Автоматизация управленческого учета

Важной особенностью управленческого учета на предприятии является оперативность, которая обусловливается тем, что информация для нужд принятия решений и контроля будет полезна только в том случае, когда она своевременно передается пользователю.

При построении сложных систем управленческого учета, охватывающих все уровни управления, требование оперативности диктует необходимость автоматизации учетных процедур, поскольку ручная обработка данных не позволяет обеспечить своевременность получения информации.

Автоматизированная система управленческого учета (АСУУ) позволяет внедрить систему финансового планирования, бюджетирования, прогнозирования, оперативного, тактического и стратегического анализа, контроля и управления, оптимизировать принятие управленческих решений. Создание АСУУ организаций требует глубокого изучения отраслевой специфики, от которой зависит состав показателей и уровень аналитических разрезов системы управленческого учета и отчетности, периодичность их составления. Вопросы автоматизации управленческого учета в настоящее время актуальны для руководителей большинства предприятий.

Эффективно работающий управленческий учет позволяет оперативно получать информацию вплоть до состояния «минута в минуту». Однако такая точность информации нужна не всем организациям, которым ежедневное или еженедельное представление информации о состоянии финансово-хозяйственной деятельности позволяет принимать оперативные управленческие решения. Чтобы обеспечить получение точных и детальных первичных данных, обеспечить их аналитическую обработку и получить выходную аналитическую информацию для принятия управленческих решений, необходимо построить автоматизированную систему управленческого учета. Автоматизированная система управленческого учета важна как необходимый инструмент для подготовки эффективных управленческих решений. Она позволяет прогнозировать вероятные последствия принимаемых управленческих решений на основе детального анализа показателей деятельности организации за достаточно продолжительный период наблюдения.

Перед началом осуществления автоматизации необходимо определиться с целями данного процесса, исходя из которых можно сформулировать требования к АСУУ. Требования, как показывает практика, могут быть различными в зависимости от специфических особенностей деятельности предприятия. Главное, чтобы подобная информационная система управления в процессе работы должна предоставлять полные, достоверные и оперативные сведения о функционировании предприятия, т. е. являться такой системой сбора финансовых результатов и дальнейшего планирования, опираясь на которую руководитель мог бы принять взвешенное, системное решение. Далее все требования, цели, критерии успешности и риски проекта по автоматизации, реальное и ожидаемое положение дел с приложением плана работ должны быть зафиксированы в уставе проекта — основном регламентном документе, описывающем проект автоматизации бюджетирования и управленческого учета предприятия.

Анализируя практику работы предприятий по автоматизации управленческого учета, можно обозначить следующие наиболее часто встречающиеся проблемы:

• — отсутствие единой методологической основы построения системы управленческого учета;
• — некорректное позиционирование подсистемы управленческого учета в общем комплексе задач построения информационной системы предприятия;
• — ограниченная функциональность модулей, автоматизирующих управленческий учет предприятия;
• — отсутствие интеграции модулей, входящих в контур управленческого учета предприятия.

Эффективная автоматизация управленческого учета не предполагает какого-либо участия человека в процессе ввода первичной учетной информации. Полная автоматизация достигается автоматизацией операций, предшествующих учетным. Сформированной в них информации должно быть достаточно, чтобы по заранее определенным правилам отразить операцию на счетах управленческого учета.

В итоге при реализации задач АСУУ важно получение необходимой управленческой отчетности. В зависимости от того, на чем строится отчетность, может принципиально меняться и архитектура подсистемы. Если отчетность строится по счетам управленческого учета, то необходим соответствующий план счетов, правила отражения операций по ним и правила оформления проводок.

Принципиально отличается подход формирования отчетности по выполненным операциям. В этом случае счета управленческого учета теряют смысл. Нет необходимости оформлять проводки. Нужны только алгоритмы трансформации информации о выполненных операциях в данные отчетных форм. Такой подход имеет ряд преимуществ по сравнению с тем, который базируется на счетах. Например, не возникает необходимости изменений плана счетов, требующей операций по закрытию старых счетов, открытию новых, переносу остатков по счетам, отслеживанию исторических изменений в управленческой отчетности и т. д.

