Малое предпринимательство и планирование деятельности в сервисе

Быстрые темпы роста и постоянное совершенствование индустрии гостеприимства хорошо известны. Являясь частью сферы обслуживания в экономике страны, индустрия гостеприимства представляет собой один из наиболее быстро развивающихся секторов экономики. Однако очень немногим предприятиям и даже целым компаниям удается вести дело так, что им можно просто позавидовать. Успех деятельности предприятия во многом зависит от тщательно продуманной политики, хорошо разработанного плана действий.

Не все фирмы пользуются официально принятыми системами планирования, а те, что пользуются, не всегда делают это хорошо. А ведь формальное планирование сулит целый ряд выгод. Тут и системное осмысливание ситуации, более четкая координация усилий всего предприятия, более точная постановка задач и проч. Все это должно привести к повышению конкурентоспособности и росту прибыли.

Процесс планирования начинается с ясного понимания того, что же нужно делать. Он начинается с общих целей, что дает возможность выбрать направление работы. Цели являются категорией долгосрочного планирования. Они получают свою конкретизацию в постановке краткосрочных задач.

Содержание планирования как функции управления предприятием состоит в обоснованном определении основных направлений деятельности и дальнейшего развития с учетом материальных источников и спроса рынка. Сущность планирования проявляется в конкретизации целей развития всего предприятия и каждого подразделения (службы) в отдельности на установленный период времени; определении маркетинговых задач, средств их достижения, сроков и последовательности реализации; выявлении материальных, трудовых и финансовых ресурсов, необходимых для решения поставленных задач.

Таким образом, назначение планирования как функции управления состоит в стремлении заблаговременно учесть по возможности все внутренние и внешние факторы, обеспечивающие благоприятные условия для нормального функционирования и развития предприятий. Оно предусматривает разработку комплекса мероприятий, определяющих последовательность достижения конкретных целей с учетом возможностей наиболее эффективного использования ресурсов каждой службой и всем предприятием в целом. Поэтому планирование призвано обеспечить взаимоувязку между отдельными структурными подразделениями гостиничного предприятия, включающими всю технологическую цепочку: исследования и разработку, производство и предоставление услуг. Эта деятельность опирается на выявление и прогнозирование потребительского спроса, анализ и оценку имеющихся ресурсов и перспектив развития. Отсюда вытекает необходимость увязки планирования с маркетингом и контролем с целью постоянной корректировки показателей качества обслуживания и ассортимента услуг вслед за изменениями спроса на рынке.

Потребность в планировании в современных предприятиях индустрии отдыха и туризма вытекает из большого количества конкурентных предприятий все увеличивающегося в условиях развития рыночной экономики, разнообразия возможных форм управления предприятием (независимое предприятие, цепи предприятий, франчайзинговый договор, контракт на управление), наличия многочисленных структурных подразделений в рамках предприятия, тесных межфирменных связей с поставщиками различных товаров (продукты, оборудование и проч.), фирмами-агентами, включенными в процесс обслуживания клиентов, а также из требований научно-технического прогресса — быстро учитывать и осваивать новейшие достижения науки и техники. В этом же направлении действует и такой фактор, как стремление предприятия подчинить себе рынок, усилить свое воздействие на формирование потребительского рыночного спроса.

Развитие планирования непосредственно связано с усилением тенденции к централизации в управлении предприятием индустрии отдыха и гостеприимства, и призвано увязать деятельность всех подразделений (служб), подчинив ее единой стратегии развития. Внутрифирменное планирование в рамках предприятия в сфере отдыха охватывает как текущее, так и перспективное планирование, осуществляемое в виде прогнозирования.

Если перспективное планирование призвано определить общие стратегические цели и направления развития предприятия, необходимые для этого ресурсы и этапы решения поставленных задач, то разрабатываемые на его основе текущие планы ориентированы на фактическое достижение намеченных целей исходя из конкретных условий и состояния рынка на каждом данном этапе развития. Поэтому текущие планы дополняют, развивают и корректируют перспективные направления развития с учетом конкретной обстановки.

В зависимости от содержания, целей и задач можно выделить следующие формы планирования:

Формы планирования в зависимости от длительности планового периода:

перспективное планирование (прогнозирование);

среднесрочное планирование;

текущее (бюджетное, оперативное) планирование.

Уровень и качество планирования определяются следующими важнейшими условиями: компетентностью руководства предприятием на всех уровнях управления; квалификацией обслуживающего персонала, работающего в функциональных подразделениях; наличием информационной базы и обеспеченностью компьютерной техникой.

