Документооборот официальных документов

Основной целью при разработке технологий электронного документооборота являлось достижение максимальной преемственности правил и приемов бумажного документооборота и журнально-картотечного делопроизводства, что позволяет обеспечить безболезненный переход от традиционных технологий к современным.

Системой делопроизводства обрабатываются документы, хранимые в едином хранилище документов органа власти. Это позволяет включить документы, обрабатываемые официальным документооборотом, в единое информационное пространство органа власти.

Технологию электронного документооборота поддерживают следующие функциональные возможности системы: М. И. Басаков. Делопроизводство. Учебное пособие для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования. [Текст] / Басаков М. И. Изд-во: Маркетинг, 2002. -95С.

— регистрация в автоматизированном режиме переданных по электронной почте или через интернет-портал входящих документов, в том числе снабженных электронной цифровой подписью (ЭЦП) и криптозащитой;

сканирование и распознавание бумажных документов с помощью встроенной OCR-технологии;

— прикрепление к регистрационной карточке (РК) электронного образа документа в виде файла (файлов) любого формата;

разграничение прав доступа к прикрепленным файлам электронного образа документа;

• — предоставление каждому должностному лицу — участнику делопроизводственного процесса — своего личного виртуального кабинета, чем достигается доступ должностного лица только к документам, относящимся к его компетенции;
• — рассылка электронных документов и поручений по ним по сети (по кабинетам должностных лиц);
• — обеспечение процесса согласования (визирования) проектов документов;

полнотекстовый и атрибутивный поиск электронных документов, включая удаленный полнотекстовый поиск;

• — отправка по электронной почте или публикация на интернет-портале органа власти электронных исходящих документов (с использованием любой электронной почты, поддерживающей MAPI), защищенных ЭЦП и шифрованием с помощью сертифицированных средств;
• — формирование и оформление дел, т. е. группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела;
• — архивное хранение электронных документов, дел органа власти.

Основной единицей учета в системе является РК документа, полнота реквизитов которой обеспечивает возможность формирования статистических и аналитических отчетов по различным информационным срезам, легкость при поиске.

При этом основной набор реквизитов РК может быть расширен произвольным набором дополнительных реквизитов, определяемым для каждой группы документов. По дополнительным реквизитам РК можно наравне с основными реквизитами производить поиск и отбор данных при формировании отчетов. При получении электронного входящего документа его регистрация осуществляется в автоматизированном режиме. Для поступившего в результате обмена между двумя системами ЭДД документа большая часть реквизитов РК формируется автоматически. Электронный образ документа прикрепляется к РК. При этом удостоверяется идентичность документа, снабженного ЭЦП и криптозащитой. Если входящий документ поступает в бумажном виде, из среды системы обеспечивается вызов пакета оптического распознавания текста, а по получении его электронного образа — возврат в систему делопроизводства с одновременным прикреплением документа к РК. Пользователь системы, осуществивший прикрепление файла документа, устанавливает права доступа к файлу на уровне грифа секретности, а также защиту (отмену защиты) от редактирования.

При необходимости перевода относительно большого объема бумажных документов, предназначенных для исполнения и хранения в электронном виде, предлагается использование опции «Потоковая регистрация». В этом случае после занесения регистрационных данных о документе в РК пользователь автоматизированного рабочего места (АРМ) поточной регистрации осуществляет печать на первом листе штрих-кода, который соответствует внутреннему системному номеру, присваиваемому системой регистрируемому документу. После этого документы в произвольном порядке от различных АРМов поточной регистрации поступают на АРМ сканирования, оборудованный быстродействующим сканером. Отсканированные электронные образы документов поступают в базу данных и благодаря технологии выделения штрих-кода прикрепляются к соответствующим регистрационным карточкам документов.

После регистрации РК с прикрепленным документом пересылается по сети должностному лицу, ответственному за принятие решения по исполнению документа, а далее — исполнителям документа в соответствии с реквизитами вынесенной резолюции. При этом каждый руководитель или исполнитель наделяются определенными правами, которые позволяют обеспечить организацию работы с документами, максимально приближенную к традиционной работе за столом, на котором по папкам разложены документы, находящиеся в компетенции только данного сотрудника и которые либо ждут начала исполнения (в папке Поступившие), либо приняты сотрудником к исполнению (в папке На исполнении), либо переданы подчиненным с указанием контрольного срока исполнения (в папке На контроле).

В ходе работы с электронными документами обеспечивается комбинированный полнотекстовый и атрибутивный поиск требуемого документа, в том числе и с помощью веб-доступа к документальной базе данных систем.

Файлы с текстами (образами) исходящих и внутренних документов по стандартной технологии также прикрепляются к РК. Исходящий документ, сопровождаемый реквизитами РК, может быть защищен ЭЦП, зашифрован и передан адресату.

Таким образом, в совокупности с возможностью регистрации документов, поступивших по линиям связи, обеспечивается корпоративный электронный документооборот. Исполненные документы формируются в дела и передаются на архивное хранение.