Принципы, цели и функции внутрифирменной системы информации

Основные принципы и цели:

• — определение требований к содержанию информации и ее характеру в зависимости от целенаправленности;
• — выработка системы хранения, использования, предоставления информации в централизованном и децентрализованном управлении;
• — определение потребностей в технических средствах (в том числе компьютерной технике) в фирме в целом и в каждом хозяйственном подразделении;
• — разработка программного обеспечения, создание и использование банков данных;
• — проведение многовариантных расчетов в процессе разработки программ маркетинга, в планировании, контроле, сборе и обработке цифровой информации;
• — автоматизированная обработка и выдача текстовой информации;
• — обеспечение копировальными устройствами, телексами, всеми средствами связи и коммуникаций в рамках фирмы в целом и ее отдельных подразделений;
• — автоматизация административно-управленческого труда на основе использования компьютерной техники.

Важными задачами ВСИ являются:

• — координация деятельности по сбору и обработке данных финансовых отчетов на высшем уровне управления и в производственных отделениях в целях повышения качества и своевременности поступления финансовой информации по фирме в целом;
• — определение основных направлений системы сбора, обработки и хранения первичных данных;
• — определение основных направлений развития технологии обработки информации.

Определение потребностей каждого руководителя в необходимой ему конкретной информации — это трудная задача, и ее решение зависит от опыта и функций руководителя, а также его полномочий в принятии управленческих решений.

Автоматизированные управленческие информационные системы призваны на основе быстрой обработки информации выдавать информацию об отклонениях от запланированных показателей.

Внутрифирменная система информации выполняет следующие функции:

• — определение потребности каждого конкретного руководителя в характере и содержании необходимой ему информации для целей оперативного управления производственно-сбытовой деятельностью фирмы;
• — определение потребностей в технических средствах фирмы в целом и каждого управляющего для обеспечения всей необходимой информацией;
• — централизованное планирование всех затрат на приобретение, аренду технических средств для обеспечения бесперебойного функционирования системы информации;
• — определение уровня затрат на использование технических средств в системе информации (содержание и обучение обслуживающего персонала, оплату используемых помещений, затраты на приобретение магнитных лент, дискет, бумаги и пр.);
• — обеспечение должного уровня сбора, хранения и предоставления информации;
• — разработка программных средств, прикладных программ.