Можно выделить некоторые характерные особенности планирования в зависимости от целей:

• · в американских компаниях главное — это объединение стратегий всех подразделений и распределение ресурсов;
• · в английских компаниях — ориентация на распределение ресурсов;
• · в японских компаниях — ориентация на внедрение новшеств и повышение качества решений.

Планирование предполагает: обоснованный выбор целей; определение политики; разработку мер и мероприятий (образа действий); методы достижения целей; обеспечение основы для принятия последующих долгосрочных решений.

Планирование заканчивается перед началом действий по реализации плана. Планирование — это начальный этап управления, однако оно представляет собой не единственный акт, а процесс, продолжающийся до завершения планируемого комплекса операций.

Планирование направлено на оптимальное использование возможностей предприятия, в том числе наилучшее использование всех видов ресурсов и предотвращение ошибочных действий, могущих привести к снижению эффективности деятельности предприятия, потере клиентов.

Планирование включает в себя определение:

• · конечных и промежуточных целей;
• · задач, решение которых необходимо для достижения целей;
• · средств и способов их решения;
• · требуемых ресурсов, их источников и способа распределения.

В зависимости от направленности и характера решаемых задач различают три вида планирования: стратегическое или перспективное; среднесрочное; тактическое или текущее (бюджетное).

Стратегическое планирование заключается в основном в определении главных целей деятельности гостинично-ресторанного предприятия и ориентировано на определение намечаемых конечных результатов с учетом средств и способов достижения поставленных целей и обеспечения необходимыми ресурсами.

При этом разрабатываются также новые возможности предприятия, например, открытие дополнительных пунктов питания: баров, ресторанов и проч. путем переоборудования простаивающих площадей, приобретения оборудования, изменение профиля предприятия или радикальное изменение технологии. Стратегическое планирование охватывает период в 10−15 лет, имеет отдаленные последствия, влияет на функционирование всей системы управления и основывается на огромных ресурсах.

Текущее планирование заключается в определении промежуточных целей на пути достижения стратегических целей и задач. При этом детально разрабатываются средства и способы решения задач, использование ресурсов, внедрения новой технологии.

Представляет интерес следующее толкование терминов, связанных с планированием:

• · планомерность — это основа управления;
• · плановость — принцип управления;
• · планирование — важнейшая функция управления;
• · плановые задания — метод управления;
• · разработка и реализация плана — основное содержание процесса управления.

Предприятию индустрии отдыха и гостеприимства в современных условиях важно уделять все большее внимание развитию перспективного планирования как инструменту централизованного управления. Такое планирование, охватывающее период от 10 до 20 лет (чаще 10−12 лет) предусматривает разработку общих принципов ориентации предприятия на перспективу (концепцию развития); определяет стратегическое направление и программы развития, содержание и последовательность осуществления важнейших мероприятий, обеспечивающих достижение поставленных целей. Перспективное планирование помогает принимать решения по комплексным проблемам деятельности предприятия в международном масштабе:

• · определение направлений и размеров капиталовложений и источников их финансирования;
• · внедрение технических новшеств и прогрессивной технологии;
• · диверсификация производства и обновление продукции; формы осуществления заграничных инвестиций;
• · совершенствование организации управления по отдельным подразделениям и кадровой политике.

Для предприятия по предоставлению услуг в сфере отдыха и гостеприимства очень важно выбрать сопутствующие виды деятельности, т. е. диверсифицировать основу своего бизнеса для снижения финансовых рисков ввиду того, что такой бизнес весьма чувствителен к целому ряду объективных или форс-мажорных факторов: политических, экономических, инфраструктурных и прочих. При самых благоприятных условиях для подобного предприятия ситуация быстро может стать прямо противоположной, не зависящей от предпринимателя (межнациональные конфликты, изменения налоговой политики, таможенных пошлин, транспортных тарифов, уровня инфляции и т. д.).

Желательно выбрать такие виды дополнительной деятельности, которые были бы приоритетными на длительный период, имели бы налоговые льготы на федеральном или местном уровне.

