Системы контроля управления запасами

Управление запасами в логистике — оптимизация операций, непосредственно связанных с переработкой и оформлением грузов и координацией со службами закупок и продаж, расчет оптимального количества складов и места их расположения.

Управление запасами осуществляется путем воздействия на определенные параметры потоков и запасов в логистических системах. Принятие управленческих решений об изменении каких-либо параметров осуществляется на основе анализа и прогноза динамики совокупности контролируемых параметров системы.

При регулировании и управлении запасами можно выделить три группы параметров: параметры спроса; параметры заказов и поставок; параметры уровня запасов.

Параметры спроса включают: интенсивность потребления (расхода) за период, среднюю интенсивность потребления ресурса из запаса в единицу времени за период, временные характеристики дискретного спроса (интервалы потребления), функцию спроса (потребления) за период и т. д.

Важнейшим параметром в этой группе является интенсивность потребления (расхода) запаса, которая определяется спросом на данный материальный ресурс и характеризует его изменение в каждую единицу времени. Интенсивность потребления может быть как постоянной, так и переменной величиной в интервале между поставками, дискретной или непрерывной.

Среди параметров заказа и поставок можно выделить: размер заказа, момент заказа, интервал отставания поставки, размер партии поставки, интервал поставки, точку заказа и др.

Следует различать понятия «заказ» и «поставка». В теории запасов под первым из них понимают планируемое событие, а под вторым — свершившееся (фактическое) событие. Размер партии поставки должен быть равен размеру заказа, но в реальных бизнес-процессах это условие соблюдается далеко не всегда.

Интервал, или цикл, поставки определяет промежуток времени между двумя смежными поставками. Интервал поставки совместно с размером партии поставки характеризует интенсивность пополнения запаса и является основным параметром, на поиск которого ориентированы многие задачи логистического менеджмента.

Интервал отставания (запаздывания) поставки — это период времени между моментом выдачи заказа на материальный ресурс и моментом его поступления на склад предприятия (фирмы). Часто этот важнейший параметр называют периодом выполнения заказа.

Точка заказа (order point) — это момент времени, когда необходимо сделать очередной заказ, и он определяется минимально допустимым уровнем запаса для бездефицитной работы логистической системы.

Среди параметров уровней запаса выделяют минимальные, максимальные и средние уровни соответствующих его частей и общего (наличного) запаса.

Различают следующие уровни общего запаса:

Максимальный уровень равен сумме страхового и подготовительного запасов и максимальному уровню текущего запаса. Максимальный уровень текущего запаса, как правило, принимается равным размеру партии поставки, а минимальный — в идеальных условиях должен достигать нулевой отметки.

Минимальный уровень равен сумме страхового и подготовительного запасов или гарантийному запасу. При этом текущий запас равен нулю.

Средний уровень общего запаса равен сумме страхового, подготовительного и среднего уровня текущих запасов.

Соответственно при нормировании запасов различают их максимальные, минимальные и средние нормы. Минимальная норма запаса будет соответствовать моменту полного исчерпания текущего запаса, и ее часто называют точкой заказа, т.к. снижение запасов до этого уровня является сигналом для их экстренного пополнения. Средняя норма используется в различных экономических расчетах, и этот параметр устанавливает нормальный размер запаса.

Управление запасами предусматривает организацию контроля их фактического состояния.

Контроль состояния запасов — это изучение и регулирование уровня запасов производственно-технического назначения, изделий народного потребления и др. с целью выявления отклонении от нормы запасов и принятия оперативных мер к ликвидации отклонений.

Необходимость контроля состояния запасов обусловлена повышением издержек в случае выхода фактического размера запаса за рамки, предусмотренные нормами запаса. Контроль состояния запаса проводится на основе данных учета запасов и может осуществляться непрерывно, либо через определенные периоды времени.

На практике применяются различные методы контроля, которые можно классифицировать по следующим признакам:

Порядок проверки: периодическая или непрерывная;

Пороговый уровень запаса: наличие или отсутствие;

Величина заказываемой партии: одинаковая или разная.

В целом можно выделить следующие системы контроля за состоянием запасов: с фиксированной периодичностью заказа; с фиксированным размером заказа. Также необходимо рассмотреть двухуровневую систему регулирования запасов (система минимум-максимум).

Контроль состояния запасов по системе с фиксированной периодичностью заказа осуществляется через равные промежутки времени посредством проведения инвентаризации остатков. По результатам проверки осуществляется заказ на поставку новой партии товаров.

Размер заказываемой партии товара определяется разностью предусмотренного нормой максимального товарного запаса и фактического запаса.

Поскольку для исполнения заказа требуется определенный период времени, то величина заказываемой партии увеличивается на размер ожидаемого расхода на этот период. Размер заказываемой партии (Р) определяется по следующей формуле:

Р = З _макс (З _ф З _т).

Где З _макс предусмотренный нормой максимальный запас;

З_ф фактический запас на момент проверки;

З_т запас, который будет израсходован в течение размещения и выполнения заказа.

Графически модель системы контроля за состоянием запаса с фиксированной периодичностью заказа может быть представлена следующим образом:

Рисунок 1.1 — Система контроля за состоянием запасов с фиксированной периодичностью заказа:

Условные обозначения:

Т — интервал времени, через который повторяется заказ (в нашем случае — 3 дня) — для данной системы величина постоянная;

t — время, необходимое на размещение и выполнение заказа (в приведенном примере — 1 день);

Р₁, Р₂, …, Р_i — величина отдельного, i-го заказа;

З _макс — предусмотренный нормой максимальный запас;

З_ф — фактический запас на момент проверки;

З_t — запас, расходуемый за время t, необходимое для размещения и выполнение заказа;

А — период времени с интенсивным спросом;

В — период времени с нулевым запасом.

