Организационные документы. 
Требования к составлению и оформлению

Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или заседанием коллегиального органа и действуют до утверждения новых. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы.

Устав — правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Содержание устава в соответствии с законодательством Республики Беларусь должно включать: [8, c. 94].

• * наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;
• * местонахождение (почтовый адрес);
• * предмет и цель деятельности;
• * порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т. д.);
• * порядок распределения прибыли;
• * порядок образования учреждения (организации, предприятия);
• * порядок управления и прекращения деятельности;
• * органы управления (внутренняя организационная структура).

В зависимости от вида организации (учреждения) в устав могут быть добавлены другие сведения:

• * для банков — перечень проводимых банком операций и его функции;
• * для акционерных обществ — сведения о категории выпускаемых акций, условия их приобретения, размеры долей каждого участника и др.

Текст устава может содержать следующие разделы:

• * Общие положения.
• * Акционерный капитал (уставной фонд).
• * Порядок деятельности.
• * Управление.
• * Учет и отчетность, распределение прибыли.
• * Прочие накопления.
• * Прекращение деятельности.

Устав оформляется на общем бланке с указанием реквизитов:

• * наименование организации — автора документа (с указанием министерства, ведомства вышестоящей организации);
• * наименование вида документа — УСТАВ;
• * дата;
• * регистрационный номер, место издания (город);
• * гриф утверждения (если предприятие частное, указывают, кем зарегистрировано);
• * текст;
• * подпись.

Положения — правовые акты, определяющие порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб).

Положения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и используются при разработке индивидуальных. Различаются положения об организациях, о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах, положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).

Структура текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД. Положения оформляют на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации, структурного подразделения, вид документа, а также дата и гриф утверждения, регистрационный номер, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования или визы согласования. документационный управление персонал автобиография Текст положения включает следующие разделы:

• * Общие положения;
• * Цели и задачи;
• * Функции;
• * Права и обязанности;
• * Руководство;
• * Взаимоотношения с другими подразделениями.

Положения подписывают должностные лица, являющиеся непосредственными разработчиками (например, начальник структурного подразделения, заместитель руководителя), визирует юридическая служба (юрист), утверждает руководитель. Положение вступает в силу с момента утверждения.

Инструкция — правовой акт, содержащий правила, регулирующий организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений), должностных лиц.

Инструкции издаются в целях разъяснения применения законодательных актов, распорядительных документов по запоминанию и ведению документов (например, бухгалтерских, отчетных и др.).

Инструкция оформляется на общем бланке организации и должна содержать реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф утверждения; гриф согласования или виза согласования. Текст инструкции разбивается на разделы, которые нумеруются арабскими цифрами, а количество разделов определяется разработчиками. Подписывается инструкция руководителем того подразделения, которое ее разработало, а утверждается руководителем организации или специальным распорядительным документом.

Инструкции бывают, например, должностные; по безопасности труда и др. Должностные инструкции определяют функции, права и обязанности сотрудников организации и разрабатываются на все должности, предусмотренные штатным расписанием.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

• * Общие положения;
• * Должностные обязанности;
• * Права;
• * Ответственность;
• * Взаимоотношения.

Штатное расписание — документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД и оформляется на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; гриф утверждения; текст; визы согласования; подпись; печать. Текст оформляется в виде таблицы, указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавок и месячном фонде заработной платы.

Штатное расписание визирует главный бухгалтер, юрист подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации, подпись которого заверяется печатью.

Структура и штатная численность — документ, который закрепляет наименования всех структурных подразделений, должностей и количество штатных единиц каждой должности организации (учреждения). Оформляется на общем бланке предприятия с указанием реквизитов: наименование организации, наименование вида документа, дата, место издания, гриф утверждения, визы согласования, подпись, печать. Текст оформляется в виде таблицы. Документ подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации. Согласовывают его с главным бухгалтером и юристом. Подпись руководителя в грифе утверждения заверяется печатью.