Пример. В связи с резким падением доходов от предоставления рекреационных услуг бизнеса в одной крупной фирме была разработана и реализована программа диверсификации. Она включала в себя планирование и разработку бизнес-программ организации малых мобильных производств с приоритетными видами деятельности (производство продуктов питания: мясных продуктов и полуфабрикатов, пива, минеральной воды и других безалкогольных напитков, кондитерских изделий и проч.). Для этого были построены комплексы мясоперерабатывающего и пивоваренного производства и организованы новые точки реализации продукции: бары, рестораны, магазины. Производство данной продукции мало зависит от вышеперечисленных факторов риска. Тем самым были решены одновременно четыре основные задачи:

сохранены объемы доходов фирмы на прежнем уровне за счет дополнительной деятельности;

значительно снижены факторы риска за счет внедрения программы диверсификации;

созданные производства входят в перечень приоритетных и льготируются по налогам в рамках малых предприятий;

обеспечены своей более дешевой, качественной и экологически чистой продукцией рестораны, кафе, бары и т. д., что положительно повлияло на фактор конкурентоспособности основной деятельности.

Поскольку оценка перспектив в условиях стихийного развития конкурентного рынка крайне неопределенна, перспективное планирование не может ориентировать фирму на достижение количественных показателей и поэтому обычно ограничивается разработкой лишь важнейших качественных характеристик, конкретизируемых в программах или …

Практика показывает, что сейчас усилилась тенденция индикативного планирования, уже применяемая в американских предприятиях, где планы составляются, как правило, в производственных отделениях. По некоторым данным, около 2/3 американских компаний планируют «снизу вверх», 1/3 — на основе взаимодействия всех уровней управления, а планирование «сверху вниз» вообще отсутствует.

Планы, разрабатываемые оперативными подразделениями, рассматриваются центральной плановой службой, службой по трудовым отношениям и затем советом управляющих при главном администраторе. После утверждения Советом директоров план принимает директивный характер.

В английских компаниях также преобладает формирование планов в функциональных подразделениях, где готовится исходный план. Плановый отдел (служба) компании вырабатывает директивы, которые поступают в функциональные подразделения для учета его показателей при составлении исходного плана. Здесь так же, как и в американских компаниях, в основу планирования кладется принцип «планирует исполнитель».

Процесс принятия стратегических решений в японских компаниях осуществляется либо «сверху вниз», либо взаимосвязанно высшим и низовым уровнями управления.

В японских компаниях новшества чаще вводятся «сверху вниз». Вместе с тем тактика оперативной деятельности разрабатывается обычно отделом по управлению персоналом, а принятие решений носит групповой характер.

Центральный плановый отдел в японских компаниях играет значительно более важную роль, чем в американских. Обычно именно плановый отдел осуществляет разработку плана. Составленный плановым отделом, план рассматривается комитетом по управлению, а окончательное решение принимается комитетом по управлению и президентом фирмы, который одновременно является и главным управляющим. В японских компаниях это во многом обусловлено тем, что степень их диверсификации меньше, чем американских и английских компаний.

Комитет по управлению в японских компаниях является важнейшим органом группового принятия решений, он находится на высшем уровне организационной структуры. Характерно, что в японских компаниях долгосрочные планы редко представляются на рассмотрение Совету директоров.

Поскольку большинство членов Правления — постоянные сотрудники японских компаний, дублирование решений, принятых комитетом по управлению, не представляется необходимым.

Организация процесса планирования в разных предприятиях индустрии гостеприимства имеет свои отличительные особенности, обусловленные различиями в организационной структуре управления в целом и характере производственно-технического процесса. Эти отличия касаются как сроков плановых периодов, так и самой процедуры планирования и функций отдельных подразделений, занимающихся вопросами планирования. При разработке перспективных планов предприятия часто устанавливают различные плановые периоды, а также различные сроки по планам разных типов (например, 15-летний срок плана научных исследований и развития и семилетний срок стратегического плана).

Подводя итог сказанному, можно сделать вывод о том, что планирование превращается в особую сферу хозяйственной деятельности, объективно необходимую при сложившемся уровне обобществления производства.

Многие фирмы работают, не имея официально принятых планов (особенно это касается небольших предприятий питания: баров, закусочных, кафе). Во вновь открывающихся предприятиях управляющие оказываются настолько занятыми, что у них просто нет времени заниматься планированием. В зрелых фирмах многие управляющие заявляют, что до сих пор они прекрасно обходились и без формального планирования, а стало быть, оно не может иметь существенного значения. Они не хотят тратить время на подготовку плана в письменном виде. По их словам, ситуация на рынке меняется слишком стремительно, чтобы от плана была какая-то польза, и в конце концов он будет просто пылиться на полке. Именно по этим и ряду других причин многие фирмы и не применяют у себя формального планирования.

