Организация деятельности кадровой службы предприятия

Кадровая служба является структурным подразделением открытого акционерного общества «ОАО птицефабрика». Кадровая служба в своей деятельности руководствуется действующим законодательством Республик Беларусь, Уставом предприятия, коллективным договором, приказами и распоряжениями руководителя общества. Кадровая служба подчиняется руководителю общества. Структура и штат кадровой службы утверждается руководителем общества с учетом задач, стоящих перед предприятием, его специфика и численности работников. Распределение обязанностей между работниками кадровой службы осуществляет руководитель общества в соответствии с должностными инструкциями и данным положением. Кадровая служба имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

Основные задачи кадровой службы:

• — участие в разработке и реализации стратегии управления персоналом;
• — обеспечение предприятия необходимым количеством кадров руководителей, специалистов, рабочих требуемых профессий, специальностей и квалификации (Приложение 6);
• — осуществление эффективного подбора, расстановки и реализации трудового потенциала кадров в соответствии с их профессиональными, деловыми и нравственными качествами;
• — участие в формировании и развитии стабильного трудового коллектива, создании благоприятного социально-психологического климата;
• — постоянное совершенствование управления кадрами не основе реализации целевых программ, современных персонал-технологий и оказании систематической методической помощи руководителям подразделений по проблемам управления персоналом.

Функции кадровой службы.

В соответствии с основными задачами кадровая служба выполняет следующие основные функции:

• — участвует в разработке единой кадровой политики и осуществляет ее через повседневную кадровую работу;
• — прогнозирует перспективную и определяет текущую потребность в кадрах, источники ее удовлетворения;

Таблица 2.3.1 Текущая потребность в кадрах с высшим, специальным образованием и в кадрах рабочих профессий.

• — содействует успешной адаптации новых работников в коллективе;
• — анализирует имеющийся кадровый состав, планирует профессионально-должностное продвижение работников;
• — организует изучение профессиональных, деловых и моральных качеств работников на основе объективной оценки при широком использовании различных методов, а также проведение аттестации руководителей и специалистов;
• — формирует кадровый резерв для выдвижения на руководящие должности, составляет планы работы с ним, разрабатывает схемы замещения (Приложение 7);
• — осуществляет непрерывное образование руководителей и специалистов, организует подготовку, переподготовку, повышение квалификации рабочих (Приложение 8);
• — участвует в разработке мотивационной системы эффективного стимулирования работников в соответствии с их трудовым вкладом;
• — принимает меры по укреплению трудовой дисциплины, обеспечению социального равновесия, предупреждению трудовых конфликтов;
• — содействует проведению мероприятий воспитательного характера, поддержке лучших традиций коллектива;
• — разрабатывает и реализует смету финансовых расходов, связанных с развитием кадров, оформление приема на работу, приобретение бланков трудовых книжек;
• — организует учебу, различные исследования, оказывает методическую помощь руководителям подразделений по проблемам управления кадрами;
• — визирует проекты документов, касающиеся персонала;
• — организует эффективную систему персонального учета, обработку поступающей кадровой информации, в том числе с использованием персональных компьютеров;
• — осуществляет оформление кадровых документов в установленные сроки и обеспечивает их сохранность;
• — готовит приказы, распоряжения, материалы, отчеты, справки, доклады, предложения по кадровым вопросам;
• — представляет необходимые документы для назначения пенсий, пособий работникам их семьям в органы социальной защиты;
• — представляет все виды государственной статистической отчетности по работе с кадрами, справки, отзывы, характеристики по запросам соответствующих организаций и работников предприятия (Приложение 4,5).

На примере предоставленных данных в управление по труду, занятости и соцзащите по району.

Таблица 2.3.2 Информация по ОАО «птицефабрика» на 2011 г.

Прогнозные цифры приема на работу граждан, требующих дополнительных гарантий занятости в счет брони на 2011 год в разрезе следующих категорий:

• -впервые ищущие в возрасте до 21 года__ 2_____
• -молодежь до 18 лет __1_____
• -демобилизованные из ВС___2___

Права кадровой службы и ответственность смотри в Приложении 9.

Обязанности между работниками кадровой службы распределяются руководителем кадровой службы на основе занимаемых должностей и их должностных инструкций.

Должностные инструкции работников кадровой службы утверждает руководитель организации (Приложение 10).

Кадровыми вопросами в ОАО «птицефабрика» занимается инспектор по кадрам. На инспектора по кадрам возлагаются следующие фун…

Птицефабрика имеет неплохую разработанную систему найма кадров. Сюда относится, прежде всего, предварительный отбор на основе собеседования.

