Автоматизация учета договоров ООО «АвтоматикаСервис» с предприятиями

Министерство образования и науки Российской Федерации Пермский национальный исследовательский политехнический университет Факультет электротехнический Специальность 230 100.62 — Информатика и вычислительная техника (направление Автоматизированные системы обработки информации и управления) Кафедра Информационные технологии и автоматизированные системы Зав. Кафедрой ИТАС

(Файзрахманов Р.А.)

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ Дисциплина: Проектирование АСОИУ Тема: Автоматизация учета договоров ООО «АвтоматикаСервис» с предприятиями Выполнил:

Студент группы АСУзу-09−1 Дускаева А.Х.

Состав курсового проекта:

1. Пояснительная записка на стр.

2. Приложения на стр.

Руководитель курсовой работы:

Д.э.н., профессор Файзрахманов Р.А.________________

Проверил:

Д.э.н., профессор Файзрахманов Р.А.______

Пермь, 2012

Список сокращений

КП — Курсовой проект

Workflow — Это полная или частичная автоматизация бизнес-процесса, при которой документы, информация или задания передаются от одного участника (бизнес-процесса) к другому для выполнения действий согласно набору руководящих правил.

Workflow — в дословном переводе с английского означает поток работ /операций.

ООО — Общество с ограниченной отвественностью

ППО — Планово производственный отдел

MS Excel — Программный продукт Microsoft Excel

ОГРН — Основной государственный регистрационный номер

ИНН — Индивидуальный номер налогоплательщика

КПП — Код причины постановки на учёт

Р/счет — Рассчетный счет

Кор. Счет — Корреспонденский счет

ОКВЭД — Код по общероссийскому классификатору видов экономической деятельности

ОКОНХ — Код по Общероссийскому классификатору «Отрасли народного хозяйства

ОКПО — Код по Общероссийский Классификатор Предприятий и Организаций

ОКАТО — Код по Общероссийскому классификатору объектов административно-территориального деления

• Список сокращений
• Содержание
• Введение
• Задание на курсовое проектирование
• 1. Общая характеристика ООО «АвтоматикаСервис»
• 1.1 Цели ООО «АвтоматикаСервис»
• 1.1.1 Главная производственная цель ООО «АвтоматикаСервис»
• 1.1.2 Главная экономическая цель ООО «АвтоматикаСервис»
• 1.1.3 Коммерческие цели ООО «АвтоматикаСервис»
• 1.1.4 Финансовые цели ООО «АвтоматикаСервис»
• 1.2 Структура предприятия ООО «АвтоматикаСервис»
• 1.3 Основные задачи отделов ООО «АвтоматикаСервис»
• 2. Анализ известных подходов к решению проблемы
• 2.1 Системы управления документооборотом (Document Management System)
• 2.1.1 Hummingbird DM
• 2.1.2 NetDocuments
• 2.1.3 Inforouter
• 2.2 Программы — каталоги
• 2.2.1 All My Books
• 2.3 Сравнительный анализ существующих систем
• 3. Описание функциональной модели бизнес-процесса «AS-IS»
• 3.1 Характеристика и анализ существующей системы
• 3.2 Входные/выходные данные объекта автоматизации
• 3.3 Функциональная модель
• 4. Описание функциональной модели бизнес-процесса «TO-BE»
• 4.1 Основные функции Системы учета договоров.
• 4.2 Функциональная модель
• 4.3 Требования к проектируемой системе
• 4.3.1 Требования к функциональным характеристикам
• 4.3.2 Требования к надежности
• 4.4 Предполагаемый результат внедрения АСУД
• 5.Разработка инфологической модели АСУД
• 5.1 Разработка инфологической модели АСУД
• 6. Разработка технического задания на информационную систему
• Заключение
• Список литературы
• Введение
• Практически каждая компания работает с договорами. У большинства из них встает вопрос автоматизации учета договоров. Некоторые компании хотят не только их учитывать, но и управлять договорами. Автоматизация управления договорами, безусловно, имеет свои особенности.
• Автоматизация договоров начинается с их учета.
• Картотеки с договорами должны быть наглядными. Входя в картотеку, сотрудник должен видеть информацию о документе: номер, дату, контрагента, сумму договора и т. д. Более того, вывод информации должен быть способен настраиваться самим пользователем.
• Каждый договор, перед тем как стать фактом, проходит цепочку согласований. Хотя в малых компаниях созданием и утверждением документов может заниматься директор, в большинстве компаний документ утверждается, перед тем как будет подписан: техническим отделом, бухгалтерией, производственным отделом и так далее. Система должна позволять устанавливать любой статус документа и строить отчет по согласованиям.
• В данной курсовой работе поставлена следующая задача: спроектировать автоматизированную систему учета договоров ООО «АвтоматикаСервис"с предприятиями.
• Тема КП является актуальной, так как в последнее время в первые ряды управления договорами компании входят владение нефинансовой информацией о состоянии договора. Данное направление называется Управление Задачами (потоками процессов-workflow, проектами). Задача формируется на основе выполняемых работ по договору, находится в определенном состоянии, имеет сроки и состоит в связях с другими задачами. Чтобы пункт договора был выполнен, он должен пройти несколько состояний. Например, разработка программного модуля проходит следующие состояния: технические требования, разработка, отладка, написание документации, опытная эксплуатация. Таким образом, чтобы сдать данный пункт договора, задача должна иметь конечное состояние.
• Для достижения цели КП необходимо решить следующие задачи:
• · разработка моделей деятельности «AS-IS"("Как Есть»), анализ недостатков;
• · разработка моделей деятельности «TO-BE» («как должно быть»);
• · разработка информационной модели данных;
• · разработка технического задания на разработку информационной системы.
• Для выполнения курсовой работы предполагается использовать следующие стандарты:
• · для моделирования бизнес-процессов будет использован IDEF0;
• · информационные модели будут представлены в нотации IDEF1X;
• · техническое задание будет оформлен в соответствии с ГОСТ 34.602−89 «Техническое задание на создание автоматизированной системы».

