассчитывает свои почасовые или дневные тарифы (нормы), оно объединяет:

• · зарплату;
• · стоимость обслуживания и доход;
• · технические средства и мелкие расходы оцениваются отдельно.

В отличие от рекламных агентств, PR — агентства не делают надбавок к цене за материалы и мелкие расходы. Они следуют принципу, что доход они получают за счет времени, затраченного сотрудниками. Уровень навыков и профессионализма отражается в зарплате, и некоторые агентства устанавливают почасовые тарифы в соответствии с зарплатой каждого отдельного сотрудника. Таким образом, клиент платит за конкретный опыт и профессионализм.

Бюджет для PR — кампании, проводимой PR — агентством

Проведение встреч клиента и PR — агентства предполагается ежемесячно.

Эти средства не относятся к тактической работе. И, как правило, стоимость часа не является фиксированной, она может либо повышаться, либо понижаться.

Рабочее обеспечение состоит из новых сообщений, организации и проведения новых открытий, составление ежегодных финансовых отчетов, создания и публикации статей в газетах и журналах, записи интервью и рассылке записи на радио и телевидение.

Непредвиденные расходы — это сумма финансовых средств, которые не привлекаются на целевое использование, но к ним обращаются, если требуется больше денег, т.к., например, выросли цены. Это «спасательный круг» в случае непредвиденных обстоятельств. И деньги не обязательно должны быть потрачены. Анализируя эти цифры, клиент решает, принимать или не принимать бюджет, тратить больше или меньше, придерживаться или отказаться от предложенного порядка действий. Обе стороны решают, на каком этапе они находятся, что должно быть сделано, сколько потрачено.

Распределение средств В рамках этого бюджета создаются более конкретные дополнительные бюджеты, и только их итоговые суммы отражены в общем бюджете для PR — кампании. Официальное открытие, ежегодный финансовый отчёт, выпуск журнала — все это требует составления своих дополнительных бюджетов.

Скажем, расходы на официальное открытие будут зависеть от:

• · места проведения;
• · числа гостей;
• · обширности программы;
• · предусматривается ли размещение на ночь;
• · оплата проезда;
• · арендные платежи за использование тентов, стульев, микрофонов;
• · почасовой оплаты привлеченного персонала.

Расходы на составление ежегодного отчета учитывают:

• · составление;
• · печать;
• · распространение отчета.

Эти расходы зависят от:

• · числа страниц;
• · числа копий;
• · размеров страниц;
• · качества печати;
• · наличия иллюстраций;
• · качества бумаги;
• · стоимости распространения, которое может включать стоимость конвертов, марок и другие расходы.

Издание ежеквартального журнала предполагает только что описанные расходы для выпуска ежегодного финансового отчета, однако, возможны дополнительные расходы на фотографии и дизайн.

Составление бюджета отделом по связям с общественностью внутри фирмы В этом случае мы не принимаем во внимание почасовую оплату, которая должна покрывать зарплату, затраты на обслуживание офиса и получение дохода. Можно подумать, что работа PR — отдела внутри фирмы обходится дешевле работы PR — агентства, если сравнивать только зарплату персонала, и не учитывать того, что PR — отдел также должен быть оборудован и, соответственно, обслуживаться. Любая деятельность компании сколько — то стоит. Это легче проследить на примере маленького PR — агентства, чем большой организации. Таким образом, деятельность PR — отдела может оказаться дороже, чем найм агентства, чьи услуги будут предоставляться лишь определенное время.

Статьи бюджета для большой организации с собственным отделом по связям с общественностью.

Анализ бюджета

Этот бюджет отражает весь комплекс действий PR — отдела. И, в общем, он является более полным, всеохватывающим по сравнению с бюджетом PR — агентства. Заметим, что такие понятия, как «редактирование» и «создание» требуют материальных и временных затрат — последние покрываются зарплатой.

Просмотрев представленные позиции, руководство может увидеть, в каком направлении действуют PR — менеджеры; как цены соотносятся с производительностью организации, на основании чего вносятся какие — то исправления или добавления перед тем, как начать работу. Кроме того, данные вычисления показывают, что можно и что нельзя сделать с данным персоналом и ресурсами.

Рабочие часы — это важный аспект как для PR — агентства, так и для PR — отдела. Зарплаты, отраженные в бюджете, должны оплачивать достаточное количество рабочих часов, в течение которых работа будет выполнена. Например, не рекомендуется выпускать корпоративный журнал, пока не найдут специалиста, у которого есть и время, и способности редактировать его. Это как раз тот случай, когда выгоднее будет соединить работу PR — отдела с услугами PR — агентства, которое имеет студию дизайна и соответствующее компьютерное обеспечение для издательской деятельности.

пиар репутационный гонорар бюджет.

Гонорары и бюджет PR — агентства

Порядок вычисления вознаграждения включает следующее:

• 1. Рабочее время плюс затраты на подручные средства:
  • · бумагу;
  • · конверты;
  • · фотографии.

Дополнительные расходы:

• · проезд;
• · проживание в отеле.
• 1. Время — это число часов, необходимых для реализации PR — программы.
• 2. Почасовой тариф рассчитывается таким образом, чтобы можно было выплатить:
  • · зарплаты;
  • · покрыть административные расходы;
  • · расходы на обслуживание офиса;
  • · получить доход.

Иногда используется не почасовая оплата, а оплата по дням.

• 1. Иногда почасовая оплата соответствует уровню зарплаты главного специалиста и его помощника.
• 2. Некоторые агентства оценивают вклад каждого в выполнение программы и оценивают свое время на основе зарплаты и расходов.