Сравнительный анализ разработанной и существующей структур управления ОАО «Калмгаз»

Эффективность разработанной структуры управления можно определить, обратившись к количественным критериям теории информации, — путем сравнения уровней неопределенности, или неупорядоченности деятельности руководителей в разработанной и типовой структурах управления предприятия.

С точки зрения процессов принятия решений, — основной формы процессов в управлении, — разнообразие состояний некоторой группы функциональных подсистем (отделов и подразделений) определяется числом возникающих в них проблем. При количестве подсистем равном m, разнообразие их состояний может определяться следующей таблицей:

K=012…т (1).

К — число проблем, возникающих в m подсистемах в любой данный момент времени. K меняется от 0 до m. Это значит, что при K=0 ни в одной из подсистем проблем не возникает, при K=1 в одной из подсистем появляется одна прблема, в то время как в остальных подсистемах проблем не возникает, при K=2 в любых двух подсистемах возникает по одной проблеме, в то время как в в остальных подсистемах проблем не возникает и так далее. Вероятность проблемы в отдельной подсистеме можно предположить равной вероятности ее отсутствия: p=q=0,5.

Определим вероятность того, что в любой данный момент времени в т подсистемах может возникнуть К проблем. Искомую вероятность обозначим через Рт (k). Поставленную задачу можно решить с помошью формулы Бернулли, предположив, что вероятность имеет биномиальное распределение:

Pm (k) = Pmpkq (m-k) (2).

Дополним таблицу состояния т подсистем вероятностями этих состояний:

K=k0=0k1=1k2=2…km=m

P=pm (k0)pm (k1)pm (k2)…pm (km) (3).

Степень неопределенности состояний т подсистем выразим через энтропию:

m

h= pm (k)loq2pm (k) (4).

k=0

Данная энтропия отображает также уровень неопределенности деятельности руководителя, которому подчиняется m подсистем, поскольку неопределенность его деятельности в любой данный момент времени зависит от числа поступающих к нему на решение проблем.

Обратимся к распространенной в производственной практике типовой форме организационной структуры управления производственных предприятий. Основные связи между руководителями, включая директора и его заместителей, в данной структуре управления можно изобразить на схеме в следующем виде (рис. 3.3.1.).

Рис. 3.3.1.

Допустим, что на предприятии имеется N руководителей, которым подчиняются, соответственно, m (j=1,…, N) подсистем. В этом случае степень неопределенности деятельности j-го руководителя может быть определена через энтропию:

m

h=Pimjlog2Pimj; j=1, …, N

k=0 (5).

Pimj=cimjpiq (mj-i)

Пусть h (N) — уровень неопределенности деятельности директора. Директору, помимо отдельных подсистем, подчиняются также остальные руководители предприятия. Следовательно, к директору в любой момент времени может обратиться любой из подчиненных руководителей с возникшей перед ним проблемой. Тем самым директор в любой момент времени может быть одинаково вовлечен в решение любой проблемы, возникшей на предприятии, а не только тех проблем, которые возникают в подчиненных ему подсистемах. В этой ситуации уровень неопределенности деятельности директора в любой данный момент времени может определяться суммой энтропии h (N) и энтропий, отображающих уровни деятельности (N-1) подчиненных руководителей. В этом случае энтропия неопределенности деятельности директора становится равной:

N.

H1(N)= h (k) (6).

k=1

Рассмотрим уровни неопределенности деятельности подчиненных директору руководителей. Пусть h (j) (j=1,…, N-1), — уровень неопределенности деятельности j-го руководителя. В силу того, что j-ый руководитель в любое время может оказаться в ситуации, когда он будет вынужден обратиться к директору с возникшей перед ним проблемой, то уровень неопределенности его деятельности будет определяться суммой энтропий h (j), энтропии неопределенности деятельности остальных (N-2) руководителей, — т.к. не исключено, что они тоже обратятся к директору, — и энтропии h (N):

m

H1(N)= h (k); j=1, …, N-1 (7).

k=0

И тогда степень неопределенности деятельности всех руководителей будет складываться из суммы перечисленных энтропий (6) и (7):

m m

H1(N)= H1(j)= h (k) (8).

k=0 k=0

Рассмотрим существующую структуру управления ОАО «Калмгаз», в которой общее число руководителей равно 25. Из вышеизложенного следует, что если, у любого из подчиненных какого-либо руководителя возникнет проблема, то руководитель, не решив ее, может обратиться с ней к директору. Однако директор в силу обстоятельств может передать данную проблему на разрешение какому-нибудь подчиненному остальных руководителей. Таким образом, проблема, возникнувшая у одного из руководителей, затрагивает и всех остальных. Значит степень неопределенности деятельности всех руководителей ОАО «Калмгаз» может быть определена:

m

H1(N)=25 h (k)

k=0

Определим степень неопределенности заместителя директора, специалистов и начальников участков. У любого из них может возникнуть ноль, или одна проблема.

Вероятность не возникновения проблем равна:

P1(0)=(1!) / (1!х (1−0)!)х0,50×0,51=0,5

Вероятность возникновения одной проблемы:

Р1(1)=(1!) / (1!х (1−1)!)х0,51×0,5(1−1)=0,5

Тогда степень неопределенности будет определяться энтропией:

h1=(2×0,5хlog20,5)=1

Следовательно, степень неопределенности деятельности всех заместителей директора, специалистов, начальников участков и самого директора будет одинакова и равняется 1.