Задание на курсовое проектирование

Задание на данную курсовую работу — создать проект разработки автоматизированной системы учета договоров, расписать потоки движения документов, определить входные и выходные данные, создать план выполнения работы по написанию программного продукта, расставить сроки выполнения.

1. Общая характеристика ООО «АвтоматикаСервис»

Общество с ограниченной ответственностью «АвтоматикаСервис», именуемое в дальнейшем ООО «АвтоматикаСервис», создано 05.12.2000 г. Общество создано на базе цеха автоматизации НГДУ «Чернушканефть». Зарегистрировано 6 декабря 2000 г. Постановлением Главы Куединского района Пермской области, регистрационный номер № 345, с уставным капиталом 10 тысяч рублей.

Организационно-правовая форма — общество с ограниченной ответственностью. Сокращенное фирменное наименование: ООО «АвтоматикаСервис». Форма собственности ООО «АвтоматикаСервис» — частная.

По характеру деятельности ООО «АвтоматикаСервис» является коммерческой организацией, так как за выполненные работы предприятие получает деньги, которые идут на оплату текущих потребностей, выплату заработной платы, а также на дальнейшее развитие производственной базы.

Основным видом деятельности ООО «АвтоматикаСервис» является: Техническое обслуживание всех видов средств автоматизации и контрольно-измерительных приборов;

· текущий ремонт;

· капитальный ремонт;

· строительно-монтажные работы;

· аварийный ремонт;

· пуско-наладочные работы;

· поставка оборудования и средств автоматизации;

· диагностирование оборудования;

· ремонт, калибровка и поверка средств измерения;

· изготовление металлоконструкций;

· монтаж-демонтаж электрооборудования и средств автоматизации;

· ликвидация средств автоматизации.

1.1 ЦелиООО «АвтоматикаСервис»

1.1.1 Главная производственная цель ООО «АвтоматикаСервис»

Главная производственная цельувеличение объемов производства. Основой для выполнения этой цели является портфель заказов и заключенные договора на предоставление услуг.

1.1.2 Главная экономическая цель ООО «АвтоматикаСервис»

Главная экономическая цель — получение прибыли, снижение затрат на производство, обеспечение выплат текущих платежей и задолженности в Федеральный бюджет, выплат текущих платежей в местный и областной бюджеты и во внебюджетные фонды.

1.1.3 Коммерческие цели ООО «АвтоматикаСервис»

Коммерческие цели-расширение рынков сбыта и объема предоставляемых услуг, а также обеспечение поставок материалов для выполнения производственной программы.

1.1.4 Финансовые цели ООО «АвтоматикаСервис»

В условиях дефицита бюджета основной целью является — рациональное управление финансовыми потоками с использованием всех форм платежных средств на основе финансового планирования, сокращения дебиторской задолженности.

1.2 Структура предприятияООО «АвтоматикаСервис»

1.3 Основные задачи отделов ООО «АвтоматикаСервис»

Планово — производственный отделорганизация работ по внедрению прогрессивных, экономически обоснованных технологических процессов и совершенствование действующих производств организации, подготовка, анализ и доведение до руководителей и специалистов предприятия научно-технической информации по различным вопросам. Разработка проектно-сметной документации на строительство, реконструкцию, капитальный ремонт и пуско-наладочные работы на объектах заказчиков.

Подготовка договоров на выполнение работ. Обеспечение соблюдения законности и договорной дисциплины в организации. Экономическое планирование и комплексный анализ производственно-хозяйственной деятельности организации. Организация работы по совершенствованию организации труда, управление производством, форм и систем заработной платы и материального стимулирования, по техническому нормированию на предприятии.

Технический отделорганизация работ по строительно-монтажным и пусконаладочным работам, работа с проектно-сметной документацией на строительство, реконструкцию, капитальный ремонт и пуско-наладочные работы на объектах заказчиков. Подготовка технической и исполнительной документации. Оперативное руководство производственной деятельностью организации по обеспечению и выполнению производственной программы по строительно-монтажным и пуско-наладочным работам по заключенным договорам. Обеспечение соблюдения законности и договорной дисциплины в организации.

