Организация работы персонала на примере своей профессии

Удельный вес Изучение рабочих и нормативных документов. 60 1% Подготовка нормативных документов и справок 300 6% Подготовка материалов к изданию, отчетов 300 6% Консультации по работе (в т.ч. для других подразделений) 300 6% Участие в совещании 1080 21% Встреча с коллегами из других подразделений 720 14% Повышение квалификации 180 3% Выполнение общественной работы 690 13% Регламентированный перерыв 480 9% Нерегламентированный перерыв 210 4% Прочие работы 390 7% Служебная командировка 510 10% Всего 5220 100%

Анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям руководителя.

Таблица 4

Перечень элементов затрат Плановые затраты рабочего времени, % Фактические затраты рабочего времени, % Отклонение, % 1 2 3 4 Изучение рабочих и нормативных документов. 1% 1% 0% Подготовка нормативных документов и справок 6% 6% 0% Подготовка материалов к изданию, отчетов 5% 6% -1% Консультации по работе (в т.ч. для других подразделений) 3% 6% -3% Участие в совещании 21% 21% 0% Встреча с коллегами из других подразделений 12% 14% -2% Повышение квалификации 2% 3% -1% Выполнение общественной работы 13% 13% 0% Регламентированный перерыв 9% 9% 0% Нерегламентированный перерыв 1% 4% -3% Прочие работы 7% 7% 0% Служебная командировка 10% 10% 0% ВСЕГО 100% 100% 0%

Таблица 5

Организация работы секретаря в организации Направления организации работы Примеры организации работы по направлениям Раздел и кооперирование управленческой работы Секретарь преимущественно занимается кооперированием работы. Например, они ищут верные для фирмы решения. взаимодействуют между собою и с внешней средой, то есть свободно сотрудничают.

Секретарь также занимается исполнительной работой: выдают задачу, собирают результаты в виде отчетов и подают руководству высшего уровня для анализа. Организация и обслуживание рабочих мест. Секретарь сами обслуживают свои рабочие места

Нормирование управленческой работы: на примере рабочего дня Для секретаря высшего уровня есть характерным ненормированный рабочий день. Директор может засиживаться на работе допоздна, пересматривая бумаги или выполняя другую работу.

Нормализация условий работы. Для секретаря можно сделать это путем повышения скорости передачи информации (мобильный телефон, факс, компьютер, установление собственной служебной линии). Повышение квалификации управленческой работы Для секретаря это можно сделать с помощью получения дополнительного образования, участия в конференциях, курсов повышения квалификации. подпиской на научную литературу.

Внедрение передовых методов и приемов работы Для секретаря высшего уровня важно автоматизировать работу с помощью компьютера, факса и т. п.; наладить скорость коммуникаций с помощью мобильного, авто и т. п.; повысить квалификацию; эффективной есть особая система премирования, и др.

3.

3. Причины, мешающие рациональному использованию рабочего времени

Основываясь на данных таблиц 2−5 можно сделать вывод, что данный секретарь, за анализируемый период, большую часть своего рабочего времени тратил на участие в совещаниях (21%). Это связано с тем что данный секретарь является связующим звеном между директором и сотрудниками, а также контролирует процесс исполнения поручений от директора.

Вторыми по удельному весу являются встреча с коллегами из других подразделений (14%). Данный вид затрат вполне можно сократить до 12% общих затрат.

Выполнение общественной работы занимает 13% от всего рабочего времени. На наш взгляд, и согласно плановым показателям этот вид затрат рабочего времени должен быть больше и составлять не менее 15% всего рабочего времени.

Служебные разъезды стоят на третьем месте по удельному весу и составляют 10% рабочего времени. Этот показатель также отличается от планового (11%).

Регламентированные составляют 9% рабочего времени. Это так называемые «перерывы на обед».

Изучение нормативных документов и работа с корреспонденцией занимают соответственно 7 и 6% рабочего времени. Исходя из того, что нормативных документов в последнее время все больше и больше, то затраты времени на их изучение должны возрастать, что и отражено в плановых показателях (8%), учитывая что сюда включены подготовка документов для клиентов договора, счета, счетфактуры), то данных показатель находится в пределах нормы.

Консультации по работе — обязательный атрибут любого делового человека и показатель в 6% от всего рабочего времени является нормальным показателем.

Так как специфика работы секретаря связанна в первую очередь с работой с людьми, то общение с другими сотрудниками (бухгалтерия, службы доставки) занимают значительное количество времени. Плановый показатель — 3%, фактический 6%.

Потери рабочего времени составляют 4%. Это прежде всего всякие не формальные мероприятия такие как затянувшее празднование дня рождения сотрудника и т. п.

Вывод. В принципе рабочее время секретарь тратиться рационально, отклонения от плановых показателей не большое и если оценивать по четырех бальной шкале эффективность траты рабочего времени, то секретарь можно поставить «4».

4. Проектные предложения. Пути улучшения использования рабочего времени

Основные направления, которые будет рассмотрены в этой главе, являются важными составляющими в организации труда секретаря. Необходимо отметить также, что все рекомендации носят рекомендательный характер и важно учитывать реальные условия, в которых работает секретарь. В процессе организации труда секретаря не нужно доходить до абсурда — труд секретаря очень специфичен и неповторим. При организации работы необходимо учитывать все нюансы во всем объеме и тесной взаимосвязи.

Организацию труда секретаря в ООО ««Регистрация» и некоторые предложения по ее рационализации иллюстрирует таблица 6.

Таблица 6

«Расточители времени секретаря»

Вид помехи Возможная причина потерь рабочего времени Меры по устранению Отсутствие планирования Ориентация на действия, а не на достижение поставленной цели.