Плацдармом для любого другого планирования в рамках предприятия рекреационного комплекса, как и любой другой фирмы, служит стратегическое планирование. Процесс стратегического планирования состоит из выработки программы фирмы, формулирования ее задач и целей, перспективного планирования роста организации. Для обеспечения роста предприятия стратегическое планирование требует выявления рыночных возможностей в сферах, где оно будет иметь явное конкурентное преимущество. Такие возможности можно выявить на путях интенсивного роста в масштабах нынешней рыночной деятельности (более глубокое проникновение на рынок, расширение границ своего рынка или совершенствование товара) и на путях диверсификационного роста.

Итак, подробно изучив процесс планирования в индустрии отдыха, можно с уверенностью утверждать, что при нынешней ситуации на рынке рекреационных услуг для выживания в конкурентной среде и успешного развития предприятию необходим четко разработанный план, как на длительную перспективу, так и на текущий период.

Актуальность на современном этапе задачи по формированию методического обеспечения управления в компаниях среднего и малого бизнеса, в частности по разработке инструментально-прикладных аспектов подобного обеспечения, определяется возросшим уровнем конкурентной борьбы на рынке быстроразвивающихся организаций социальной сферы, в которой победа определяется эффективностью управленческой структуры и методов.

Управленческий процесс сопровождается интенсивным обменом информацией: руководители получают и возвращают ее; сотрудники обмениваются ею между собой. Обработка информации за последние десятилетия приобрела огромное значение, превратившись в большую проблему именно для малых и средних предприятий. Специалисты утверждают, что в будущем информация, предоставляемая своевременно и в достаточном объеме, приобретет такое же или даже большее значение, чем капитал.

Наряду с указанными факторами на интенсивность развития сферы сервисного обслуживания населения существенное влияние оказывает научно-технический прогресс, в рамках которого образовался широкий спектр новых услуг, развивающихся на основе ин формационных технологий и компьютеризации. Значительно возрастающие при этом возможности информационного взаимодействия существенно расширяют границы и возможности развития отношений между производителями и потребителями услуг, способствуют формированию глобального рынка услуг. Важно отметить, что сфера сервисного обслуживания населения в настоящее время включает целый ряд наукоемких отраслей, образующих в сочетании с наукоемкими отраслями промышленности основу развития постиндустриальной экономики. Данное обстоятельство отражается, в частности, в росте доли услуг в высокотехнологичном секторе экономики развитых зарубежных стран.

В рамках осуществляемых процессов реструктуризация материального производства на многих крупных предприятиях и организациях на базе непрофильных обслуживающих подразделений формируются самостоятельные хозяйственные структуры, специализирующиеся на оказании услуг.

Использование достижений научно-технического прогресса изменило структуру производства и занятости — рост благосостояния привел к пересмотру традиционных материалистических ценностей, а возросшая роль науки и образования определили цель развития личности в качестве одной из социально приоритетных.

Резко выросшие затраты на науку и образование обусловили изменение места и роли сферы сервисного обслуживания населения и отраслей, базирующихся на производстве и потреблении знаний, в структуре народного хозяйства. Главным ресурсом в новой хозяйственной системе стал интеллектуальный капитал. Экономический прогресс определяется в значительной мере развитием информационных технологий.

Экономическая реальность в странах, находящихся на постиндустриальном этапе своего развития, свидетельствует, что наиболее эффективным являются инвестиции в потенциал самих работников. Это, в свою очередь, неотделимо от личного потребления. Затраты на образование, здравоохранение и другие составляющие сферы сервисного обслуживания населения радикально выросли.

В рамках постиндустриального общества все основные виды потребления, связанные с развитием личности, стали фактически средством создания самого производительного ресурса. Там, где индустриальные нации вынуждены идти по пути сокращения потребления, постиндустриальные способны максимизировать его, причем с гораздо более впечатляющими и масштабными результатами.

Оценивая в целом состояние и перспективы развития сферы сервисного обслуживания в раз витых зарубежных странах, специалисты отмечают значительное увеличение доли расходов на услуги в производственных издержках фирм разной отраслевой принадлежности, в том числе в самих отраслях услуг и высокотехнологичных отраслях промышленности. При этом в рамках общей тенденции увеличения объема и разнообразия услуг отмечаются четко выраженные отраслевые различия. В числе лидирующих по темпам роста указывают, прежде всего, деловые услуги к которым относят маркетинговые и рекламные услуги, лизинговые операции, широкий спектр услуг системы обеспечения деятельности предприятия, кредитно-финансовые и страховые услуги, управленческий консалтинг и т. д.