Инвентаризация времени. 
Организация рабочего дня руководителя, управление временем

Необходимо проводить инвентаризацию времени за несколько рабочих дней, чтобы проанализировать свой рабочий стиль и вскрыть причины возникающих дефицитов времени. Симптомы тревожащей руководителя временной проблемы можно определить по следующим признакам:

• 1. отсутствие чёткого расписания работы на текущий день (руководитель не знает, что ему сегодня предстоит сделать в первую очередь, что — во вторую);
• 2. секретарь не в курсе дел своего шефа (секретарь — прежде всего помощник своего руководителя);
• 3. несвоевременность ответа на деловые письма (потому что руководителю всё как-то некогда);
• 4. продолжение работы над деловыми бумагами дома, по вечерам (в служебные часы не хватает времени);
• 5. непрерывные помехи в работе, вызванные частыми телефонными звонками и наплывом посетителей (руководитель стремится со всеми разговаривать сам);
• 6. постоянное выполнение работы за своих подчинённых (в частности, и потому, что руководителю кажется: так надёжней);
• 7. большой поток всевозможных рутинных дел (руководитель буквально «тонет» в мелочах);
• 8. частая спешка при выполнении заданий со стороны вышестоящего руководства (очень часто вызвана несвоевременностью начала работы над ними).

Сперва необходимо проанализировать все виды деятельности, в которых участвовал руководитель. Для этого могут использоваться такие таблицы, как:

• o Анализ видов деятельности и расхода времени;
• o Листок дневных помех.

Анализировать можно с точки зрения двух позиций: позитивных и негативных, т. е. анализировать сильные стороны и слабые стороны.

Анализ временных потерь.

Необходимо вспомнить весь рабочий день и постараться понять, где было затрачено времени больше, чем нужно для той или иной задачи. Только при этом можно понять какие были допущены временные ошибки.