Что такое и для чего нужен анализ должностей?

Должностной анализ — это процесс сбора и анализа информации о должностных позициях в целях выделения свойственных им параметров (задачи и задания, ответственность, стандарты выполнения и т. д.).

Многие руководители задают себе вопрос: что даст проведение этого сложного, требующего больших ресурсов процесса должностного анализа?

Результатом анализа является обновление должностных инструкций (ДИ) или их создание.

Поведение анализа должностей и создание качественных ДИ дает такие преимущества:

«Должностные инструкции, как и любой другой продукт деятельности отдела кадров, должны приносить пользу линейным руководителям и способствовать достижению эффективности и получению прибыли. Иначе цель их существования не будет оправдана». Б. Унгерсон, 1983 г.

Если при анализе работы линейного руководителя Вы обнаруживаете, что он выполняет множество рутинной работы (составление отчетов, ведение табеля присутствия на работе и др.), но не выполняет своих прямых обязанностей стратегическое (планирование работы одела, повышение эффективности работы сотрудников, мотивация и т. д.), При этом руководитель совершенно правомерно задает вопрос — кто это будет делать, если не я? То, вероятно, есть необходимость изменить должностные инструкции сотрудников или ввести новую должность (например «заместитель начальника отдела»).

Для руководителей:

Прояснение «настоящей ситуации» на предприятии и определение направлений повышения эффективности и интенсификации труда работников предприятия, в некоторых случаях вплоть до изменения структуры предприятия (особенно актуально для быстрорастущих организаций).

.Возможность ранжирования работ, установление иерархии должностей и определение рангов оплаты.

Выработка критериев для подбора персонала на свободные и освобождающиеся позиции. Анализ работ может оказаться весьма полезным и конструктивным для комплексного подбора кадров.

Возможность проведения оценки соответствия персонала и создание программ развития сотрудников в направлении достижения целей организации.

Процедура ознакомления с ДИ при приеме на работу позволяет избежать недоразумений и является правовой основой при разрешении трудовых споров.

Проведенные анализ, а затем оценка персонала позволяют составить комплексную программу обучения персонала.

Для персонала:

Определение зон ответственности и четкость границ обязанностей.

Направления развития и обучения для достижения желаемых позиций.

Возможность требовать пересмотра заработной платы или уровня должности в случае регулярного выполнения работ, выходящих за рамки должностных обязанностей.

Возможность планирования и согласования собственных целей с целями организации.

Подготовка к должностному анализу.

При подготовке к анализу можно выделять следующие критерии рабочей позиции:

Непосредственный руководитель (подчинение) Взаимоотношение с другими должностями (отделами) Цель должности (работы) Основные обязанности (зоны ответственности, ключевые задачи) — содержание работы.

Полномочия и доступные ресурсы, использование техники (механизмов, оборудования, инструментов).

Стандарты выполнения работы.

Требования к работнику: уровень квалификации, образование, доп. навыки.

Проведение анализа — это процесс, к которому необходимо хорошо подготовиться, определиться — зачем вы проводите анализ, какие должности необходимо подвергнуть процедуре, что должно стать результатом анализа и т. д.

Чтобы ДИ была максимально полной и гармоничной, можно использовать модель Логических Уровней (Р. Дилтс, 1997 г.).

Вопросы, на которые нужно ответить:

Какова миссия данной должности? Какова цель (причина) существования данной позиции?

Какое место в иерархии должностей у этой позиции?

Какие зоны ответственности у работника на этой должности?

Какие убеждения (ценности) будут необходимы работнику на этой должности?

Какие требования предъявляются к опыту и квалификации для качественного выполнения работ?

Каковы требования к личности работника?

Каковы ключевые задачи должности? Каковы стандарты выполнения работы?

Какие полномочия распоряжаться ресурсами (в т.ч. финансовыми), проводить найм персонала, увольнение (отстранение от должности) сотрудников?

Какой бюджет, сколько подчиненных, каково оборудование? С кем коммуницирует данная должность?

Какие конечные результаты ожидаются от работника на данной позиции?

При проведении анализа работ необходимо помнить, что сотрудники, которые занимают подлежащие анализу должности, не являются объектом исследования (оценка персонала будет правомерна после проведения анализа должностей).

Рутинные позиции начального уровня лучше всего описывать, делая акцент на выполняемых задачах, в то время как позиция управленца требует акцента на достижении определенных результатов.

Исходя из критериев и списка должностей, которые подлежат анализу, выбирается метод проведения анализа.