Собеседование проводится с целью выявления психологических характеристик потенциального кандидата на должность. Тестирование проводится для того, чтобы определить уровень технической подготовки.

После приема персонала в организацию, его ожидает процесс адаптации. Процесс адаптации представляет собой совокупность методов и приемов, направленных, во-первых, на первичное обучение сотрудников тем технологическим аспектам деятельности, которые сегодня существуют на ОАО «птицефабрика». В особенности это относится к сотрудникам конвейерного производства и технических лабораторий. Ведь здесь чрезвычайно важными являются те знания и навыки, которые позволяют эффективно работать. Важно знать то оборудование, которым располагает организация и принципы его работы, а также особенности технологического процесса.

Другой стороной адаптации является знакомство сотрудников организации с корпоративной культурой организации, теми ценностями, которые существуют в организации на настоящее время, и особенностями внутренних процессов. Это является достаточно важным. Ведь в том случае, если коллектив не принимает сотрудника, это является довольно большой проблемой для него и может послужить тому, что сотрудник, так и не включившись в работу, покинет организацию.

Процесс адаптации, как правило, занимает 2 месяца, и он целиком поддерживается отделом кадров. Однако отдел кадров не всегда имеет возможность отследить каждый аспект деятельности нового сотрудника. Это обусловлено тем, что количественный состав службы отдела кадров слишком мал по отношению ко всему персоналу организации. И поэтому, учитывая огромное количество функций, которые предстоит выполнить службе кадров предприятия, все эти процессы нередко уходят из его влияния.

Следующим важным направлением, которое осуществляет служба отдела кадров, является администрирование и учет персонала. Информация о персонале — одно из основных требований успешного ведения бизнеса.

Руководство ОАО «птицефабрика» несомненно, нуждается в информации о том, что происходит на уровне человеческих ресурсов, которые находятся в ее распоряжении, равно в такой же степени, как и информация о финансовых и материальных ресурсах.

Поскольку затраты на персонал составляют одну из ведущих статей общих затрат, в обязанности специалиста отдела кадров входит организация, обеспечение и соблюдение соответствующего учета персонала для управленческих целей. Учетные сведения о персонале могут использоваться для следующих целей:

• — планирование человеческих ресурсов;
• — содержание квалификационного уровня персонала
• — наем персонала;
• — мониторинг производительности персонала;
• — планирование рабочего времени и режима рабочего времени;
• — администрирование оплаты труда и выплат заработной платы;
• — оценка затрат на содержание персонала;
• — обучение и развитие персонала.

Кроме того, для внешнего использования учетных сведений могут выступать базы данных об уровнях доходов, уровнях занятости, уровнях болезней, законодательном соблюдении равенства, уровнях несчастных случаев.

На ОАО «птицефабрика» соблюдается четкая система конфиденциальности хранения информации, что становится возможным благодаря внедрениям информационных технологий хранения информации.

Следующим важным аспектом деятельности птицефабрики является формирование фонда заработной платы и непосредственный расчет заработной платы каждого сотрудника, посредством индивидуальной оценки.

Политика организации в области оплаты труда не достаточно продуманна, так как служба кадров не успевает охватывать все сферы деятельности и из их обзора уходят некоторые выдающиеся сотрудники. Так же те, кому приходится оставаться сверхурочно, из-за большого объема работа, связанного с тем, что новые сотрудники не остаются на своих должностях, нередко из-за коллектива. Новых работников могут просто «загрызть» старожилы организации, если те им не понравятся.

Кроме того, нередко дополнительные выплаты могли бы стимулировать более высокую производительность труда, гарантировать более высокое качество выпускаемой продукции, таким образом, позволяющую сотрудникам принимать участие в обеспечении роста и процветания организации.

Система оплаты труда на предприятии ОАО «птицефабрика» далеко не совершенна, и это связано с тем, что, как правило, к ней предпринимается стандартизированный подход. Это обусловлено массовым характером большинства выполняемых функций, а также недостаточностью внимания к личности сотрудника, его уникальным навыкам и талантам, поскольку они не могут ярко проявиться в тех должностных обязанностях, которые он выполняет на сегодняшний день.

На птицефабрике также существуют такие направления работы отдела кадров, как оценка персонала, его развитие и обучение. Последние два направления не нашли достаточно яркого проявления, но уже сегодня прослеживаются первые тенденции к применению этих подходов.