Регламент — документ, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа. Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет:

• * статус коллегиального или совещательного органа;
• * порядок планирования работы;
• * порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании;
• * внесение материалов на рассмотрение;
• * порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании;
• * ведение протокола заседания;
• * оформление решений коллегиального или совещательного органа;
• * порядок доведения решений до исполнителей;
• * материально-техническое обеспечение заседаний.

Регламент оформляется на общем бланке учреждения. Обязательные реквизиты:

• * наименование учреждения (организации);
• * вид документа;
• * заголовок к тексту (наименование коллегиального или совещательного органа);
• * вид документа;
• * дата;
• * место составления;
• * гриф утверждения;
• * текст, подпись.

Регламенты обсуждаются в процессе подготовки на заседаниях коллегиального органа и согласовываются с юридической службой, подписываются руководителем организации или руководителем коллегиального органа, утверждаются коллегиально.

Организационные документы и правила их оформления организационный документ реквизит стандарт К системе организационных документов относятся:

• — устав организации;
• — учредительный договор
• — положение о структурном подразделении организации;
• — организационная структура и штатная численность организации;
• — штатное расписание;
• — правила внутреннего трудового распорядка;
• — должностные инструкции работникам.

При создании и регистрации организации в государственные регистрирующие органы предоставляются организационные (учредительные) документы. Основными учредительными документами являются:

• — устав (кроме товарищества);
• — учредительный договор (кроме производственного кооператива и унитарного предприятия);
• — протокол собрания участников будущего предприятия (кроме унитарного предприятия);
• — приказ учредителя (для государственного унитарного предприятия).

Учредительные документы готовятся в количестве четырех экземпляров. После их регистрации в государственных органах они хранятся в сейфе у руководителя.

В уставе указываются состав учредителей будущего предприятия, местонахождение предприятия, оговариваются цели и определяются виды будущей деятельности, в том числе те, на которые требуется получение лицензии, размер уставного фонда. Все экземпляры устава должны быть прошиты, страницы пронумерованы. На обороте последней страницы устава ставится заверительная подпись руководителя предприятия и печать.

В уставе должно быть указано:

• — наименование юридического лица;
• — место его нахождения;
• — цели деятельности;
• — порядок управления деятельностью юридического лица;
• — предмет деятельности юридического лица;
• — порядок ликвидации юридического лица.

Устав подлежит государственной регистрации в установленном порядке.

Учредительный договор регламентирует цели, задачи и пути осуществления будущей хозяйственной деятельности, состав участников. Данный документ определяет долю внесения средств каждым участником. Кроме того, в учредительном договоре определяются права и обязанности участников предприятия, порядок распределения прибыли, избрания или назначения должностных лиц и другие вопросы, которые создатели предприятия считают необходимым внести в учредительный договор. Подписи учредителей юридического лица заверяются нотариально.

Положение о структурном подразделении организации определяет правовой статус, задачи, функции, права, обязанности и ответственность каждого конкретного подразделения. Согласно унифицированной системе положение о структурном подразделении должно включать в себя следующие основные разделы:

• — общие положения;
• — основные задачи;
• — функции;
• — права и обязанности;
• — ответственность;
• — взаимоотношения, связи;
• — организация работы.

Структура и штатная численность организации разрабатываются в соответствии с её Уставом.

Структура организации является специальным документом, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, наименования должностей работников и количество штатных единиц по каждой из должностей. Документ составляется на бланке организации, подписывается заместителем руководителя организации, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.

Штатное расписание закрепляет должностной и численный состав организации с указанием фонда заработной платы. Штатное расписание составляется на бланке организации и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы, утверждается руководителем организации.

Инструкция — это документ, издаваемый органом государственного управления или утверждаемый руководителем организации в целях установления правил, регулирующих организационные, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности организации, должностных лиц и граждан.

При разработке должностных инструкций следует учитывать наименования должностей, предусмотренных Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих и Квалификационным справочником должностей служащих. Должностные инструкции обязательно утверждаются руководителем организации и доводятся до работников под расписку.