Рассмотрим степень неопределенности директоров семи филиалов. В подчинении каждого из них находятся два специалиста. Соответственно у любого из них может возникнуть ноль, одна, или две проблемы.

Вероятность не возникновения проблем равна:

Р2(0)=(2!) / (0!х (2−0)! х0,50×0,52=0,25

Вероятность возникновения одной проблемы:

Р2(1)=(2!) / (1!х (2−1)!)х0,51×0,51=0,5

Вероятность возникновения двух проблем:

Р2(2)=(2!) / (2!х (2−2)!)х0,52×0,50=0,25

Степень неопределенности каждого из директоров филиалов:

h=(2×0,25хlog20,25+0,5хlog20,5)=1,5

Степень неопределенности всех руководителей ОАО Калмгаз равна:

H1(N)=25х (18×1+7×1,5)=712,5.

Обратимся к разработанной структуре. Основные связи между руководителями предприятия в данной структуре управления можно отобразить на схеме в следующем виде (рис. 3.3.2.).

т1.

Рис. 3.3.2.

Обозначим через mj (j=1,…, 4) число подсистем, подчиняющихся соответственно начальнику основного производства, начальнику производственно-технического блока, заместителю по производству и экономике и генеральному директору.

Тогда степень неопределенности деятельности j-го руководителя может определяться через энтропию h (4). Вместе с тем, каждому вышестоящему линейному руководителю подчиняется линейный руководитель вложенного блока, которому он делегирует часть своих полномочий и с деятельностью которого он координирует свои действия. Поэтому к энтропии, определяющей степень неопределенности деятельности каждого вышестоящего линейного руководителя, добавляется энтропия, определяющая степень неопределенности деятельности каждого нижестоящего линейного руководителя. В этом случае неопределенность деятельности j-го линейного руководителя будет равна энтропии:

j.

H2(j)= h (k); j=1, …, 4 (9).

k=1

И тогда степень неопределенности деятельности всех руководителей предприятия складывается из суммы энтропий (9):

4 4 4.

H2= H2(j) = h (k) (10).

j=1 j=1 k=1

Рассмотрим структуру, разработанную для ОАО «Калмгаз» (рис. 3.3.3.).

Рис. 3.3.3.

Рассчитаем степень неопределенности деятельности такого предприятия. Так как каждый вышестоящий руководитель делегирует нижестоящему определенную часть полномочий, то к энтропии такого руководителя добавляется энтропия нижестоящего руководителя. Так, у первого руководителя — начальника основного производства в подчинении два заместителя по реализации газа, поэтому его степень неопределенности определяется добавлением к его собственной энтропии энтропий этих двух руководителей.

Рассчитаем степень неопределенности деятельности заместителя начальника основного производства по реализации газа в филиалах, зная, что у него в подчинении находятся семь директоров филиалов:

P7(0)=0,008

P7(1)=0,055

P7(2)=0,164

P7(3)=0,273

P7(4)=0,273

P7(5)=0,164

P7(6)=0,055

P7(7)=0,008

h=(2×0,008хlog20,008+2×0,055хlog20,055+2×0,164хlog20,164+2×0,273хlog20,273)=2,3

Аналогично рассчитаем степень неопределенности для заместителя по реализации газа на участках:

h=2,1

Определим степень неопределенности деятельности начальника основного производства:

H2(1)=1,5+2,3+2,1=5,9

Степень неопределенности начальника производственно-технического блока определяется добавлением к его собственной энтропии энтропии нижестоящего руководителя основного производства:

H2(2)=1,5+5,9=7,4

Аналогично рассчитаем степень неопределенности деятельности заместителя по производству и экономике и генерального директора:

H2(3)=2,031+7,4=9,4

H2(4)=2,031+9,4=11,5

И тогда степень неопределенности деятельности всех руководителей предприятия будет равна:

H2(N)=34,2.

При сравнении энтропии Н2 и Н1 очевидно, что энтропия Н2 значительно ниже Н1. Следовательно, можно сделать вывод о том, что уровень неопределенности деятельности руководителей в разработанной структуре управления значительно ниже уровня неопределенности деятельности руководителей в существующей структуре управления, а именно в 20,8 раза.

Уровень неопределенности деятельности отдельного руководителя отображает степень его загруженности задачами, связанными с организацией деятельности подчиненных ему отделов и подразделений, а уровень неопределенности деятельности всех руководителей отображает степень их общей загруженности вопросами по организации деятельности предприятия в целом. Понижение энтропии означает понижение уровня загруженности руководителей вопросами организационного и координационного характера.

В типовой структуре управления функциональная рассогласованность, отделов и подразделений, подчиняющихся руководителям предприятия, является причиной высокого уровня неопределенности и неупорядоченности их деятельности.

В разработанной структуре исчезает почва для возникновения очень многих координационных и организационных вопросов управления, что, в конечном счете, неизбежно сказывается на понижении уровня неопределенности и неупорядоченности деятельности руководителей предприятия.