Классификация документов. 
Делопроизводство в туризме

Понятие классификации документов

Классификация документов — распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними.

Классификация позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве.

Виды классификации

В делопроизводстве часто используется понятие «система документации», и элементом подобной системы может являться любой созданный документ. Объединение документов в систему документации происходит по их отдельным видам или разновидностям.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы.

Первая — это документы по общим и административным вопросам, т. е. по вопросам общего руководства предприятием и его деятельностью.

Среди управленческих документов выделяют организационные (устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка или положения о персонале, положение о структурном подразделении предприятия, должностная инструкция) и распорядительные (приказ, распоряжение, указание, инструкция).

Отдельно выделяют информационно-справочные документы (протокол, акт, докладная и объяснительная записки, справка и др.) и документы по персоналу предприятия (типовой трудовой договор, заявление, анкета, характеристика и т. д.).

Вторая группа — документы по функциям управления. Такие документы составляют работники планово-финансовых отделов, бухгалтерии, снабжения и сбыта, коммерческих, юридических отделов и других функциональных подразделений То есть, важнейшим признаком для классификации документов всегда является его содержание, и служебные документы могут подразделяться на:

документацию по административным вопросам;

документацию по материально-техническому снабжению;

документацию по планированию;

документацию по оперативной деятельности;

документацию по бухгалтерскому учету;

документацию по подготовке и расстановке кадров;

документацию по финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т. д.

Кроме того, все документы, обращающиеся на предприятии, могут условно классифицироваться по ряду признаков:

по месту составления:

входящие — поступившие в организацию;

исходящие — отправляемые из организации;

внутренние — составленные и используемые в самой организации.

Здесь, в зависимости от содержания, объёма, деловые письма разделяют:

на простые — письмо-просьба, письмо-сообщение, письмо-приглашение, письмо-благодарность, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение;

контрактные — запрос, ответ на запрос, предложение, ответ на предложение, договор (контракт), рекламация (претензия), ответ на рекламацию.

по степени унификации (по форме) различают документы: индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные, унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальные документы — разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

Типовыми — являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Трафаретные документы — имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, поскольку они позволяют экономить время на подготовку.

Примерные документы — носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

Анкета — способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.

Таблица — представляет собой документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) — на пересечении соответствующих граф и строк. У данного вида документа есть преимущество: текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные.

по происхождению:

официальные (служебные) — затрагивающие интересы организации, составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном порядке;

личные — касающиеся интересов конкретного лица и являющиеся именными.

по юридической значимости:

подлинники (оригиналы) — первые или единичные экземпляры официальных документов, собственноручно подписанные автором;

копии — документы, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющие юридической силы;

заверенные копии — копии документов, на которых в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие им юридическую силу;

дубликаты — повторные экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу.

Реже используются другие виды классификации документов:

по наименованию (приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, доверенности и т. д.).

по способу документирования: рукописные; электронные; графические; кино-, фото-, фонодокументы.

по сфере использования: организационно-распорядительные; финансово-бухгалтерские; научно-технические; по труду; отчетно-статистические.

по степени сложности документы классифицируют на простые, это документы, в которых рассматривается один вопрос, и сложные, где освещается несколько вопросов.

по грифу ограничения доступа: открытые (несекретные); с грифом ограничения доступа. Документы могут иметь следующие грифы:

" для служебного пользования" (служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли);

" секретно", «совершенно секретно», «особой важности» (информация, содержащая государственную тайну);

" конфиденциально" (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);

" коммерческая тайна" (информация, используемая для достижения коммерческих целей, разглашение которой может нанести ущерб обладателю информации).

по форме изложения:

индивидуальные — содержание которых излагается в свободной форме;

трафаретные — когда структура, часть документа, стандартные фразы заранее подготовлены, а другая часть заполняется при составлении, например, справка с места работы;

типовые — созданные для документирования стандартных ситуаций, например командирования, и используемые во всех организациях.

по срокам хранения: постоянного хранения; долговременного хранения (свыше 10 лет); временного хранения (до 10 лет).

Еще один критерий классификации документов степень обязательности. По нему вводится деление документов на:

информационные — содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций;

директивные — обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

В целом вся система классификации в делопроизводстве служит основой организации так называемых первичных комплексов документа и закладывает основы фондов для дальнейшего хранения и использования материалов в учреждении и государственном архиве.

Направления совершенствования документационного обеспечения в туризме

При изучении состава документации, организации документооборота и процессов документирования ряда типичных предприятий сферы туризма России видно, что их нормативно-методическая основа находится в развитии, однако имеет серьезные недостатки и нуждается в существенном пополнении по целому ряду ключевых направлений.

Требуется, в частности:

совершенствование классификации видов туризма и туристской деятельности;

разработка соответствующих стандартов производства турпродуктов и комплекса документации;

установление более рациональных процедур документирования и работы с документами при организации туристской деятельности предприятий и оценке ее качества;

необходимость оптимизации состава видов и разновидностей, унификации и стандартизации документации, обеспечивающей управление туристской деятельностью.