Анализ и оптимизация документооборота в организации

Структура организации и службы ДОУ

Данный вопрос мы рассмотрим на конкретном примере организации, а именно ООО «ЖРЭУ № 5». Предприятие объединяет в своем составе 7 жилищных жилищно-эксплуатационных участков, участок по благоустройству, ремонту фасадов, энергослужбу и аварийно-диспетчерскую службу, а также обслуживает 148 домов, более 30 тысяч квартир общей площадью 1682,6 тыс. кв. м. ООО «ЖРЭУ № 5» осуществляет следующие виды деятельности: техническая эксплуатация, содержание, и ремонт жилищного фонда, инженерных сетей и сооружений; благоустройство и озеленение придомовой территории; выполнение строительно-монтажных работ; контроль за переустройством и перепланировкой жилых и нежилых помещений; выполнение проектных работ; выполнение функций заказчика-застройщика; оказание коммунальных и иных платных услуг населению.

Основными задачами Управления являются:

• · организация деятельности жилищно-эксплуатационных организаций города по обеспечению содержания, эксплуатации и ремонта жилищного фонда, его инженерного оборудования, внешнего благоустройства, предоставления населению качественных и бесперебойных жилищно-коммунальных услуг;
• · организация деятельности муниципальных предприятий теплоэнергетики, водоснабжения и канализации, электроснабжения;
• · организация взаимодействия с предприятиями независимо от форм собственности по вопросам теплоснабжения, водоснабжения и канализации, электроснабжения и газоснабжения;
• · создание условий по внедрению современных рыночных механизмов хозяйствования в жилищно-коммунальном хозяйстве;
• · реализация программы реформирования жилищно-коммунального хозяйства города;
• · защита населения, проживающего на территории города, в соответствии с задачами гражданской обороны;
• · привлечение к эксплуатации и содержанию жилищно-коммунального хозяйства города альтернативных организаций на конкурсной основе.

Рассмотрим развернутую структуру Управляющей компании:

I. II.

директор УК начальник планово-экономического отдела главный инженер ведущий экономист заместитель директора ведущий экономист секретарь главный бухгалтер оператор ЭВ и ВМ заместитель главного бухгалтера.

III. IV.

ведущий бухгалтер начальник договорно-правового отдела ведущий бухгалтер ведущий юрисконсульт ведущий бухгалтер ведущий экономист ведущий бухгалтер

V.

директор МУП начальник службы по санитарному содержанию домов.

VI. VII.

начальник ООТ, З и КК (отдел кадров) ведущий бухгалтер ведущий инженер бухгалтер специалист по кадрам.

VIII. IX.

начальник ПТО инженер по ОТ и ТБ ведущий инженер специалист по ГО и ЧС ведущий инженер ведущий инженер Группа по ремонту фасадов инженер мастер ведущий инженер

X.

и. о. начальника энергослужбы Автотранспортная служба и. о. мастера энергослужбы начальник службы кассир (расчетный отдел) ОМТС ЖЭУ — 9.

начальник начальник кладовщик мастер по ремонту кладовщик техник техник Служба по эксплуатации ВДС ЖЭУ — 10.

начальник начальник мастер АДС мастер по ремонту мастер участка техник мастер участка техник диспетчер техник диспетчер техник диспетчер диспетчер ЖЭУ-11 ЖЭУ-12.

начальник начальник мастер по ремонту мастер по ремонту техник техник техник техник техник ЖЭУ-14 ЖЭУ-15.

начальник начальник мастер по ремонту мастер по ремонту техник техник техник техник техник техник ЖЭУ-16 «Наш двор».

начальник техник мастер по ремонту техник техник техник техник Участок по благоустройству техник техник Рассмотрим функции отделов в данной организации.

В приемной директора работает секретарь, функции которого заключаются в следующем:

• ? организация телефонных переговоров руководителя;
• ? регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
• ? прием и отправка факсов, телефонограмм;
• ? организация консультирования граждан лично или по телефону приемной;
• ? прием заявлений и обращений граждан;
• ? предварительная запись граждан на прием лично или по телефону. Уведомление граждан об изменении по объективным причинам согласованного с ними срока приема;
• ? формирование дел и передача их на архивное хранение;
• ? оформление командировочных документов.

В данной организации также есть оператор ЭВ и ВМ, его функции:

• ? готовит ответы на запросы различных организаций и обращений граждан;
• ? выполняет копировально-множительные работы.

