Виды деловых совещаний

Совещания, заседания, собрания представляют собой разные формы участия персонала предприятия в рассмотрении, обсуждении, решении разных вопросов.

Исследования показывают, что руководители разных рангов используют от 10 до 50% своего рабочего времени на проведение совещаний и заседаний, много времени тратится и на их подготовку. Иногда руководитель в течение рабочего дня бывает на трех-четыре заседаниях и совещаниях.

На совещаниях руководитель разъясняет свою позицию, убеждает собравшихся, готовит к правильному восприятию своего решения. Когда появляется приказ, распоряжение или указание, работники, которые были присутствуют на совещании, воспринимают его как результат решения, в подготовке которого они принимали участие.

Совещания и заседания — наиболее распространены методы руководства, способы подготовки и принятия управленческих решений, изучения и формирования мнения коллектива, оценки способностей подчиненных. Умелое проведение совещания, искренняя заинтересованность собравшихся в ее решениях, дают возможность вовлечь в активную дискуссию даже инертных людей, которые редко выступают.

Овладение знаниями и навыками, необходимыми для организации и проведения совещаний, собраний и заседаний, а также эффективного участия, в них, — один из важнейших элементов подготовки руководителя, совершенствования организации его работы. Следует отметить, что практика проведения многочисленных и многолюдных совещаний, которая получила значительное распространение на некоторых предприятиях, приводит к тому, что руководители подразделов и главные специалисты нерационально используют свое рабочее время, лишены возможности планировать рабочий день, отвлекаются от выполнения своих прямых обязанностей, не могут квалифицированно и оперативно влиять на организацию работы.

Порядок, когда все или большинство вопросов по которым решения должны быть приняты только конкретными руководителями, рассматривают на совещаниях, снижают ответственность руководящего состава, инициативу, желание самостоятельно принимать решение.

Существует определенное отличие между такими формами коллективной работы, как совещание, заседание и собрания.

Совещание — это форма управленческой деятельности, содержанием которой является совместная работа определенного количества участников управленческого процесса.

Заседание — это форма организации работы постоянно действующего органа (комитета, коллегии, совета, комиссии, группы).

Собрание — это общее присутствие в определенном месте людей, которые объединены конкретной целью (собрания работников предприятия, подраздела, членов общества и др.).

В практике управленческой деятельности преобладают совещания. Они имеют как позитивные, так и негативные, стороны.

К позитивным сторонам делового совещания относятся:

• — возможность оперативно и в сжатый срок получить нужную информацию, ознакомиться с разными точками зрения на проблему и пути ее решения;
• — принятие коллегиальных решений.

К негативным сторонам делового совещания относятся:

• — их высокая стоимость;
• — неопределенность коллективной ответственности.

Деловые совещания классифицируются по ряду признаков:

• 1. По целями:
  • — учебные (цель совещания — передать участникам определенные знания, и тем самым повысить их квалификацию);
  • — разъяснительные (руководитель пытается убедить участников совещания в необходимости, правильности и своевременности его стратегии и действий);
  • — проблемные (цель совещания — разработка путей и методов решения проблем);
  • — координационные (цель совещания — координация работы подразделов);
  • — информационные (цель совещания — осуществление сбора, обмена и обобщения данных, по любой проблеме и определению взглядов участников совещания).
• 2. По способу проведения:
  • — диктаторские;
  • — автократичные;
  • — сегрегативные;
  • — дискуссионные;
  • — произвольные.

Диктаторское совещание характеризуется такими признаками: право голоса имеет только руководитель; он сам излагает свои взгляды, выдает приказ или указание; количество участников не регламентируется. Особенности таких совещаний — сохранение иерархии работников, однозначность в постановке заданий, быстрое осуществление решений.

Автократичное совещание является разновидностью диктаторского, его ход предусматривает вопросы руководителя и ответы участников совещания. По требованию или за разрешением руководителя допускаются выступления. Количество участников подобного совещания ограничено. Такие совещания, как правило, представляют собой своеобразный отчет участников перед руководителем, во время которого каждый имеет возможность в большей или в меньшей мере изложить свой взгляд.

Сегрегативное совещание предусматривает порядок, при котором руководитель сам определяет тех, кто должен выступить, то есть тех, кого он желает выслушать.

Дискуссионные совещания — это наиболее демократический способ решения проблем, которые выносят на совещание. Такие совещания организуют в случае необходимости координации действий сотрудников или. подразделений, их может проводить как руководитель, так и избранный участниками председатель. Количество участников ограничено, обычно не больше 15 чел. Каждый участник дискуссионного совещания имеет возможность свободно изложить свое мнение, которое способствует повышению ответственности за выполнение принятых решений, дает возможность открыто обсуждать любые взгляды, в том числе руководителя, способствует сплоченности членов коллектива.

Произвольное совещание, как правило, имеет место тогда, когда обмениваются мнениями работники, профессиональные обязанности которых тесно взаимосвязаны. Оно происходит без повестки дня, без председателя, на нем не принимают никаких решений. Примером такого совещания является обсуждение руководителем, его заместителями, помощниками, ведущими специалистами общего состояния дел или важной проблемы.

• 3. По степени подготовленности:
  • а) запланированные.

К запланированным совещаниям принадлежат:

• — совещания, которые регулярно проводят руководители, — еженедельные совещания с практически постоянной повесткой дня, например, подведения итогов недели (месяца), определения задания, на следующую неделю, распределение работ и ресурсов (рабочей силы, времени), согласования взаимодействия и др.;
• — совещания по важнейшим проблемам деятельности предприятия, которые требуют специальной подготовки, присутствия представителей других учреждений;
• б) внеплановые проводят в случае возникновения непредвиденных, чрезвычайных ситуаций (например, при поступлении нормативного документа, который изменяет порядок работы и др.)
• 4. По периодичности:
  • — разовые;
  • — регулярные;
  • — периодические.
• 5. По количеству участников:
  • — совещания с узким составом участников (до 5 человек);
  • — расширенные совещания (до 20 человек);
  • — представительские совещания (свыше 20 человек).
• 6. По составу участников:
  • — совещания с постоянным составом участников;
  • — совещания с непостоянным составом участников;
  • — совещания со смешанным составом участников;
  • — совещания с составом, который регламентирован нормативным актом.