Анализ использования персонала организации

Структура организации и штатная численность.

Аналогом данного документа в Арбитражном суде является Структура Арбитражного суда города Москвы по состоянию на определённую дату (Таблица 1, Приложение 1).

Проект этого документа по поручению руководителя организации готовится отделом кадров, после чего утверждается Председателем суда.

Структура и штатная численность организации, как правило, утверждается на календарный год. Изменения в документ вносятся приказом руководителя организации.

В тексте документа указываются коды структурных подразделений, их наименования и штатная численность. Внутри структурных подразделений приводится список должностей в порядке субординации с указанием в отдельной графе количества штатных единиц по каждой должности.

Данный документ служит основанием для составления штатного расписания.

Таблица 1.

Структура Арбитражного суда города Москвы по состоянию на 02 апреля 2012 года.

п/п.	Наименование структурного подразделения и наименование должности.	Кол-во штат. единиц.	Факт. замещение штат. единиц.
1.	Руководство суда.
2.	Коллегия по рассмотрению споров, возникающих из гражданских и иных правоотношений.
3.	Коллегия по рассмотрению споров, возникающих из административных правоотношений.
4.	Судьи, незакрепленные за коллегиями.
5.	Аппарат суда.
6.	Секретариат Председателя суда.
7.	Организационно — аналитический и контрольный отдел.
8.	Отдел делопроизводства.
9.	Отдел кадров и государственной службы.
10.	Отдел бухгалтерского учета и отчетности.
11.	Первый отдел.
12.	Управление делами.
12.1.	Общий отдел.
12.2.	Отдел информатизации.
12.3.	Отдел материально-технического обеспечения.
ВСЕГО:

Штатное расписание Одним из наиболее важных документов является штатное расписание, наглядно представляющее существующую структуру организации и штат работников, а также общий фонд заработной платы.

Штатное расписание является документом, отражающим структуру и штат организации. В нем содержится перечень структурных подразделений, должностей работников, должностные оклады и персональные надбавки, общая численность и месячный фонд заработной платы организации или учреждения. Эти сведения необходимы руководителю организации для оптимизации работы учреждения, более эффективного использования трудовых и материальных ресурсов.

Для бюджетных учреждений штатное расписание имеет большое значение, поскольку с его помощью обосновывается расходование денежных средств, предназначенных для выплаты заработной платы. При составлении данного документа в первую очередь учитывается установленный фонд оплаты труда и нормативная численность структурных подразделений.

Штатное расписание — очень объёмный документ, содержащий большое количество информации.

Для каждой должности, существующей в Арбитражном суде Москвы устанавливается:

• · Оклад;
• · Доплата за квалификационный класс;
• · Доплата за выслугу лет;
• · Доплата за особые условия труда;
• · Надбавка за учёную степень;
• · Надбавка за ученое звание;
• · Надбавка за почетное звание «Заслуженный юрист Российской Федерации» ;
• · Надбавка за сложность, напряженность, высокие достижения в труде и спец. режим;
• · Надбавка за работу с государственной тайной;
• · Оклад за классный чин;
• · Надбавка за выслугу лет на гражданской службе;
• · Надбавка за особые условия гражданской службы;
• · Ежемесячное денежное поощрение;
• · Районный коэффициент;
• · Северная надбавка;
• · Итого фонд заработной платы в месяц;
• · Ф.И. О сотрудника

Все поля должны быть заполнены. При отсутствии доплаты или надбавки проставляется «0,00». При отсутствии сотрудника проставляется «Вакансия». Таблица с такими столбцами составляется для каждого отдела, и, как итог, для каждого отдела составляется таблица, в которую включена информация по штатной и фактической численности (Таблица 2).

Таблица 2.

Итого по подразделению — 2-й судебный состав: споры, связанные с интеллектуальной собственностью и защитой деловой репутации:

	общий.	по судьям.	по гос. служащим.
Шт. ед. (ШР):
Числ. факт:
Вакансии:

Подсчитывается суммарный оклад на отдел, в рублях.

В конце документа составляются итоговые таблицы (Таблица 3, Таблица 4).