Бухгалтерия — учет хозяйственных средств предприятия и контроль за их рациональным использованием. Оперативный контроль и анализ системы бухгалтерского учета и отчетности в организации, оценка экономической эффективности деятельности предприятия.

Работу по подбору и расстановке кадров, организацию системы учета и анализ использования кадров предприятия выполняет инженер по кадрамсекретарь.

Работу по материально-техническому снабжению всех подразделений общества выполняет заместитель директора по общим вопросам и снабжению.

Работы по охране труда и технике безопасности выполняет ведущий инженер.

Непосредственно выполнениемпроизводственной программы по техническому обслуживанию и ремонту приборов в организации занимаютсябригады под непосредственным руководством заместителя директора по производству.

2. Анализ известных подходов к решению проблемы

Поиск готовых программных решений в сети internet не дал результатов, поэтому и было решено создать свою программу.

Существуют готовые программы, которые, на первый взгляд, могли бы подойти: это системы электронного документооборота или программы-каталоги. Но при более детальном ознакомлении выясняется, что первые заточены немного для других целей — в них хранятся электронные версии документов, и они больше ориентированы на работу с содержанием самих договоров и других документов. К тому же они перегружены лишними функциями, которые нам не нужны.

Вторые же, наоборот слишком просты для выполнения необходимых задач. Конечно, можно использовать, например, одну из программкаталогов для библиотек, как наиболее близкую по исполняемым задачам, но все же не все, что хотелось бы, можно в ней реализовать.

К тому же большинство программ распространяются на коммерческой основе и цены некоторых из них явно завышены, несмотря на этотехническая поддержка многих из них, судя по форумам и информации в интернете, не всегда на нужном уровне.

Рассмотрим некоторые из существующих программ из обеих групп. Рассмотрим плюсы и недостатки программ, какие моменты можно реализовать в создаваемой системе.

2.1 Системы управления документооборотом (Document Management System)

Системы управления документооборотом (DMS) предназначены для управления, создания, оборота и хранения документов в разных отделах. Задачей систем является хранение документов в базе данных и связь информации с соответствующей ей документацией (метаданные). Системы также облегчают составление, публикацию и использование документов и часто используются в организациях, обрабатывающих большое количество документов: правительственных, страховых, здравоохранительных и других.

2.1.1 Hummingbird DM

Hummingbird DM представляет собой корпоративную систему управления документами, упрощающую извлечение, использование и распространение документированной информации. Функциональность и гибкость системы позволяет организациям приумножить ценность имеющейся у них информации, дать сотрудникам возможность быстро реагировать на быстро изменяющуюся бизнес-среду и таким образом повысить не только собственную производительность, но и эффективность работы всей компании за счет использования знаний, содержащихся в репозиториях DM. Специальные компоненты помогают решать стандартные задачи и осуществляют интеграцию данных, что делает корпоративную информацию доступной из таких систем, как порталы и ERP.

Функциональный пользовательский интерфейс: Hummingbird DM обладает стандартным функциональным интерфейсом Windows, обеспечивая иерархическое представление содержимого и поддержку операций «drag and drop». Подключаемые модули Hummingbird DM Extensions позволяют максимально полно использовать возможности продукта без дополнительного обучения, т.к. предполагают работу с уже знакомыми интерфейсами: Windows Desktop, Windows Explorer, Microsoft Outlook и другими.

Масштабируемость DM Engine: Hummingbird DM Server — это высокопроизводительная, многопоточная платформа, которая соединяет репозитории DM с удаленными филиалами компании. Системные функции устойчивости к сбоям и балансировки нагрузки обеспечивают сохранность и доступность данных, а сжатие документов увеличивает производительность системы во время передачи данных.

Прогрессивная технология поиска: Индексирование и поиск по содержимому производится с помощью встроенного модуля Hummingbird SearchServer™, который упрощает обычный и сложный поиск. DM Indexer позволяет создавать множественные индексы на 15 различных языках для использования в тех случаях, когда первичный индекс недоступен, или для распределения загрузки на сервер. Существует возможность комбинации одновременного и глобального поиска по корпоративным файлам и метаданным SQL для получения списка интуитивно понятных и консолидированных результатов поиска.

Настраиваемая модель безопасности: конфигурация детальных прав доступа для внутренних и внешних пользователей организации позволяет контролировать создание, поиск и использование документов в репозиториях DM. Уникальные возможности защиты регулируют доступ к документам для пользователей и групп. Поддерживается создание 99 версий документа и 26 подверсий, причем «опубликованная» версия доступна читателям даже тогда, когда автор продолжает ее редактировать, а версии «только для чтения» позволяют защитить информацию от неправомерного использования.

Уникальный инструмент для дизайна форм: Hummingbird DM Designer позволяет быстро настраивать структуру и формы баз данных, упрощая дизайн репозиториев для загрузки метаданных. Администратор может создавать конфигурации форм для сохранения, поиска и просмотра данных в соответствии с требованиями различных групп пользователей и учетом корпоративных стандартов и репликации форм.

