Организация контроля исполнения документов

Контроль исполнения документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Контролю подлежат документы, требующие исполнения.

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Практическую работу по контролю осуществляет секретарь Генерального директора.

Контроль исполнения документов включает:

• — постановку документов на контроль;
• — проверку своевременного доведения документа до исполнителя;
• — предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
• — учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;
• — информирование руководства.

Документы ставятся на контроль Генеральным директором либо Зам. Генерального директора Издательства.

Документ, подлежащий исполнению, передается исполнителю секретарем Генерального директора. Распорядительные документы передаются под личную подпись.

При необходимости выполнения пунктов документа в различные сроки, по каждому пункту устанавливается свой срок исполнения. Изменение срока, отмена или приостановление исполнения производится лицом, установившим этот срок.

Контроль исполнения документов осуществляет секретарь Генерального директора.

В контрольные сроки исполнитель обязан предоставить в электронном виде или на бумажном носителе отчет о ходе исполнения документа секретарю Генерального директора. При невозможности исполнить документ в срок, исполнитель обязан указать в отчете причину невыполнения и предложить перенести срок исполнения.

Документ снимается Генеральным директором с контроля после его исполнения.

Приостанавливать исполнение документов, изменять срок исполнения, а также отменять их имеет право только Генеральный директор Издательства.

В ООО «РДВ-медиа» для ведения контроля исполнения используется компьютерная база данных в программе Microsoft Exсel, в которую заносятся все документы требующие исполнения. База данных по контролю содержит следующие графы:

Секретарь осуществляет следующие операции:

• — формирование базы контролируемых документов; направление контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель;
• — напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;
• — получение информации о ходе и результатах исполнения;
• — занесение в базу данных информацию о ходе и результатах исполнения контролируемого документа;
• — регулярное информирование руководителя о состоянии и результатах исполнения;
• — снятие документов с контроля.

После указания руководителя ООО «РДВ-медиа» о постановке документа на контроль секретарь просматривает его, ставит штамп красного цвета на левом поле напротив реквизита «заголовок» букву «К». Затем заносит номер этого документа, содержание резолюции, исполнителя, контрольный срок исполнения в регистрационную базу данных.

Затем исполнителю отдает оригинал (если это сулжебное письмо), копию подшивает в папку с текущими документами, поставленными на контроль. Сроки подготовки, представления и типовые сроки исполнения должны быть закреплены в инструкции по документационному обеспечению. К сожалению, в инструкции по документационному обеспечению ООО «РДВ-медиа» этот пункт не прописан.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций — с даты их поступления.

Типовые сроки исполнения документов Компании, если они не указываются в самом документе, устанавливаются в соответствии с ГСДОУ. Индивидуальные сроки устанавливает Генеральный директор или заместитель Генерального директора, обладающий правом подписи документов.

Следует отметить что основной поток документов в ООО «РДВ-медиа» рассматривает и подписывает заместитель Генерального директора по общим вопросам на основании доверенности.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки — принятием нового акта, индивидуальные — руководителями, которые их установили.

Результаты исполнения отмечаются только в регистрационной базе в компьютере. На самом документе отметка о снятии с контроля, надпись «В дело» с подписью и датой, проставляемой в нижнем правом углу оборотной стороны последнего листа исполненного документа, не проставляется, что нарушает правила контроля исполнения документов.

Ежедневно сотрудники Секретариата учитывают и обобщают данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителями. В случае существенного отставания, задержки исполнения, делается доклад руководителю для принятия экстренных мер.

В структурных подразделениях контроль исполнения документов ведется на общих основаниях.

При ведении контроля используются компьютерные базы данных в программе Microsoft Exсel. В настоящий момент существуют программы, специально разработанные для выполнения этой функции, позволяющие вести контроль за исполнением документов централизованно, с более удобным поиском.

Недостатком существующего порядка контроля за исполнением документов является то, что формируемые базы не сведены в одну единую и в каждом подразделении ведется своя база. Контроль исполнения документов Компании проводится не совсем в соответствии с существующими требованиями, так как результаты исполнения должны обязательно отмечаться на документе, не только в регистрационных базах. Также к недостаткам можно отнести то, что база данных, формируемая в процессе регистрации, не используется для ведения контроля, это приводит к дублированию ввода информации документов.