Задание на разработку организационного проекта

Цели проектирования

Организационное проектирование (сокращенно «оргпроектирование») — научно-технический термин, используемый в современном профессиональном языке и научной литературе; означает процесс разработки и внедрения проектов рационализации (от лат. rationalis — «разумный», то есть «более целесообразный») управленческого труда на основе требований организации труда в сфере менеджмента и использования возможностей современной компьютерной и организационной техники с целью повышения эффективности труда персонала управления (9, с. 272).

Оргпроектирование направлено, прежде всего, на достижение экономии «живого» труда в системах управления, в основном за счет (12, с. 352):

• — устранения потерь рабочего времени при выполнении управленческих работ (в том числе при выполнении работ по документированию и обслуживанию управленческой деятельности);
• — централизации отдельных функций управления;
• — концентрации управления, то есть сокращения ступеней и звеньев в структуре управляющей системы;
• — улучшения структуры аппарата управления (соотношения числа руководителей, специалистов, вспомогательного (технического) персонала);
• — разделения и кооперации труда в аппарате управления;
• — внедрения современных технических средств и средств оргтехники в процесс управленческого труда.

Рационализация управленческого труда может осуществляться в двух основных направлениях (9, с. 272):

• 1) организационно-техническое совершенствование трудовых процессов как в сфере менеджмента в целом, так и в системах управления отдельных предприятий (учреждений, организаций);
• 2) повышение качества управления, то есть результативности трудовых затрат персонала управления в принятии управленческих решений.

Содержание процессов труда раскрывается путем последовательного установления целей, задач и функций управления, выделения обязанностей субъектов управления (персонала управления), определения состава работ.

Объектами оргпроектирования являются содержание и организация труда персонала управления на уровне служб, подразделений и рабочих мест. Обычно под выбранный объект исследования формируется временный трудовой коллектив оргпроектантов, который проводит обследование и разработку проекта рационализации системы управления при участии персонала самого предприятия (учреждения, организации). Процесс организационного развития включает три стадии: анализ, разработку и функционирование организационных решений. Существует два вида оргпроектирования: комплексное и локальное. Различие между ними определяется не объектом рационализации, а ее задачами (14, с. 456).

Комплексное оргпроектирование проводится по четырем основным направлениям:

• 1) рационализация или создание новой организационной и функциональной структуры управления;
• 2) рационализация или создание новой технологии выполнения основных и наиболее массовых видов работ, рациональное использование рабочего времени персонала, оптимизация численности персонала управления;
• 3) создание систем документации и рационализация процессов документирования и информационного обеспечения деятельности персонала управления;
• 4) повышение оснащенности объекта оргпроектирования, отдельных рабочих мест персонала управления современной организационной и компьютерной техникой, механизация и автоматизация управленческого труда, оптимизация условий труда персонала управления.

Локальное оргпроектирование проводится по одному из специально отобранных для рационализации участков работы персонала управления (20, с. 520).

В соответствии с этим комплексный оргпроект предусматривает разработку комплекса мероприятий по совершенствованию технологии деятельности аппарата управления или его отдельного звена, его оргструктуры и штатов, системы организации и условий труда; по сокращению и рационализации документооборота, по максимальной автоматизации труд персонала управления. Локальный оргпроект предусматривает разработку мероприятий по рационализации отдельных видов работ, выполняемых в аппарате управления или на отдельных его участках.

В настоящее время в большей степе создаются локальные оргпроекты применительно к требованиям и специфике конкретных объектов отдельных предприятий (учреждений, организаций). Разрабатываются и типовые комплексные проекты, дающие принципиально новые модели организации труда и документооборота для однотипных систем управления (аппаратов управления), сходных по функциям и объемам работ. Это так называемое индивидуальное и типовое оргпроектирование.

Оргпроектирование развивается по пути создания типовых решений отдельных элементов организации управления. Разработка типовых оргпроектов — один из путей снижения стоимости проектных работ. Типовое комплексное оргпроектирование является перспективным с точки зрения достижения оптимальных результатов разработок.

Начинается оргпроектная работа с разработки программы исследования.

Программа исследования — комплекс положений, определяющих цели и задачи исследования, предмет и условия его проведения, а также предполагаемый результат (21, с. 427).

Программа разрабатывается на основе определения и осознания целей развития opганизации (фирмы), определения проблем ее развития, выделения решающих проблем, одвигающих к цели кратчайшим путем. Программа должна дать ясный ответ на вопросы: зачем проводить исследование, что исследовать и как исследовать? Она должна содержать обоснование актуальности и важности проблемы как предмета исследования, раскрывать ее общее содержание и роль относительно других проблем, необходимые условия для решения проблемы (финансирование, кадровое обеспечение и пр.).