15. Реквизит «Адресат». Правила его оформления Требования к составлению и оформлению документов закрепляются в государственных стандартах. Соблюдение установленных требований способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех специалистов управленческого аппарата — от руководителей до рядовых сотрудников.

Государственные стандарты предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида документов. Это достигается за счет закрепления места каждого реквизита на поле документа.

Реквизит «адресат» при оформлении документа печатают от четвертого стандартного положения табулятора после 32 печатных знаков на пишущей машинке или 80 мм от границы левого поля на компьютере. Каждая составная часть реквизита — наименование организации, наименование структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы, почтовый адрес — должна печататься с новой строки. Точка в конце составных частей реквизита «адресат» не ставится.

Документы направляют в адрес организаций, их структурных подразделений или конкретным должностным лицам. Адресатом официальных документов могут быть и физические лица.

При адресовании документа организации её наименование указывается в именительном падеже.

Например:

Министерство юстиции

Республики Беларусь

При адресовании документа структурному подразделению в именительном падеже указывается наименование организации, а ниже — наименование структурного подразделения.

Например:

Министерство юстиции

Республики Беларусь

Управление адвокатуры и лицензирования юридической деятельности

при направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата — в дательном.

Например:

Министерство по налогам и сборамРеспублики Беларусь

Начальнику управления контроля, делопроизводства и материально-

технического обеспечения

Кондакову Н.В.

При адресовании документа руководителю организации (его заместителю) наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Директору Государственного архива Минской области

Кушновой Е.В.

При направлении документа в несколько однородных организаций их наименования называются обобщенно в именительном падеже.

Например:

Республиканские органы государственного управления

При направлении документа руководителям нескольких однородных организаций наименования их должностей указываются обобщенно в дательном падеже.

Например:

Руководителям республиканских органов государственного управления

Почтовый адрес, как правило, указывается только на конверте. Почтовый адрес входит в состав реквизита «Адресат» при адресовании документа разовому корреспонденту.

Почтовый адрес в реквизите «Адресат» оформляется в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи.

Например:

Учреждение «Белорусский научно-исследовательский институт

документирования и архивного дела"

ул. Кропоткина, 55

220 002, г. Минск

На документах, направляемых постоянным корреспондентам, организациям своей системы, адрес не проставляется. Для отправки таких документов могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

При адресовании документа частному лицу вначале указываются фамилия и инициалы (имя, отчество) получателя, затем — почтовый адрес.

Например:

Столяровой Н. М.

ул. П. Глебки, д. 15, В. 26

223 120, п/о Логоза

Логойского р-на

Минской обл.

Реквизит «Адресат» не должен содержать более четырех адресов. Слово «копия» перед вторым и последующими адресатами не проставляется.

Если документ является ответным, первым адресатом на документе указывается автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов.

От точного написания адресата зависит движение документа, скорость доставки его непосредственному исполнителю, минуя лишние инстанции.

Работа над ошибками:

Акцыянернае таварыства.

«АТЛАНТ».

(АТ «АТЛАНТ»).

ЗАГАД.

04.05.2011 № 55.

г. Мiнск Акционерное общество.

«АТЛАНТ».

(АО «АТЛАНТ»).

ПРИКАЗ.

04.05.2011 № 55.

г. Минск Об организации работы отдела технического контроля В связи с производственной необходимостью ПРИКАЗЫВАЮ:

• 1. Организовать группы выходного контроля за качеством продукции.
• 2. Усилить контроль за правильностью складирования продукции, ее упаковки.
• 3. Контроль за исполнением приказа возложить на Зуя М. И.

Генеральный директор предприятия (подпись) В. А. Куприн печать С приказом ознакомлен (подпись) М. И. Зуй дата В дело 05−03.