Полностью интегрированное решение для управления жизненным циклом информации: Hummingbird DM служит платформой для Hummingbird RM, интегрированного решения для создания безопасного пространства для контроля и защиты всего жизненного цикла корпоративной информации от создания до полного уничтожения, и соответствует современным международным и российским стандартам в области управления архивными записями.

Гладкая интеграция с другими решениями Hummingbird: Репозитории Hummingbird DM могут быть проиндексированы и категоризированы с помощью Hummingbird KM, что позволит находить как структурированные, так и неструктурированные данные. Hummingbird Portal предоставляет доступ ко всем корпоративным ресурсам и приложениям через настраиваемую с учетом пожеланий пользователя среду. Кроме того, заказчикам предлагается пакет решений, расширяющий и дополняющий систему управления документами Hummingbird DM: Hummingbird Collaboration, Hummingbird Web Publishing, Hummingbird DM WorkFlow, Hummingbird Imaging и Hummingbird AutoCAD Extention.

структура документооборот модель бизнес

2.1.2 NetDocuments

NetDocuments позволяет совершать свободный доступ и работу над документами в любом месте: создавать, редактировать и обмениваться ими с другими пользователями, совершать поиск Word-, Excel-, PowerPointи PDF-документов и электронных писем. Все данные хранятся в защищенных дата центрах.

Включает в себя все основные особенности DMS: глобальный доступ с любого места, подключенного к Интернету, включая мобильные устройства. Доступны In-Out параллельный контроль, контроль версий, настраиваемое профилирование, истории, права, поиск по всему тексту и поиск по профилю, навигационные папки, недавно открытые / редактируемые / добавленные списки и т. д.

Matter-Centric Workspaces — поддержка автоматической иерархической структуры папок на основе шаблонов: доступен поиск в папках, открытие доступа другим пользователям, Drag and drop поддержка содержимого папок.

Уведомления по электронной почте, обсуждения, возможность ведения личного календаря, возможность открыть доступ к ресурсам, система управления паролями, отслеживание изменений, внешнее управление хранимыми документами и настройки пользователя. Удобный доступ к большим хранилищам документов.

Возможность настроить собственную страничку, на которой можно разместить ссылки на нужные документы, а также интернет-ресурсы.

Управление электронной почтой — возможна настройка MS Outlook для отображения папок и их содержимого. Электронная почта NetDocuments поддерживает MS Outlook, Lotus Notes и Novell GroupWise.

Мобильный доступ — доступ: просмотр, поиск и добавление своих документов, используя КПК и смартфоны.

Особенности NetDocuments, связанные с администрированием:

· поддержка Active Directory аутентификации;

· интеграция в MS Office;

· управление правами доступа к ресурсам;

· управление правами доступа пользователей;

· поддержка SOAP-based веб-сервисов, это упрощает работу разработчиков, занимающихся интеграцией NetDocs в свих приложениях;

· возможность установить свою Policy при работе с документами, например, добавить исключения.

2.1.3 Inforouter

Ниже будут рассмотрены основные особенности InforouterDMS

Библиотеки — изолированные окружения, в которых группы пользователей могут работать, сотрудничать и создавать документы. Доступ к библиотекам зависит от уровня доступа. Только члены библиотеки могут их использовать. Статус «Член библиотеки» присваивается пользователям и группам пользователей администратором.

Папки служат для хранения и иерархической организации документов. Могут содержать в себе любое количество документов различных форматов. Подобно библиотекам, доступ к папкам зависит от security permissions, то есть пользователю может быть открыт либо закрыт доступ к какой-либо папке.

Документы — любые файл, хранимый в Inforouter. Это может быть документ Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, WordPerfect, Visio либо документ другого формата, вплоть до медиа-файлов. InfoRouter управляет всеми типами электронных документов в исходном формате.

Набор пользовательских свойств — это информация, которая может быть присоединена к документам, папкам и самим пользователям. Используется для дальнейшего определения документа или папки. Еще один плюс: поиск не по содержимому и названию документа, а по методам данных.

Порталы — персонализированные веб-странички, способные отображать контент Inforouter`а. Используются, чтоб создавать странички для любых пользователей, например для сотрудников предприятия. В этом случае содержимое будет отображаться не как простой список папок, а так, как этого пожелает пользователь.

InfoRouter способен выполнять поиск по документам и папкам на основе их содержимого. Различные распространенные форматы файлов индексируются InfoRouter, давая пользователям возможность поиска документов по их содержимому. Можно использовать различные сторонние плагины, так называемые «ifilters», чтобы расширить диапазон форматов файлов, которые могут быть проиндексированы.

Контроль версий — InfoRouter способен хранить несколько версий одного документа. Всякий раз, когда документ извлекается, редактируется и закачивается обратно — InfoRouter создает новую копию этого документа, в то же время хранит все предыдущие версии, которые доступны до того времени, пока пользователь сам не решит их почистить. Всякий раз, открывая документ, InfoRouter предоставляет последнюю версию, но есть возможность скачать и более раннюю версию.

2.2 Программы — каталоги

В качестве представителя второй группы можно рассмотреть программу All My Books

2.2.1 All My Books

All My Books — вообще-то это программа для ведения каталога домашней библиотеки, но теоретически ее можно задействовать после доработки, используя пользовательские поля для дополнительных столбцов (например, данные контрагентов можно забить в карточки читателей).