Программа, как правило, состоит из следующих разделов: цель проведения исследований; содержание проблемы, ее актуальность и важность; рабочая гипотеза решения проблемы в процессе исследования; обеспечение исследования ресурсами; методология исследования; предполагаемый результат исследования и эффективность.

Планирование работы. К составлению плана следует привлекать минимальное число наиболее опытных специалистов. Разработку плана возглавляет руководитель темы проекта. План работ включает следующие основные реквизиты (9, с. 272):

В этом документе графы 7−13 представляют сметную калькуляцию, которую можно представить на отдельном документе следующим образом:

Статьи расхода:

• 1. Материалы и оборудование (17% к расходам по з/п или от общей суммы договора).
• 2. Зарплата (40% от общей суммы договора).
• 3. Накладные расходы (40−50% к расходам по з/п, 30% от общей суммы договора).
• 4. Соцстрах (7% к расходам по з/п).
• 5. Командировочные расходы (2−4% от общей суммы договора).
• 6. Контрагенты (около 6% от общей суммы договора).
• 7. Прочие расходы (12% от общей стоимости).

В основе планирования лежат расчеты трудозатрат выполнения проектных работ, так как трудовые затраты составляют главную часть стоимости работ и отражаются на сроках исследования и проектирования. Расчеты трудоемкости затрудняются вследствие отсутствия нормативов на такие виды работ. Как правило, они определяются опытно-статистическим путем. Использование опытно-статистических норм и аналогов трудоемкости позволяет с достаточной степенью точности произвести необходимые расчеты трудоемкости исследовательских работ.

Принципы планирования (12, с. 352):

• 1. Конкретность и ясность заданий
• 2. Реальность (нормативность)
• 3. Трудоемкость (минимальная со стороны разработчиков)
• 4. Организационная четкость взаимодействия исполнителей
• 5. Интеграция работ
• 6. Возможная параллельность выполнения работ
• 7. Контролируемость и ответственность

Организационно-методическая подготовка включает создание методических материалов по ведению исследовательских и проектных работ. Одним из документов организационно-методического назначения является рабочая программа исследования, представляющая собой полный перечень вопросов, на которые требуется получить ответы в процессе исследований. Рабочая программа служит основанием для составления детального плана — графика выполнения исследовательских работ.

Рабочая программа устанавливает ожидаемый результат по каждой отдельной работе и форму его представления. В рабочую программу рекомендуется вносить следующие показатели (27, с. 160):

Соответственно может быть построено рабочее задание конкретному исполнителю.

В рабочей программе намечается последовательность работ, выполняемых при обследовании. Каждой из намеченных программой работ должна соответствовать определенная форма сбора и форма обобщения и представления результатов, которые, в свою очередь, находятся в зависимости от возможности их получения планируемыми методами сбора данных и источника информации.

Перечень и последовательность работ, намечаемых в рабочей программе исследования, определяется в соответствии с темой и целями исследования. Например, могут быть включены такие виды работ, как (21, с. 427):

• — изучение оргструктуры управления предприятием (фирмой);
• — изучение организации труда в аппарате управления;
• — изучение технологических процессов управления;
• — изучение систем документации; изучение оборудования, планировки служебных помещений и рабочих мест работников аппарата управления, условий их труда и пр.

Каждая работа, намеченная в рабочей программе, должна проводиться соответствующим методом.

В зависимости от используемых в исследовании методов можно определить источник информации:

• 1) при изучении документов источниками являются продукты деятельности людей — документы;
• 2) при наблюдении — деятельность людей;
• 3) при опросе — сами люди, участвующие в определенной деятельности.

Для обработки полученных в ходе исследования результатов следует предусмотреть формы сбора, обобщения и представления этих результатов. Выбор их зависит от используемого метода и направления работы. Например, в ходе интервью разрабатывается вопросник (форма сбора), таблица, в которой будут сведены результаты опроса (форма обобщения); если целью интервью является выявление реальной оргструктуры учреждения, то формой представления результатов будет являться схема оргструктуры.

Исполнители и соисполнители рабочей программы назначаются руководителем темы с учетом квалификации и специализации. При определении сроков работ рабочей программы следует опираться на опытно-статистические нормы затрат рабочего времени на исследовательские и проектные работы.