Также есть курьер, который осуществляет доставку корреспонденции от администрации города и вышестоящих организаций. Отправку корреспонденции через почтовое отделение.

Планово-экономический отдел консультирует по вопросам оказания платных услуг населению и юридическим лицам.

Технический отдел «УК» решает вопросы технического обслуживания жилого фонда и контроля качества предоставляемых подрядными организациями услуг населению и выполняемых ими работ по текущему и капитальному ремонту.

Сотрудники отдела проводят обследование технического состояния многоквартирных домов с составлением актов, на основании которых планируется их текущий и капитальный ремонт.

Договорно-правовой отдел «УК» решает все юридически значимые вопросы. Сотрудники договорно-правового отдела:

• — проводят информационно-разъяснительную работу с жителями города по положениям Жилищного кодекса.
• — заключают договоры управления с собственниками помещений в многоквартирных домах.
• — составляют списки старших по домам каждого ЖРЭУ и ООО.
• — проводят собрания с жителями домов и собирают решения по проведению капитального ремонта горячего и холодного водоснабжения и другим работам.
• — заключают договоры с подрядными организациями по содержанию и ремонту жилищного фонда.

Функции отдела кадров:

• · Участвует в разработке единой кадровой политики и осуществляет ее через повседневную кадровую работу.
• · Формирует кадровый резерв для выдвижения на руководящие должности, составляет планы работы с ним, разрабатывает схемы замещения, осуществляет непрерывное образование руководителей и специалистов, организует подготовку, переподготовку, повышение квалификации рабочих.
• · Занимается оформлением приема на работу, приобретения бланков трудовых книжек, организует учебу, различные исследования, оказывает методическую помощь руководителям подразделений по проблемам управления кадрами.
• · Визирует проекты документов, касающиеся персонала, представляет необходимые документы для назначения пенсий, пособий работникам и их семьям в органы социальной защиты, осуществляет оформление кадровых документов в установленные сроки и обеспечивает их сохранность, готовит приказы, распоряжения, материалы, отчеты, справки, доклады, предложения по кадровым вопросам.

Функции бухгалтерии. В соответствии с основными задачами на бухгалтерию возлагаются следующие функции:

• 1. Формирование в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетной политики, исходя из структуры и особенностей деятельности организации.
• 2. Работа по подготовке и принятию рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы.
• 3. Разработка форм документов внутренней бухгалтерской отчетности.
• 4. Обеспечение порядка проведения инвентаризаций.
• 5. Контроль за проведением хозяйственных операций.
• 6. Соблюдение технологии обработки бухгалтерской информации и порядка документооборота.
• 7. Формирование и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской информации о деятельности организации, ее имущественном положении, доходах и расходах.
• 8. Разработка и осуществление мероприятий, направленных на укрепление финансовой дисциплины.
• 9. Учёт издержек производства и обращения, исполнения смет расходов, реализации продукции, выполнения работ (услуг), результатов финансово — хозяйственной деятельности организации, а также финансовых, расчетных и кредитных операций.
• 10. Обеспечение законности, своевременности и правильности оформления документов.
• 11. Проведение расчетов по заработной плате.
• 12. Правильное начисление и перечисление налогов и сборов в республиканский, местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды.
• 13. Своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций.
• 14. Контроль за соблюдением порядка оформления первичных и бухгалтерских документов, расчетов и платежных обязательств, расходования фонда заработной платы, за установлением должностных окладов работникам организации, проведением инвентаризации, проверок организации бухгалтерского учёта и отчетности, а также документальных ревизий в подразделениях организации.

В данной организации как таковой службы ДОУ нет. В каждом отделе организации (дирекция; планово-экономический отдел; договорно-правовой отдел; ООТ, З и КК; проектно-технический отдел и т. д.) ведется своя документация ведущим (ответственным) специалистом, зачастую с нарушением ГОСТа Р 6.30 — 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: бланки организации имеют различный вид и состав, неправильное расположение и написание некоторых реквизитов, нарушение очередности в написании должностей, инициалов и фамилии. Также документы имеют различные поля, менее допустимых размеров, выравнивание текста по центру текстового поля. Получается, что каждый отдел ведет свою документацию так, как ему удобно и как они умеют. Документация отделов подписывается директором, по необходимости регистрируется секретарем директора и отправляется курьером. Также в отделах ведутся свои дела и передаются в архив организации. Т. е. единая система документооборота отсутствует. В этой организации никто не осуществляет методические рекомендации по оформлению документации и ответственные за делопроизводство в отделах не имеют соответствующей квалификации.