• (Подпись)
• 10.11.2011
• 40. Составьте справку о размере заработной платы бухгалтера фирмы «Барит» для представления в детский сад. Недостающие данные укажите самостоятельно.

Детский сад № 30.

Иванов Виктор Сергеевич работает в ООО «Барит» в должности бухгалтера.

Заработная плата Иванова В. С. в 2010 году составила: ноябрь — 1 150 600 тыс. руб., декабрь — 1 250 300 тыс. руб.

Директор ООО «Барит» Подпись И. О. Павлов Печать Главный бухгалтер Подпись О. П. Сергеева Литература.

• 1. Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления: учеб. пособие /В. В. Акулич, С. В. Некраха /под ред. В. В. Паневчика. — Минск: БГЭУ, 2008.
• 2. Хвалей М. К. Делопроизводство и деловая корреспонденция: Учеб. пособие.-Мн.; БГЭУ, 2002.
• 3. Документация. Делопроизводство/Л.А. Мишина.-Минск:Амалфея, 2008.
• 1. Информационно-справочные документы. Их классификация. Правила составления и оформление информационно-справочных документов

Информационно-справочные документы являются неотъемлемой частью кадровой документации. Документы этой группы играют служебную, вспомогательную роль по отношению к другим кадровым документам. Они не содержат распоряжений, не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. В отличие от распорядительной документации информационно-справочные документы не являются обязательными для исполнения и содержат информацию, принимаемую к сведению.

Информационно-справочные документы, как отмечалось ранее, являются основанием для издания приказов по личному составу.

Этот комплекс кадровой документации имеет много разновидностей, классификаций, поэтому у каждого конкретного работодателя состав и порядок оформления информационно-справочной документации определяется самостоятельно в локальных нормативных актах по делопроизводству.

В состав информационно-справочных документов, как правило, включают:

• *Докладная записка;
• *Служебная записка;
• *Объяснительная записка;
• *Предложение;
• *Представление;
• *Заявление;
• *Протокол;
• *Акт;
• *Справка;
• *Заключение;
• *Отзыв;
• *Перечень;
• *Список;
• *Переписка.

В составе информационно-справочной документации выделяют:

• 1. Справочная документация (имеет индивидуальный характер, выдается по разовому запросу, касающегося одного работника, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).
• 2. Отчетно-справочная (характеризуется четкой периодичностью (годовой, квартальной и тому подобное) представления её адресатам и наличием типовых форм, сводных таблиц, итогов, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней (например, отчетная документация, представляемая в государственные органы статистики).
• 3. Справочно-аналитическая (выдается по разовым или периодическим запросам с различных уровней управления, имеет сводный, обобщающий характер, разнообразие запрашиваемых показателей (пол, возраст, образование, наличие правительственных наград и так далее), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).

Рассмотрим некоторые информационно-справочные документы, имеющие наиболее важное значение для кадровых вопросов.

Докладная записка — документ, адресованный руководству и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, сложившейся ситуации, выполненной работе, требующих принятия решения.

Докладные записки могут быть двух видов:

• 1. внешняя;
• 2. внутренняя.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя — руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке.

Текст докладной записки состоит из трех смысловых разделов:

• *в первом разделе излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
• *во втором — анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения;
• *в третьем — содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

При этом второй раздел в докладной записке может отсутствовать.

Как правило, внутреннюю докладную записку подписывает составитель, если она представляется руководителю подразделения. Если она представляется руководителю организации, то подписывается и составителем и руководителем подразделения. Внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней — наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.

Служебная записка — записка о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному.

Служебная записка по своему назначению близка к докладной записке, но в отличие от неё имеет внутренний, служебный характер. Она составляется работником или руководителем структурного подразделения на имя руководителя или специалиста другого структурного подразделения.

Служебные записки могут информировать руководство по следующим вопросам: номенклатура информационный справочный документ.

• *материально-технического обеспечения;
• *хозяйственного обеспечения;
• *организационного обеспечения.

Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги. Текст служебной записки, как правило, состоит из двух разделов:

• *обоснования (изложения причин составления);
• *предложения, просьбы, заявки и тому подобное.

Служебную записку подписывает составитель (специалист или руководитель подразделения).

Обязательными реквизитами служебной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

Объяснительная записка:

• 1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта);
• 2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному.

По содержанию объяснительные записки разделяют на две группы:

• 1) Объяснительные записки, прилагающиеся к основному документу (акт, план, отчет и другие) и поясняющие содержание отдельных его понятий, разделов, положений.
• 2) Объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, фактов, сложившихся ситуаций.

Текст объяснительной записки, как правило, состоит из двух разделов:

• *первый содержит факты, послужившие поводом к ее написанию;
• *второй — причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительную записку подписывает ее составитель.

Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, текст, адресат, подпись.

Заявление — документ, содержащий просьбу или предложения лица (лиц) учреждению или должностному лицу.

Заявление адресуется конкретному должностному лицу (руководителю организации, его заместителю или руководителю структурного подразделения).

По содержанию заявления подразделяются на две группы:

• *по кадровым вопросам (о принятии на работу, о предоставлении отпуска, о переводе, об увольнении по собственному желанию и так далее);
• *сообщения о каких-либо недостатках, нарушениях в работе организации, отдельных должностных лиц и так далее без указания на нарушения собственных прав заявителя.

В трудовых отношениях заявление выступает в качестве документа, фиксирующего инициативу работника по совершению какого-либо действия, имеющего для него определенные правовые последствия или согласие работника с какими-либо действиями работодателя. ТК РФ содержит многочисленные упоминания об этом документе, например: в статьях 80, 89, 122, 124, 126, 127, 128, 131, 229.1. ТК РФ и другие.

В зависимости от количества заявителей заявление может быть:

• *индивидуальным;
• *коллективным (например, в статье 195 ТК РФ упоминается о заявлении от представительного органа работников).

Заявление составляется в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном у конкретного работодателя.

Личное заявление работника по кадровым вопросам (о приеме, переводе, увольнении и так далее) пишется, как правило, от руки, в произвольной форме. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя организации или работодателя), текст, дата документа, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении может проставляться резолюция руководителя и отметка об исполнении документа.

Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются копии документов об образовании, анкета, автобиография и другие).

Текст любого заявления начинается с существа вопроса, обращения («прошу принять…», «прошу проверить состояние …»), а затем идет детализация затронутого вопроса. Форма изложения текста свободная.

Заявление подписывается автором и передается руководству для принятия решения. Решение руководства выражается резолюцией. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа по личному составу или другого документа (письма автору о принятии решения, приказа о проведении экспертизы, проверки и тому подобное).

Обязательными реквизитами заявления (в трудовых отношениях) являются: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия, должность заявителя и структурное подразделение, в котором он работает, (иногда указывается адрес заявителя: индекс, адрес места жительства, телефон), текст, подпись.

Справка:

• 1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий;
• 2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.

Выделяют справки:

• *подтверждающие факты биографического или служебного характера;
• *отражающие основную (производственную) деятельность организации.

Работники, как правило, обращаются к работодателю или в кадровую службу организации с просьбой выдать справки, подтверждающие факты биографического или служебного характера.

Их основная цель — подтвердить наличие или отсутствие определенного факта, например:

• 1) место работы;
• 2) должность, профессия, специальность;
• 3) стаж работы в определенной должности (по профессии, специальности);
• 4) размер заработной платы;
• 5) размер начисленных и фактически уплаченных страховых взносов на обязательное пенсионное страхование.

Справки с места работы могут быть затребованы заинтересованными органами государственной власти (например, суд, орган внутренних дел), органами местного самоуправления (например, орган опеки и попечительства), сторонними организациями (например, банковская организация) для подтверждения разнообразных фактов.

Перечислим некоторые нормативно установленные случаи оформления справки с места работы.