Основные возможности All My Books (жирным выделены пункты которые подходят для нашей системы)

· расширенная информация об авторах, переводчиках, редакторах, включая их фото

· наглядное представление библиотеки с использованием различных шаблонов (используются редактируемые HTML-шаблоны)

· большое количество стандартных полей в карточке книги (автор, название, ISBN, жанр, издательство, переплёт, число страниц, тираж, местонахождение, рейтинг и другие)

· поддержка пользовательских полей — неограниченное количество текстовых и логических дополнительных полей

· расширение функциональности и добавление новых онлайн-источников для импорта информации о книгах с помощью third-party plugins

· статистическая информация о коллекции книг (статистика по жанрам, переплетам, авторам ит.д.)

· пользовательский интерфейс поддерживает скины (темы, стили)

· экспорт цифровой библиотеки во множество форматов — текстовый, PDF, HTML, CHM, XLS (Microsoft Excel), экспорт на мобильное устройство

· импорт существующего списка книг из текстового формата или MS Excel

· быстрый поиск нужных книг по заданному критерию. Поиск производится по всем стандартным и пользовательским полям

· защита базы данных книг паролем

· простой в использовании менеджер отданных книг — вы никогда не забудете когда и кому вы отдали книги

· хранение неограниченного количества дополнительной графической информации для каждой из книг в базе данных

· поддержка электронных книг — можно сохранить ссылку на файл в карточке книги и открывать книгу прямо из All My Books™. Кроме того, программа автоматически заполняет карточку книги для следующих форматов — FB2, FB2. ZIP, LRF, LIT, MOBI, PRC, PDB, EPUB, RB (RocketBook), AZW, AZW2.

· поддержка аудиокниг — запустить книгу на прослушивание можно прямо из программы. Автоматически считываются тэги и заполняется карточка книги для форматов MP3, WMA, OGG.

· сетевой режим. Вы можете открывать файл базы книг одновременно с нескольких компьютеров.

· печать коллекции с поддержкой редактируемых шаблонов отчетов

2.3 Сравнительный анализ существующих систем

Для того чтобы провести сравнительный анализ, необходимо выделить базовые требования к разрабатываемой системе — критерии, по которым собственно и будет проводиться сравнение таких систем.

Базовые требования:

· Индексирование и производить учет бумажных документов по разным параметрам

· Улучшенный поиск

· Возможность изменения структуры данных — добавления таблиц, полей, связей

· Контроль исполнения документов по срокам

· Контроль движения и обработки документов

· Контроль исполнения документов по ответственным исполнителям

· Сохранность и доступность данных;

· Управление правами пользователей;

· Многопользовательский режим

· Возможность создания шаблонов отчетов

Наличие или отсутствие этих требований в каждой из рассмотренных систем приведено в таблице 1.1.

Таблица 1.1 — Таблица оценки существующих систем

Примечание:

1 «-» означает отсутствие реализации данного требования у рассматриваемой системы.

2 «+» означает наличие реализации данного требования у рассматриваемой системы.

3 «+/-» означает не полную реализации данного требования у рассматриваемой системы.

На основе данной таблицы наглядно видно, что готовых программ для выполнения поставленных задач не существует и по поставленным задачам создаваемая программа занимает промежуточное положение между этими двумя категориями.

3. Описание функциональной модели бизнес-процесса «AS-IS»

Функциональная модель предназначена для описания существующих бизнес-процессов на предприятии, так называемая модель «AS-IS» («как есть») и идеального положения вещей — того, к чему нужно стремиться — модель «TO-BE» («как должно быть»).

Так, в случае рассмотрения предприятий и организаций существуют пять основных видов объектов: материальные потоки (детали, товары, сырье и т. д.), финансовые потоки (наличные и безналичные, инвестиции и т. д.), потоки документов (коммерческие, финансовые и организационные документы), потоки информации (информация, данные о намерениях, устные распоряжения и т. д.) и ресурсы (сотрудники, станки, машины и т. д.). Нас интересуют потоки документов.

Сначала строится контекстная диаграмма (Приложение 2), которая представляет собой самое общее описание системы. Перед построением контекстной диаграммы необходимо проанализировать внешние события (внешние объекты), оказывающие влияние на работу планового отдела.

Работа с системой учета договоров регулируется следующими нормативными документами:

Должностная инструкция работника планово-производственного отдела

3.1 Характеристика и анализ существующей системы

В настоящий момент времени вся деятельность работы по договорам ООО «АвтоматикаСервис» ведется с помощью программы Microsoft Excel. В данной программе созданы несколько файлов — таблиц, в которые, в определенные столбцы заносится информация о договорах (данные по договору, контрагентам и их реквизитам, срокам, стадии исполнения и т. д.) Приложение 1

Это существенно упростило рутинную работу и добавило несколько новых возможностей (поиск и сортировка по столбцам, возможность использования формул).

3.2 Входные/выходные данные объекта автоматизации

Входными данными в работе по договорам являются:

· информация о договорах:

· номер договора;

· место хранения.