Создание эффективной методики управленческого учета невозможно без применения специальных процедур обработки информации, адекватных поставленным задачам, принимаемым решениям и сложившимся рыночным условиям, в которых функционирует организация.

Эффективное управление возможно только на основе достоверной информации, сформированной на определенных методических принципах. Эта информация должна соответствовать уровню аналитичности современных информационных технологий. В последнее время наибольшее распространение получает применение вычислительной техники в ведении управленческого учета. Автоматизация позволяет прежде всего уменьшить затраты времени и трудоемкость при функционировании системы управленческого учета, оценки и анализа результатов работы организации при одновременном сокращении времени работы и количества специалистов.

Для проведения диагностики АСУУ необходимо выбрать способ описания автоматизированной системы управленческого учета.

Для успешной автоматизации управленческого учета на предприятии необходимо выполнение двух условий:

• 1) Наличие разработанных, утвержденных и внедренных (или готовящихся к внедрению) в практику работы предприятия методологию и методик системы управленческого учета предприятием;
• 2) Наличие разработанной и утвержденной концепции построения и стратегии развития информационных технологий предприятия.

При этом важно понять, что автоматизация системы управленческого учета предприятием — это не IT-проект. IT-составляющая данного процесса — это лишь этап создания технического инструмента, позволяющего снизить трудоемкость рутинных операций. При этом необходимо учесть, что никогда ни один программный продукт не позволял решить методологические проблемы предприятия. Исходя из данных утверждений определяются требования к формату организации проекта по внедрению автоматизированной системы управленческого учета предприятием.

Результатами работы автоматизированной информационной системы в части управленческого учета могут быть бюджеты по центрам финансовой ответственности; внутренние отчеты и результаты план-фактного анализа.

При этом могут быть сформированы следующие отчеты и отчетные показатели:

• * полный управленческий баланс предприятия; ликвидный? баланс, характеризующий стоимость предприятия;
• * отчет о прибылях и убытках; отчет о продажах;
• * отчет о движении денежных средств;
• * показатели затрат с разделением на переменные и постоянные, сгруппированные по экономическим элементам, статьям себестоимости, МВЗ и прочим классификационным признакам;
• * показатели финансовых результатов по ЦО;
• * показатели финансовых результатов по группам товаров;
• * показатели финансовых результатов, сгруппированные по менеджерам.

Основными критериями, которым должна отвечать САУУ на предприятии, являются:

• * соответствие функциональных возможностей системы требованиям лиц, принимающих решение на предприятии. Т. е. наличие возможности получения информации, необходимой менеджменту предприятия в процессе принятия управленческих решений как для анализа деятельности компании за текущий и прошедший период, так и для составления прогнозов;
• * возможность обеспечения функций контроля исполнения принятых управленческих решений;
• * совместимость программного обеспечения данной системы с базовым программным обеспечением предприятия;
• * соответствие затрат на создание, развертывание и эксплуатацию системы финансовым возможностям предприятия;
• * наличие возможности модификации и настройки системы силами специалистов предприятия, а также возможность создания новых отчетных и аналитических документов;
• * возможность интегрирования данной системы с бухгалтерской и базовой системами предприятия для получения из них информации обо всех текущих финансовых и хозяйственных операциях без необходимости двойного ввода информации;
• * безопасность и надежность информационного пространства;
• * удобный и понятный интерфейс;
• * возможность масштабирования системы при росте объемов обрабатываемой информации и увеличения числа ее пользователей.

Таким образом, автоматизированная система управленческого учета важна как необходимый инструмент для подготовки эффективных управленческих решений. Она позволяет прогнозировать вероятные последствия принимаемых управленческих решений на основе детального анализа показателей деятельности организации за достаточно продолжительный период наблюдения.