Таблица 3.

Итого по подразделению — Арбитражный суд города Москвы.

общий.	по судьям.	по гос. служащим.
Шт. ед. (ШР):
Числ. факт:
Вакансии:

Таблица 4.

Итого по судьям и госслужащим.

	общий.	по судьям.	по гос. служащим.	в т. ч.
помощники судей.	секретари судебных заседаний.
Шт. ед. (ШР):
Числ. факт:
Вакансии:

Помимо штатного расписания и структуры Арбитражного суда, отдел кадров составляет множество других рабочих документов, например:

Отчёт по дисциплинарным взысканиям (Таблица 5);

Таблица 5.

Дисциплинарное взыскание, 2012 год.

№.	ФИО.	дата приказа.	№ пиказа.	должность.	отделение.	судебный состав.	Примечание.

Отчёт по досрочному снятию испытательного срока (Таблица 6);

Таблица 6

Досрочное снятие испытательного срока, 2012 год.

ФИО.	дата приказа.	год.	№ Приказа.	Датя снятия.	Должность.	Отдел, с/с.	отделение.	Основание.

И другие таблицы по освобождению от замещаемой должности, приёме на работу, переводе, присвоении классного чина за определённый год.

На основании таблиц, которые ведутся Отделом кадров и государственной службы Арбитражного суда города Москвы в течение года, о приёме на работу и об освобождении от занимаемой должности (Таблица 7 и Таблица 8 — приведены для примера, из-за большого объёма данных) составим сводную таблицу о приёме и освобождении работников от должности за 2011;2012 года (Таблица 10).

Таблица 7.

Приём на работу, 2012 год.

ФИО.	дата приема.	месяц приема.	№ Приказа.	дата приказа.	Должность.	Отдел, с/с.	Основание.
число.	месяц.	год.

Основанием для приёма на работу является заявление.

Таблица 8.

Освобождение от занимаемой должности, 2012 год.

ФИО.	№ Приказа.	дата приказа.	Основание.	Должность.	Отдел, с/с.	дата освобождения от должности.	месяц осв. от должн.	год осв. от должн.

Пример заполнения столбца «Основание»: Освобождение от замещаемой должности и уволена с государственной гражданской службы по собственной инициативе, (п. 3 ч.1 ст. 33 ФЗ «О государственной гражданской службе РФ «от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ), заявление 08.08.2012 г.

На основании данных из этих таблиц также составляется отчётная Справка по уволенным и принятым сотрудникам (Таблица 9).

Таблица 9.

Справка по уволенным и принятым сотрудникам (государственным гражданским служащим) за I полугодие 2011/2012 гг.

Специалисты судебного состава.	Секретари судебного заседания.	Помощники судьи.	Сотрудники отделов.	Итого.
УВОЛЕННЫЕ.
I полугодие. 2011 год.
I полугодие. 2012 год.			29, из них 5 назначались судьями.
ПРИНЯТЫЕ.
I полугодие. 2011 год.
I полугодие. 2012 год.				13, из них: Управляющий делами, Зам. нач. отдела дел-ва,. 2 спец. ОКиГС, 3 спец. общего отдела, 1 спец. дело-ва, 1 консультант первого отдела, 1 главный спец. ОК, 1 спец общий отдел

Колонка сотрудники отделов обычно расшифровывается по должностям на которые были приняты/с которых были освобождены сотрудники (для примера оставлена информация в строке с данными за первое полугодие 2012 года).

Таблица 10.

Принято и освобождено от должности сотрудников Арбитражного суда города Москвы в 2011;2012 годах.

Первое полугодие.

Второе полугодие.

I квартал.

II квартал.

III квартал.

IV квартал.

январь.

февраль.

март.

апрель.

май.

июнь.

июль.

август.

сентябрь.

октябрь.

ноябрь.

декабрь.

принято сотрудников, чел.

освобождено от должности, чел.

принято, чел.

освобождено от должности, чел.

Из таблицы можно сделать множество разнообразных выводов, например, проанализировав приём/освобождение сотрудников по месяцам (Диаграмма 1) и сравнив показатели 2011 и 2012 годов (Диаграмма 2).