· сроки (начало, окончание, сведения о сроках действия договора) ;

· предмет договора;

· бюджет договора (цена, себестоимость, на сколько освоен бюджет) ;

· ответственные от компании и от контрагента;

· информация о движении документа (кто и когда брал, когда вернул)

· Наименование фирмы контрагента

· ФИО и должность руководителя

· Уставные документы;

· Адреса и телефоны

· Банковские реквизиты Выходными данными являются:

· Консолидированные данные о договорах;

· Информация о месторасположение договора в архиве;

· Информация о состоянии договора

3.3 Функциональная модель

Применяя методологию IDEF0, получим функциональную модель предметной области, которая отображает функциональную структуру объекта, т. е. производимые им действия и связи между ними.

Так задачей, которую выполняет существующая система является — обработка информации о договорах и их учет (Приложение 3)

а) название: Система учета договоров.

б) алгоритм функций заключается в основном в следующих видах работ: изменение информации о договоре (внесение информации в таблицу, редактирование), поиск договора в архиве, получение информации о состоянии договора))

При разбиении задачи на функциональные блоки выявляем 3 основные функции, выполняемые существующей системой: изменение информации о договоре (внесение информации в таблицу, редактирование), поиск договора в архиве, получение информации о состоянии договора))Эти функции представляют собой 3 независимых информационных процесса (Приложение 4)

1. Функция: А1.

а) название: Обработка информации по договоре.

б) алгоритм: регистрация в журнале нового договора, редактирование информации об уже зарегистрированном договоре .

Таблица 1 — Описание дуг функции А1

2. Функция: А2.

а) название: Поиск папки договора

б) алгоритм: Найти информацию о месторасположении договора и выдать

Таблица 2 — Описание дуг функции А2

3. Функция: А3.

а) получение информации о состоянии договора

б) алгоритм: определить какой стадии находиться договор, если договор выполнен отправить его в архив

Не смотря на то, что с началом использования шаблонной таблицы Excelзначительно облегчилось ведение учета договоров, при построении модели «AS-IS» были выявлены следующие недостатки

· Нет истории выдачи договора

· Нет удобного поиска и сортировки, для создания сложной выборки нужен определенные знания программы Microsoft Excel.

· Нет удобных форм для заполнения таблиц, готовых запросов и печатных форм

· «Все в одной куче», например, при изменении каких-нибудь данных контрагента, приходиться вручную вносить изменения во всем журнале.

Кроме того, сотрудниками были высказаны следующие недостатки:

· практически не разграничиваются уровни доступа к данным, то есть все данные доступны всем пользователям, тогда как на практике некоторые данные должны быть доступны только определенному работнику (например, бюджет договора).

· В этой системе сложно коллективно работать, даже два сотрудника не могут одновременно пользоваться одним файлом.

· Функции защиты данных от исправлений также отсутствуют.

Все эти недостатки должны быть исправлены в проектируемой системе.

4. Описание функциональной модели бизнес-процесса «TO-BE»

4.1 Основные функции Системы учета договоров

Проектируемаяавтоматизированная система учета договоров должна позволить:

· осуществлять поиск договора с помощью удобных форм-запросов (номеру договора, по наименованию контрагента, году, виду и т. д.);

· формировать отчеты или выборки и выводить их на печать

· удобно заносить информацию о вновь заключенных договорах и редактировать уже существующие;

· систематизировать учет и хранение договоров;

· обеспечить контроль исполнения договоров на всех стадиях по срокам и ответственным

· отслеживать движение договоров: что, кем и когда взято и возвращено

· убирать в архив отработанные договора.

· разграничивать доступ к определенным данным

· осуществлять совместное редактирование

· существенно снизить ошибочный ввод за счет контроля вводимых данных

· ускорить работу за счет мастеров и подстановки часто повторяющихся данных

4.2 Функциональная модель

Общая функциональная модель (Приложение 5)

а) название: Система учета договоров.

б) алгоритм: функций заключается в основном в следующих видах работ: изменение информации о договоре (внесение информации в таблицу, редактирование), изменение информации о контрагенте (заполнение таблицы), выдача документа, формирование различных отчётов. (Приложение 6)

1. Функция: А1.

а) название: Изменение информации о договоре.

б) алгоритм: регистрация в журнале нового договора, редактирование информации об уже зарегистрированном договоре .

Таблица 1 — Описание дуг функции А1

2. Функция: А2.

а) название: Изменение информации о контрагенте

б) алгоритм: добавление новой карточки контрагента, редактирование данных контрагента

Таблица 2 — Описание дуг функции А2

3. Функция: А3.

а) название: выдача договоров.

б) алгоритм: поиск и выдача договора, занесение информации о выдаче в базу данных

4. Функция: А4.

а) название: формирование отчёта.

б) алгоритм: сбор необходимой информации о договоре, выполнение соответствующих запросов и выборок, вывод печатных форм или экспортв другие приложения

4.3 Требования к проектируемой системе

4.3.1 Требования к функциональным характеристикам

Информационная система должна выполнять функцию автоматизации процесса обработки информации по договорам. Интерфейс программы должен быть интуитивно понятным и удобным для пользователя. Необходима удобная навигация по базе и наглядное отображение результатов работы. Система должна осуществлять хранение и обработку информации, на ее основе создавать необходимые отчетыи формировать выходные документы.