Организация исследования — это система регламентов, нормативов и инструкций, определяющих порядок его проведения. Это распределение функций, обязанностей, ответственности и полномочий на выполнение работ, распределение ресурсов и комбинация их во времени, пространстве, по исполнителям и по видам работ.

Организовать исследование можно тремя способами (30, с. 310):

• 1. Увеличение нагрузки персонала управления дополнительными обязанностями исследовательского типа.
• 2. Создание специализированных групп и организация их работы (временный трудовой коллектив — ВТК).
• 3. Приглашение консалтинговых фирм. (Оплата их труда, предоставление организационных возможностей для проведения исследования).

В управлении исследованиями часто возникают проблемы полномочий, обеспечения условий, административного вмешательства в рабочий процесс исследуемого объекта, которое должно быть минимальным, и пр.

Эффективность исследования во многом определяется коллективной деятельностью. Не все проблемы можно решить индивидуально. Это определяется и трудоемкостью, и методологией, которая требует разнообразия интеллектов, образования, психологии исследователей.

Принципы формирования времени трудовых коллективов (ВТК) исследователей (31, с. 255):

• 1. Принцип неоднородности (гетерогенности). Объединение в один коллектив одинаковых по способностям и характеристикам людей не обеспечит успеха их деятельности. Но стихийное формирование коллектива также не принесет успеха. Главное — специфика задач и проблем, для исследования которых формируется коллектив. Объединение личностей, необходимое для решения проблем данного типа. Как правило, в коллективе должны быть: проблемщик (который раньше других видит проблемы), энциклопедист (быстро находящий аналоги в других областях знаний), генератор идей (системщик), оптимизатор (поиск оптимальных вариантов решений), энтузиаст, скептик, прогнозист (который просчитывает все возможные последствия принимаемых решений) и др.
• 2. Принцип срабатываемости предписывает привлекать в ВТК исследователей, склонных и способных работать вместе, даже с теми людьми, которые им не импонируют. Это не совместимость. Срабатываемость — это следствие умения управлять собой, своими отношениями с людьми ради определенных целей.
• 3. Принцип совпадения формальной структуры коллектива с его неформальной организацией на основе приоритета неформального соподчинения, которое требует, чтобы формальная организация коллектива совпадала с фактической субординацией исследователей. А это значит, что формирование коллектива должно начинаться с установления фактической структуры соподчинения исследователей, а не наоборот. Это система управления мягкого типа: изучение неформального лидерства, исследовательских интересов, способностей, научного потенциала, организационных способностей и пр.
• 4. Принцип перманентности (непрерывности) формирования состава ВТК. Это ротация исследователей.
• 5. Принцип имитации, способность обладать специальными средствами имитации, воспроизводства решений других членов коллектива.

В целях совершенствования планирования и установления четкой последовательности выполнения, научно-исследовательских и проектных работ процесс исследования условно подразделяется на ряд стадий (этапов). Под стадией (этапом) проектно-исследовательской работы понимается крупная часть работы, имеющая самостоятельное значение, являющаяся объектом планирования и финансирования, заканчивающаяся, как правило, сдачей работ заказчику. Такое организационное разделение проектно-исследовательских работ позволяет регулировать финансирование взаимоотношений между исполнителем и заказчиком, организовывать контроль за ходом выполнения работ со стороны заказчика, повышать ответственность исполнителей за результаты исследовательских и проектных работ.

Количество этапов исследовательских и проектных работ определяется сложностью объекта исследования и проектирования. В зависимости от этого исследовательские работы подразделяются на одностадийные и многостадийные. При локальном исследовании (когда решается одна проблема/задача в условиях рационализации существующей системы управления) проектно-исследовательские работы, как правило, ведутся одностадийно. В комплексном исследовании (когда решается несколько проблем) осуществляется многостадийное исследование и проектирование.

Процесс исследования и проектирования делится на следующие основные стадии (37):

• 1. Предпроектное исследование (анализ);
• 2. Разработка проекта;
• 3. Внедрение проекта (функционирование).

Рассмотрим содержание этапов разработки организационных проектов.

Таблица 5.1. План разработки организационных проектов.

Таким образом, можно сделать следующие выводы, что организация исследования — это система регламентов, нормативов и инструкций, определяющих порядок его проведения. В управлении исследованиями часто возникают проблемы полномочий, обеспечения условий, административного вмешательства в рабочий процесс исследуемого объекта, которое должно быть минимальным, и пр.

Эффективность исследования во многом определяется коллективной деятельностью. Не все проблемы можно решить индивидуально. Это определяется и трудоемкостью, и методологией, которая требует разнообразия интеллектов, образования, психологии исследователей.