Отсутствие приоритетов выполнения работ в течение рабочего дня. Составление плана рабочего дня.

Использование дневника рабочего времени.

Выполнение работ в зависимости от их важности, а не срочности. Работа в условиях кризиса Нереалистическая оценка времени, отводимого на выполнение отдельных работ Ориентация на проблему Реалистическое планирование затрат рабочего времени.

Ориентация на имеющиеся возможности. Обычные дела и «текучка» Отсутствие планирования.

Отсутствие самодисциплины. Ставьте цели и стремитесь к их достижению. Трата времени на лишние переговоры с сотрудниками Усталость, желание обменять информацией не касающейся работы Отведение специального времени, например обеденного перерыва Проектные предложения представлены в виде плана организационно-технических мероприятий в форме табл.

7.

Таблица 7

План организационно-технических мероприятий по улучшению использования рабочего времени Раздел плана мероприятий Мероприятия по улучшению использования рабочего времени Меры по улучшению не нужны, так как… (обоснование) Меры по улучшению нужны Вид контроля немедленно (какие) в течение года (какие) 1. Планирование рабочего времени 1.

1. Последовательное планирование рабочего дня График планирования уже составляется 1.2 Составление плана дня в письменной форме

Прежде всего необходимо отметить, что производительность руководителя в течении рабочего дня различна. Так пик производительности приходится на период между 10 и 11 часами. Затем производительность падает. После обеда (между 12 и 13 часами) производительность несколько возрастает, но после 14 часов заметно идет на спад. В соответствие с этим необходимо важные решения принимать в период максимальной работоспособности. отчет 1.3 Совещания Каждый день, утром руководитель проводит планерки, конференции.

Они как правило носят кратковременный характер (максимум 15 мин.), но, что очень часто случается растягиваются на 1 — 2, и повторяемость. На них докладывается проделанная работа за предыдущий день и решается что делать на сегодняшний день. отчет 1.

4. Использование дневника времени Ежедневник. Очень необходимая вещь, позволяющая секретарю не забывать назначенные встречи или другую полезную информацию. отчет 2. Факторы помех 2.1 Посетители в приемной Для проведения приема посетителей директора лучше выделить определенное время в течении рабочего дня (совместно с директором). Оптимальным представляется время между 1400 и 1600

Если это возможно, то необходимо пользоваться предварительной записью у секретаря. отчет 2.2 Телефон

Один телефон должен быть внутренний (имеется в виду телефон для связи внутри организации), а другой для выхода за пределы организации. отчет 2.3 Оборудование Замена оборудования не требуется 2.4 Организация рабочего места модернизация рабочего места не требуется

Заключение

В данной курсовой работе рассмотрена актуальная тема — «организация труда секретаря». Целью данной курсовой работы было рассмотреть труд секретаря, а также показать основные пути улучшения организации труда.

В работе были кратко рассмотрены особенности труда секретаря в компании «Регистрация», учет затрат рабочего времени, а также как рационально спланировать мероприятия по улучшению труда.

Были непосредственно рассмотрены основные пути по которым возможна организация труда. Целью на этом этапе было показать, что эти мероприятия не сложно провести, а результат будет впечатляющим.

Также необходимо отметить, что все мероприятия, проводимые с целью увеличения производительности труда и сокращением затрат рабочего времени секретяря, будут напрасными если он:

не анализирует свою работу с целью выявления резервов снижения затрат рабочего времени;

не посвящает время самообразованию.

Главное, чтобы у секретаря было желание улучшить свой труд.

Литература

Иванцевич Дж., Лобанов А. А. Человеческие ресурсы управления — М.: Дело, 2003

Мелия М. Human Factors: Оценки и аттестации персонала при управлении компетенциями // в сборнике «Энциклопедия трудоустройства» — М.: РДВ-Медиа, 2002

Морозова И.Н. HR-менеджмент: справочник менеджера по персоналу.- «Феникс», 2006

Самохина Л. Индикатор служебного соответствия — компетенции // в сборнике «Энциклопедия трудоустройства» — М.: РДВ-Медиа, 2002

Управление персоналом организации: стратегия, менеджмент, маркетинг Учебник./ Под ред. А. Я. Кибанова.-М.:Инфра-М, 2007.

Управление персоналом организации: Учебник/ Под ред. А. Я. Кибанова. — М.: Приор, 2008.

Управление персоналом: Учебник / Под.ред. Базарова Т. Ю., Еремина Б. Л. -М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 2001.

Хунгуреева И.П., Шабыкова Н. Э., Унгаева И. Ю. Экономика предприятия: Учебное пособие. — Улан-Удэ, Изд-во ВСГТУ, 2004. — 240 с.

Чемеков В. П. Грейдинг: технология построения системы управления персоналом.

Вершина, 2007

Шапиро С. А.,. Шатаева О. В. Основы управления персоналом в современных организациях. — РОСБУХ 2008

Управление персоналом организации: стратегия, менеджмент, маркетинг Учебник./ Под ред. А. Я. Кибанова.-М.:Инфра-М, 2007.

Управление персоналом: Учебник / Под.ред. Базарова Т. Ю., Еремина Б. Л. -М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 2001.

Управление персоналом организации: Учебник/ Под ред. А. Я. Кибанова. — М.: Приор, 2008.

Чемеков В. П. Грейдинг: технология построения системы управления персоналом.

Вершина, 2007

Шапиро С. А.,. Шатаева О. В. Основы управления персоналом в современных организациях. — РОСБУХ 2008