4.3.2 Требования к надежности

Программа должна быть качественной, правильной, корректной должна безошибочно выполнять все требуемые функции, и быть пригодной для эксплуатации. Система должна быть устойчивой, то есть способной правильно выполнять запланированные действия, несмотря на случайные отклонения, как в работе аппаратуры, как и в самой программе.

Таким образом, для обеспечения надежности в системе необходимо:

1. разработать доступный пользователю интерфейс, со всеми удобными диалоговыми окнами и справочниками;

2. прописать в полях ввода маски вводимых данных, чтобы не допустить ошибки при вводе данных;

3. обеспечить удобный список полей выбора, чтобы исключить ввод ошибочных данных или ошибки ввода информации;

4. снабдить программу справочной информацией.

4.4 Предполагаемый результат внедрения АСУД

Созданная система учета договоров будет предназначена для хранения и поиска информации о договорах и формирования различных отчетов.

Предполагаемый результат от внедрения АСУД следующий:

1. экономия времени заполнения журнала договоров

2. экономия времени при составлении и формировании отчётов;

3. рост производительности труда;

4. быстрый поиск необходимой информации о договорах и контрагентах;

5. обеспечение безопасности хранимой информации.

5. Разработка инфологической модели АСУД

5.1 Разработка инфологической модели АСУД

Инфологическая модель данных — это описание, выполненное с использованием естественного языка, математических формул, таблиц, графиков и других средств. Основными конструктивными элементами инфологических моделей являются сущности, связи между ними и их свойства (атрибуты).

При построении инфологических моделей с использованием ER-диаграмм сущности изображены прямоугольниками, ассоциации — ромбами или шестиугольниками, атрибуты — овалами, а связи между ними — ненаправленными ребрами, над которыми проставлены степень связи и необходимое пояснение.

На основе анализа предметной области и требований АСУД были выявлены следующие сущности: 1) Договора и 2) Контрагенты.

Сущность «Договора» содержит в себе следующие атрибуты:

· Порядковый номер — числовой, автоинкрементный (первичный ключ)

· №папки — текстовый

· №договора — текстовый

· Код контрагента — текстовый

· Наименование документатекстовый

· Начало — дата

· Окончание — дата

· Срок действия — текстовый

· Предмет договора — текстовый

· Цена договора с НДС — денежный

· Статус документа — текстовый

· Результат рассмотрения

· Ответственный от «АвтоматикаСервис» — текстовый

· Ответственный от Контрагента — текстовый

· Примечание — текстовый

Сущность «Контрагенты» содержит в себе следующие атрибуты:

· Код — числовой, автоинкрементный (первичный ключ)

· Полное наименование — текстовый

· Краткое наименование — текстовый

· Должность руководителя — текстовый

· ФИО руководителя — текстовый

· Основание — текстовый

· № документа удостоверяющего права — текстовый

· Лицензия — текстовый

· Юридический адрес — текстовый

· Почтовый адрес — текстовый

· Тел/Факс — текстовый

· e-mail — текстовый

· ОГРН — текстовый*

· ИНН — текстовый*

· КПП — текстовый*

· Р/счет — текстовый*

· Банк — текстовый*

· Кор. Счет — текстовый*

· ОКВЭД — текстовый

· ОКОНХ — текстовый*

· ОКПО — текстовый*

· ОКАТО — текстовый*

* - Содержанием данных атрибутов являются числовые записи, но они не служат для вычислений, к тому же числовое значения некоторых записей превышает допустимые значение для числового типа «длинное целое», поэтому используется тип данных «текстовый» с использованием маски ввода.

Связь «Контрагент» определяет «Договоры» является связью типа 1: М (Один-ко-Многим), один контрагент может относиться к нескольким договорам.

При связи этих сущностей первичный ключ сущности «Контрагенты» передается в качестве атрибута или набора атрибутов другой сущности, такие атрибуты называются внешним ключом или мигрирующими атрибутами. Соответственно сущность, которая передает ключевой атрибут называется родительской (контрагенты), а которая принимает дочерней (Договоры).

Данная инфологическая модель позволяет наглядно понять связь между таблицами в базе данных, состав самих таблиц, и оптимизировать саму базу данных сократив повторяющиеся записи (нормализация).

6. Разработка технического задания на информационную систему

Итогом проектной работы над созданием данной Автоматизированной системы является разработка технического задания на разработку АСУД — согласованного обоими сторонами документа в котором оговариваются все основные аспекты работы над системой: состав и сроки этапов работ, требования к системе, порядок сдачи/приемки и сопровождения системы и т. п.

Пермь, 2012

1 Общие сведения

1.1 Полное наименование системы Полное наименование: Автоматизированная система учета договоров «Учет договоров»

1.2 Краткое наименование: Система УД

1.3 Работа выполняется на основании приказа № от 2012.