Интенсивность спроса, характеризуемая углом наклона участков линии, описывающей изменение запасов, в этой модели является величиной переменной (угол наклона различных участков ломаной неодинаков). А поскольку заказ осуществляется через равные промежутки времени, то величина заказываемой партии в разных периодах также будет различна. Естественно, применять эту систему можно тогда, когда есть возможность заказывать партии, различные по величине (например, в случае применения контейнерной доставки заказываемого товара эта система не применима). Кроме того, систему не применяют, если доставка или размещение заказа обходится дорого. Например, если спрос за прошедший период был не значителен, то заказ также будет незначителен, что допустимо лишь при условии не существенности расходов, связанных с выполнением заказа.

Особенностью описываемой системы является также и то, что она допускает возникновение дефицита. Как видно из графика, если спрос резко усилится, (то есть график круто уйдет вниз участок А), то запас закончится до наступления срока подачи заказа. Это означает, что система применима, когда возможные потери от дефицита для предприятия также несущественны.

Подводя итог, необходимо отметить, что система контроля с фиксированной периодичностью заказа применяется в следующих случаях:

• — условия поставки позволяют получать заказы различными по величине партиями;
• — расходы по размещению заказа и доставке сравнительно невелики;
• — потери от возможного дефицита сравнительно невелики.

На практике по данной системе можно заказывать один из многих товаров, закупаемых у одного и того же поставщика, товары, на которые уровень спроса относительно постоянен, малоценные товары и т. д.

В системе контроля за состоянием запасов с фиксированным размером заказа размер заказа на пополнение запаса является величиной постоянной.

Интервалы времени, через которые производится размещение заказа, в этом случае могут быть разными. Графически она представляется следующим образом:

Рисунок 1.2 — Система контроля за состоянием запасов с фиксированным размером заказа:

Условные обозначения:

Т₁, Т₂, …, Т_i — величина отдельного i-го периода времени, через который повторяется заказ;

t — время, необходимое на размещение и выполнение заказа (в приведенном примере — 1 день);

Р — размер заказа, для данной системы контроля величина постоянная;

А — период непредвиденного усиления спроса;

В — период, в котором было допущено нарушение установленного срока поставки;

t' - фактический срок поставки в период В.

Нормируемыми величинами в этой системе являются величина заказа, размер запаса в момент размещения заказа (так называемая точка заказа) и величина страхового запаса. Заказ на поставку размещается при уменьшении наличного запаса до точки заказа. Как следует из чертежа, после размещения заказа запас продолжает уменьшаться, так как заказанный товар привозят не сразу, а через какой-то промежуток времени t. Величина запаса в точке заказа выбирается такой, чтобы в нормальной, рабочей ситуации за время t запас не опустился ниже страхового. Если же спрос непредвиденно увеличится (линия графика резко пойдет вниз участок, А графика), или же будет нарушен срок поставки (t > t участок В графика), то начнет работать страховой запас. Коммерческая служба предприятия в этом случае должна принять меры, обеспечивающие дополнительную поставку. Как видим, данная система контроля предусматривает защиту предприятия от образования дефицита.

На практике система контроля за состоянием запаса с фиксированным количеством заказа применяется преимущественно в следующих случаях:

• — большие потери в результате отсутствия запаса;
• — высокие издержки по хранению запасов;
• — высокая стоимость заказываемого товара;
• — высокая степень неопределенности спроса;
• — наличие скидки с цены в зависимости от заказываемого количества.

Система с фиксированным размером заказа предполагает непрерывный учет остатков для определения точки заказа.

Двухуровневая система регулирования запасов (min-max system) представляет собой совокупность различных методов регулирования, которых объединяет наличие двух заранее установленных уровней запаса — максимального и минимального (или уровня точки заказа). Наиболее известными модификациями метода являются: двух бункерная система (с фиксированным размером заказа) и система без постоянного размера заказа или (s, S)-политика управления запасами.

При двух бункерной системе регулирования, которую часто называют «системой двух складов», запас условно (иногда и физически) разделяют на две части, хранящиеся как бы в разных складах. Очередной заказ осуществляется в тот момент, когда запас в первом бункере (складе) полностью исчерпан, а размер заказа соответствует емкости бункера. Далее начинается потребление запаса из второго бункера, причем параметры системы должны быть такими, чтобы первый бункер был заполнен к моменту исчерпания запаса во втором бункере.

Более распространенным и универсальным способом регулирования запасов является широко применяемая за рубежом система с двумя фиксированными уровнями запасов без постоянной периодичности заказа и «плавающим» объемом, или (s, S)-система. Сущность данной стратегии регулирования запасов заключается в определении двух уровней запаса: максимально допустимого (S) и уровня, определяющего точку заказа (s). Заказ производится, как только фактическая величина запаса достигает уровня s, чтобы пополнить его до размера S.

Выбор системы контроля состояния запасов является действенным механизмом повышения эффективности функционирования логистической системы.

Решение данной задачи требует опыта, умения моделировать процесс пополнения и расходования запаса, знания коммерческой ситуации и должно основываться на понимании эксплуатационных различий между описанными системами.