Диаграмма 1.

На гистограмме отчётливо видно, что пик ухода с работы приходится на январь и на август.

• · Уход с работы в январе-феврале связан с тем, что сотрудники, которые уже решили сменить место работы ранее, ждут выплат годовых премий, которые в Арбитражном суде могут составлять значительную часть заработка.
• · Уход с работы летом связан с отпускной порой — ведь многие используют отпуск не для отдыха, а для поиска нового места работы. Многие сотрудники предпочитают перед уходом с работы отгулять отпуск, не обязательно тратя его на поиск нового места работы.

Диаграмма 2

1 и 3 — принято сотрудников 2011 и 2012, 2 и 4 — освобождено от должности сотрудников 2011 и 2012.

В 2012 году было освобождено на 10 должностей меньше, чем в 2011.

В 2011 году было освобождено сотрудников на 25 человек меньше, чем принято на работу.

В 2012 году приём сотрудников превысил увольнение на 65 человек.

Среднесписочная численность — это численность работников в среднем за определенный период.

Зная среднесписочную численность сотрудников, сколько было принято, а сколько было освобождено от должности, мы можем рассчитать самые важные кадровые коэффициенты, такие как коэффициент текучести кадров, коэффициенты оборота по приему и оборота по выбытию.

Исходные данные по движению персонала Таблица 11.

Таблица 11

Сведения по персоналу Арбитражного суда города Москвы, 2011;2012 года.

Среднесписочная численность на конец года.
Принято на работу в течение года, чел.
Освобождено от должности в течение года, чел.

1) Коэффициент оборота по приему — это отношение численности всех принятых работников за данный период к среднесписочной численности работников за тот же период.

= * 100 = 36%.

= * 100 = 45%.

Коэффициент оборота по приёму увеличился. Это связано с тем, что в 2012 году было принято существенно больше работников по сравнению с 2011 годом, кроме этого, в 2012 году было меньше освобождено должностей (Диаграмма 2).

Обычно увеличение этого коэффициента отрицательно влияет на эффективность использования рабочей силы, снижает производительность труда, качество продукции, увеличивает расходы на подготовку кадров. В нашем случае — идёт замещение свободных должностей (Таблица 1). Это является положительной тенденцией, т.к. чем полнее заняты рабочие места, тем меньшая нагрузка ложится на сотрудников, с них снимаются дополнительные обязанности, которые были им поручены ввиду отсутствия основного работника.

• 2) Коэффициент оборота по выбытию — это отношение всех выбывших работников к среднесписочной численности работников. В нашем случае он совпадает с коэффициентом текучести.
• 3) Коэффициент текучести кадров — это отношение выбывших с предприятия по неуважительным причинам (по инициативе работника, из-за прогулов и др.) к среднесписочной численности.

= * 100 = 40%.

= * 100 = 36%.

Полученные коэффициенты текучести почти в 8 раз превышают естественную текучесть кадров, которая обычно составляет от 3 до 5%. Текучесть кадров такого уровня не является положительным явлением и в разы превышает текучесть, способствующую обновлению коллектива.

Несмотря на положительную тенденцию (уменьшение коэффициента текучести на 4%), уровень текучести кадров очень высок — текучесть кадров такого уровня получила название излишняя текучесть кадров.

Излишняя текучесть вызывает значительные экономические потери, а также создает организационные, кадровые, технологические, психологические трудности.

Излишняя текучесть персонала отрицательно сказывается на моральном состоянии оставшихся работников, на их трудовой мотивации и преданности организации. С уходом сотрудников разваливаются сложившиеся связи в трудовом коллективе, и текучесть может приобрести лавинообразный характер.

Таким образом,.

• · текучесть кадров сказывается на производительности труда не только тех работников, которые намерены уходить, но и тех, которые продолжают работать, то есть на жизни всей организации;
• · текучесть мешает создавать эффективно работающую команду, отрицательно влияет на корпоративную культуру организации.

Текучесть кадров является серьёзной проблемой Арбитражного суда города Москвы.