При назначении и выплате единовременного пособия при рождении ребенка в случае, если оба родителя работают, представляется справка с места работы (службы, учебы) другого родителя о том, что такое пособие не назначалось.

Согласно статье 283 ТК РФ при приеме по совместительству на тяжелую работу, работу с вредными условиями труда работник обязан представить справку о характере и условиях труда по основному месту работы.

Кроме того, при оформлении приема на работу по совместительству, подтверждением наличия основного места работы может быть не только экземпляр трудового договора по основному месту работы, но и справка, полученная работником по собственной инициативе у работодателя по основному месту работы.

Справки с места работы могут понадобиться работнику и в иных, помимо вышеперечисленных, случаях: при оформлении льготной пенсии, туристических документов, оформлении субсидий и так далее.

В соответствии со статьей 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой. В числе таких документов названы и справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя, а также другие, содержащие иные сведения, которые может подтвердить работодатель. При этом справки должна быть заверена надлежащим образом и предоставляются работнику безвозмездно.

Объем сведений, содержащихся в справке с места работы, зависит от адресата ее представления. Поэтому работодателю или кадровым работникам организации при выдаче справок следует предупредить работника, что в заявлении о выдаче справки должен быть определен состав сведений, а также указан адрес ее представления.

ТК РФ наделяет правом обращаться к работодателю за указанными справками только работника. В отношении иных лиц, обращающихся с просьбами о выдаче справок, действуют правила о защите персональных данных работника, установленные главой 14 ТК РФ.

Сведения в справку с места работы вносятся на основании данных личной карточки, приказов по личному составу, других кадровых документов.

Как правило, справка с места работы оформляется на бланке — шаблоне (трафаретном бланке для справок) и они могут составляться на общем бланке формата А4 или А5. В подавляющем большинстве требования органов государственной власти, местного самоуправления сводятся к тому, чтобы справка с места работы составлялась на фирменном бланке организации, в этом случае объем информации об организации будет максимально индивидуализирован.

На практике для указания адресата в справке используются два подхода:

• *адресат указывается в конце текста и выражается в формулировке «Выдана для представления в ______»;
• *адресат выносится в правый верхний угол бланка.

Учет выданных справок с места работы ведется с помощью специального журнала (книги). В данном журнале (книге) фиксируют: номер выданной справки (ему соответствует порядковый номер записи в журнале (книге)), краткое содержание справки («о заработной плате», «о стаже» и так далее), адресат.

Образец справки с места работы.

ООО «Виктория» Адресат СПРАВКА.

10.11.2006 г. № 45.

г. Москва Иванова Мария Ивановна работает в ООО «Виктория» в должности бухгалтера с 01.03.2000 г.

Директор Подпись (расшифровка подписи) Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события По содержанию различают следующие виды актов:

• *приема-сдачи (материальных ценностей, документов);
• *обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда);
• *испытаний (образцов, систем, технологий);
• *выделения к уничтожению документов;
• *о списании материальных ценностей;
• *о нарушении установленных правил;
• *ревизии, инвентаризации;
• *расследования аварий, несчастных случаев;
• *о нарушении дисциплины труда и несоблюдении правил внутреннего трудового распорядка;
• *об отказе от подписи, свидетельствующей об ознакомлении с приказом;
• *об отказе от дачи объяснений по факту нарушения трудовой дисциплины.

Таким образом, акты можно разделить на три подгруппы: по производственным, хозяйственно-финансовым вопросам и вопросам, связанным с документированием трудовых отношений.

Акт — это документ, который составляется коллегиально (не менее двух составителей).

Объясняется это констатирующей природой этого документа и доказательственным назначением. Например, на основании актов часто принимаются важные кадровые решения, которые могут быть оспорены в судебном порядке, особенно если они затрагивают права работников. Если будет установлено, что акт не отвечает требованиям, предъявляемым к документам такого рода (например, составлен без свидетелей или не по форме), суд не примет его во внимание, а факт, который в нем зафиксирован, при отсутствии других доказательств может быть признан неустановленным.