1.4 Наименование организаций — Общество с ограниченной ответственностью «АвтоматикаСервис», именуемое в дальнейшем ООО «АвтоматикаСервис»

1.4.1 Заказчик: ООО «АвтоматикаСервис»

Юр. адрес: 617 830, г. Чернушка, ул., Ленина, д. 42,

ИНН 5 939 005 764 КПП 595 701 001

р/сч. 40 702 810 249 420 111 872 в Чернушинском отделении № 1668 ЗУБ СБ России г. Чернушка, К/сч 30 101 810 900 000 002 048

БИК 45 773 603,

ОГРН 1 025 902 544 800, ОКПО 57 452 963

1.4.2. Разработчик: Инженер 2 категории производственного планового отдела Дускаева Айгуль Халиловна

1.5 Автоматизированная система создается на основание распоряжения начальника планового производственного отдела организации ООО «АвтоматикаСервис» Степановой Раисы Леонидовны от 20. сентября 2012 года

1.6 Календарный план

1.7 Порядок оформления и предъявления заказчику результатов работ по созданию автоматизированной системы Автоматизированная система должна быть предоставлена заказчику в следующем виде:

· сам программный продукт (установочный пакет на твердом носителе)

· сопроводительная документация по программному продукту

· обучающая презентация к программному продукту

2 Назначение и цели создания (развития) системы

2.1 вид автоматизируемой деятельности:

Система позволяет автоматизировать процесс делопроизводства в организации (автоматизировать регистрацию и производить учет договоров по определенным параметрам).

2.2 Предполагаемый результат от внедрения системы следующий:

· экономия времени заполнения журнала договоров;

· экономия времени при составлении и формировании отчётов;

· рост производительности труда;

· быстрый поиск необходимой информации о договорах и контрагентах;

· обеспечение безопасности хранимой информации.

· обеспечение контроля исполнения договоров на всех стадиях по срокам и ответственным

· отслеживать движение договоров

· обеспечение контроля вводимых данных

3 Характеристика объектов автоматизации Объектом автоматизации является процесс регистрации и учета договоров в организации ООО «АвтоматикаСервис»

4 Требование к системе.

4.1 Структура автоматизированной системы В состав АС Учет договоров должны входить следующие подсистемы:

· Подсистема хранения данных;

· Подсистема разграничение доступа к данным

· Подсистема формирования отчетности;

4.2 Требования к персоналу:

· автоматизированная система может работать как в монопольном, так многопользовательском режиме

· пользователь системы должен обладать навыками работы на ПК

· для подготовки пользователей предусмотрена обучающая презентация

4.3 Требование к надежности Программа должна быть качественной, правильной, корректной должна безошибочно выполнять все требуемые функции, и быть пригодной для эксплуатации. Система должна быть устойчивой, то есть способной правильно выполнять запланированные действия, не смотря на случайные отклонения, как в работе аппаратуры, как и в самой программе

5 Состав и содержание работ по созданию системы

5.1 Стадии и этапа работ, сроки исполнения указаны в календарном плане

5.2 Исполнителем является инженер 2 категории ППО Дускаева Айгуль Халиловна

6 Порядок контроля и приемки системы

6.1 Принимающей стороной от ООО «АвтоматикаСервис» является начальник ППО

6.2 На тестирование программного продукта заказчику дается три календарных дня. В результате которого осуществляется приемка системы в эксплуатацию, либо она отправляется на доработку

7 Требования к составу и содержанию работ по подготовке объекта автоматизации к вводу системы в действие

7.1 Входная информация заносится пользователем вручную на основание данных из договора.

7.2 Для обучения персонала создана презентация

8 Требования к документированию К автоматизированной системе необходимо разработать сопроводительную и справочную документацию и предоставить ее заказчику в электронном и печатном виде

9 Источники разработки При создание информационной система опираются на группу ГОСТ 34, техническое задание разрабатывается по ГОСТу 34.602−89

Заключение

Реализация поставленных задач даст возможность более точно спроектировать автоматизированную систему учета договоров ООО «АвтоматикаСервис» с предприятиями, осуществлять поиск договора с помощью удобных форм-запросов (номеру договора, по наименованию контрагента, году, виду и т. д.), формировать отчеты или выборки и выводить их на печать, удобно заносить информацию о вновь заключенных договорах и редактировать уже существующие; систематизировать учет и хранение договоров, обеспечить контроль исполнения договоров на всех стадиях по срокам и ответственным, отслеживать движение договоров: что, кем и когда взято и возвращено, убирать в архив отработанные договора, разграничивать доступ к определенным данным, осуществлять совместное редактирование.

Клебанов Б.И., Методические указания к выполнению системного проекта КИС, Екатеринбург, 1998 г.

Маклаков С.В. Bpwin и Erwin. CASE-средства разработки информационных систем.-М.: ДИАЛОГ-МИФИ, 1999

Калянов Г. Н.CASE структурный системный анализ (автоматизация и применение). -М: Изд. «ЛОРИ», 1996.

Сайт case-web «Информационные системы».

Цикритизис Д., Лоховски Ф. Модели данных. — М.: Финансы и статистика, 1985. — 344 с.

www.citforum.ru