Итак, оценка персонала предполагает, прежде всего, его аттестацию в течение некоторого периода времени. Аттестация на ОАО «птицефабрика» проводится раз в три года. Это обусловлено тем, что таким образом можно проверить, насколько эффективно осуществляют свою повседневную деятельность сотрудники предприятия. Оценка персонала также включает в себя мероприятия по охране труда и технике безопасности. Это позволяет снизить риск несчастных случаев на предприятии, и сотрудники чувствуют себя в большей безопасности на своем рабочем месте.

Тем не менее, на сегодняшний день нет той связи между оценкой и планированием, оплатой труда и другими направлениями. Отсутствие связи приводит к тому, что, оценивая сотрудников, организация не идет дальше, не производит ровным счетом практически никаких действий, что также может негативно сказаться на ее дальнейшей деятельности.

Последним направлением, которое осуществляется отделом кадров, является обучение сотрудников. Обучение сотрудников на сегодняшний день наиболее важное направление деятельности службы отдела кадров. И как показывает опыт, многие белорусские компании сегодня вкладывают достаточно крупные инвестиции в то, чтобы обучить своих сотрудников, дать им необходимые знания и навыки. Обучение — основа для создания серьезного конкурентного преимущества.

ОАО «птицефабрика» выделяет два типа обучения: первичное обучение и обучение в процессе деятельности. Первичное обучение предполагает обучение сотрудника в первые месяцы его работы на фабрике. Оно необходимо для того, чтобы сотрудник вошел в курс деятельности организации, ознакомился с ее стандартами и технологическим процессом.

Обучение в процессе деятельности предполагает участие сотрудников в различных тренингов, которые предусматривают развитие тех или иных навыков. Подобное обучение более характерно для управляющих должностей. И, как правило, оно направлено на развитие управленческих навыков, навыков психологии и лидерства и др. В то время как рядовые работники не охвачены данной системой обучения, поскольку для них считается необходимым воспроизводить свои действия без изменений изо дня в день, соблюдая высокие стандарты качества.

Таким образом, можно сказать, что в рамках ОАО «птицефабрика» система обучения персонала развита не достаточно хорошо, что может в значительной мере снизить уровень качества продукта, не позволяет организации достичь высокой конкурентоспособности выпускаемой продукции, поскольку, как показывает рыночная ситуация, на сегодняшний день нет достаточных отличительных особенностей, кроме как ценовой, для того, чтобы успешно лидировать на рынке.

При выборе кандидата организации необходимо сместить свой уровень ценностей и уделить большее внимание природным способностям человека, чем тем дипломам, которые он получил и тому образованию, которое он имеет, а вместо вопроса «что человек делал раньше?» задаваться вопросом «что это за человек?». Это может стать залогом успешного найма нужных кадров и, следовательно, эффективной работы предприятия в будущем. Так же необходимо разработать новые методики подбора персонала.

Следующим направлением совершенствования работы отдела кадров птицефабрики может стать повышение насыщенности работы существующих сотрудников. Это позволит снизить текучесть кадров, повысить уровень их мотивированности. Соответственно, сотрудник будет более эффективен в трудовом процессе.

Говоря о повышении эффективности, на сегодняшний день исследователи выделяют несколько методов. Наиболее подходящим для ОАО «птицефабрика» является развитие проектных команд.

Сегодня уровень инноваций на рассматриваемом предприятии достаточно невысок, поэтому обоснованным будет такое решение, как проектирование нового типа продукции либо же программы по продвижению существующей продукции.

Следующим важным направлением рекомендаций могут служить рекомендации по усовершенствованию системы оплаты труда, существующей в данной организации. Данные совершенствования должны быть соотнесены, прежде всего, с тем, что необходимо оценивать личные достижения сотрудников. Так предлагается ввести систему премирования и бонусов за то, что сотрудник проявляет свою инициативу, вносит предложения в дела организации, активно участвует в процессах обсуждения и разработки новых технологий. Такие поощрения личного мастерства и творчества могут благоприятно сказаться на организации.

Еще одним рекомендательным аспектом является совершенствование системы обучения персонала. Вполне обоснованным будет факт внедрения внутренних тренеров в организации. Так из числа наиболее приверженных сотрудников организации, которые проработали в ней не менее 5 лет, можно выделить тех сотрудников, которые готовы обучать других. Они уже хорошо знакомы с технологическим процессом, а так же теми ценностями, которые существуют в организации. Соответственно, такие тренеры могут проводить обучающие занятия как для вновь пришедших сотрудников, так и для тех сотрудников, которые уже работают в течение некоторого времени. Эти тренеры могут разрабатывать программы по совершенствованию технологического процесса. Наряду с ежегодным обучением сотрудников подобная работа тренеров принесет лишь дополнительный положительный эффект.