Цели и задачи контроллинга

Логистика применительно к предприятию представляет планирование, управление и контроль за складированием и транспортированием всех видов материальных ресурсов внутри предприятия и вне его.

Основная задача контроллинга логистики — текущий контроль за экономичностью процессов складирования и транспортирования материальных ресурсов, также в функцию контроллинга входит разработка методики управления складскими запасами. Эффективное управление складскими запасами возможно лишь после определения потребностей производства в материальных ресурсах на основе выбранных методов. Предпосылкой проведения расчётов издержек служит системный охват работ в области логистики и связанных с ними издержек. Издержки разбиваются на постоянные и переменные. Основные места возникновения издержек в логистике — это места приёма материалов, входной склад, склад готовой продукции.

В области контроля над экономичностью контроллинг призван вырабатывать рекомендации для руководителей разного уровня таким образом, чтобы достигалась оптимальная комбинация затрат в логистике. При отслеживании экономичности используются следующие показатели:

• 1) степень готовности поставщика;
• 2) стоимость недополученного продукта;
• 3) время приема товара.

Обеспечить руководство информацией, необходимой для выбора оптимальных материальных потоков, маршрутов, схемы заполнения склада и т. д. При планировании — планируется потребность в материалах с учетом методики управления складскими запасами (сроки поставки, выбор методов заказов, расчет ритмичности поставок с увязкой с политикой закупок). При этом учитывают складской запас пополняется с учетом графика выпуска продукции, если запасы достигли опасного минимума, рассчитать скорость потребления. Здесь, фазами контроля будут являться:

• — определение плановых величин показателей;
• — расчет фактических величин показателей;
• — сравнение фактических и плановых величин показателей (выявление отклонений);
• — анализ данных отклонений.

К форме внутреннего контроля в некоторой степени приближено понятие контроллинга. Но именно приближено, так как непосредственно к форме внутреннего контроля контроллинг отнести нельзя.

Если сравнивать контроллинг и контроль, то в принципе контроллинг ближе к предварительному контролю.

Положение по внутреннему контролю должно содержать следующие пункты:

• 1. Надежность ответственных лиц.
• 2. Разграничение ответственности:
  • а) разграничение оперативной ответственности от ответственности за отчет;

Например, менеджер по готовой продукции, а не оператор должен вести учет произведенной продукции; инвентаризационные счета по остаткам должен вести не кладовщик, а выделенный служащий;

• б) разграничение ответственности за сохранность продукции и их учет, например, бухгалтер не должен считать деньги, а кассир, в свою очередь, не должен иметь доступ к книге счетов и к отдельным документам;
• в) разграничение полномочий на совершение сделок и ответственности за сохранность материальных ценностей;
• г) разграничение обязанностей по учетным функциям.
• 3. Полномочия руководителей.
• 4. Соответствие документов установленным требованиям.

Документы и отчеты имеют различное оформление: от первичных документов, таких, как счета-фактуры, приходные и расходные ордера, до бухгалтерских отчетов и регистров.

Прямое, полное и не допускающее подделки оформление документов — вот главная цель.

Необходимо осуществлять нумерацию документов, составлять специальные регистры, обеспечить хранение накладных в сейфах, непосредственное документирование и заполнение реквизитов, что особенно важно при продаже продукции за наличные деньги.

Рекомендуется применять сигнальные полосы, отметки о вознаграждении покупателей и т. д.

• 5. Стандартные процедуры.
• 6. Охрана.
• 7. Передача обязанностей.
• 8. Независимые проверки.
• 3. Внедрение контроллинга в организации

В настоящее время контроллинг, как система экономического управления деятельностью фирмы, широко применяется в хозяйственно-развитых странах. Нет практически ни одной крупной или средней компании, где его использование в той или иной мере не служило бы залогом успеха на рынке. Всё чаще он практикуется и в мелких фирмах.

Чтобы в полной мере использовать потенциал контроллинга на российских предприятиях, необходимо перестроить планирование, учёт и анализ хозяйственной деятельности в соответствии с современными требованиями. Особую роль играет внедрение стратегического планирования, на основе которого контроллинг превращается в средство будущего процветания фирмы. Именно поэтому и в российской практике контроллинг постепенно находит всё более широкое применение. Данный процесс всё активнее расширяется по мере развития и совершенствования производства, повышения на более качественный уровень системы управления предприятия, внедрение самых эффективных нововведений менеджмента. Контроллинг, являясь концепцией системного управления организуется, как правило, там, где управление находится в кризисе либо хозяйственная деятельность не удовлетворяет современным требованиям и требованиям рынка.

Благоприятным моментом для начала построения системы контроллинга является появление первых слабых сигналов (индикаторов) о возможных рисках для успешного функционирования предприятия. Гораздо проще начать процесс разработки и внедрения системы контроллинга при устойчивом финансовом состоянии предприятия, а, следовательно, в благоприятный с психологической точки зрения момент.

Факторы, являющиеся основанием для создания системы контроллинга в организации:

• · ухудшение в сравнении с подобными предприятиями экономических показателей;
• · появление новых или изменение целей в сложившихся условиях функционирования;
• · отсутствие согласования целей;
• · устаревшие методы планирования, калькуляции и анализа, не удовлетворяющие менеджменту предприятия;
• · отсутствие методик учета и анализа, несоответствие требованиям как основы для отслеживания деятельности и принятия управленческих решений;
• · дублирование или отсутствие некоторых функций, наличие конфликтных ситуаций при их выполнении.

При наличии одного или нескольких вышеперечисленных факторов чаще всего имеет место ряд предпосылок внедрения системы контроллинга по направлениям: организация, продукция, закупки, персонал, оборудование, система информационного обеспечения и отчетность.

Организация:

• · плохое представление об организационной структуре предприятия абсолютного большинства работников, в том числе и руководителей предприятия;
• · сложная, многоступенчатая система подчинения, имеющая противоречия;
• · отсутствие четко определенных областей и уровней компетенции и ответственности руководителей;
• · перегруженность отдельных подразделений;
• · организация некоторых служб «под человека» .

Продукция:

• · устаревшие модели и номенклатура продукции;
• · несоответствие требованиям современных отечественных и зарубежных рынков по качеству исполнения, дизайну и другим потребительским свойствам;
• · плохие перспективы выпускаемой продукции.

Закупки:

• · низкое качество закупаемых материалов, отсутствие входного контроля;
• · необоснованно большие запасы материалов на складе.

Персонал:

• · восприятие работы как повинности, отстраненность личных интересов сотрудников от результатов деятельности компании;
• · неуверенность сотрудников в завтрашнем дне.

Оборудование:

• · устаревший парк основного оборудования и производственных средств;
• · отсутствие системы планово-предупредительных ремонтов, ремонт при возникновении поломок или выходе из строя.

Система информационного обеспечения и отчетность:

• · отсутствие в отчете пояснительной и аналитической части;
• · заполнение документов вручную;
• · ограниченность исходной информации, предназначенной для принятия важных решений;
• · отсутствие или недостаточность компьютерной поддержки информационного обеспечения;
• · отсутствие системы учета и расчета затрат по носителям и объекта.