Развитие информационных технологий и их роль в совершенствовании коммуникационного процесса

Важнейшим этапом формирования информационного обеспечения является организация технологического процесса переработки информации с помощью новых информационных технологий. Развитие информационных технологий переход от технологии обработки данных к технологиям обработки знаний.

Новые информационные технологии включают:

новые технологии обработки информации на основе персональных компьютеров (ПК) и специализированных рабочих мест Новые технологии коммуникаций на основе локальных и распределительных сетей (ПК) технологии, исключающие бумагу, как основной носитель информации новые технологии принятия решений на основе средств искусственного интеллекта баз знаний, экспертных систем, систем моделирования с различными формами представления моделируемых ситуаций Внедрение новых информационных технологий в управленческую деятельность преследует не только автоматизацию рутинных методов обработки информации, но и организацию информационно-коммуникативного процесса на качественно новом уровне.

О широких возможностях новых информационных технологий можно судить по перечню функций, которые обеспечиваются в результате их внедрения. Функции новых информационных технологий следующие:

общая обработка документов, их верификация и оформление локальное хранение документов обеспечение сквозной доступности документов без их дублирования на бумаге, дистанционная и совместная работа служащих над документами поддержка способов общения, не покидая привычной обстановки рабочего места электронная почта персональная обработка данных составление, воспроизведение и полиграфическое размножение документов обмен информацией между базами данных ведение персональных баз данных управление ресурсами контроль автоматической корреспонденции поддержка технического и профессионального инструктажа служащих передача данных обеспечение разнообразия в наглядном представлении материала моделирование решений и имитация их принятия, информационная поддержка принятия решений автоматизированное обучение служба консультаций обмен локальной и персонализированной информацией служба видеотекста обмен и интеграция программных средств перенос документов с одного носителя на другой полиграфическое оформление документов телефонные и телевизионные совещания групповой контакт через терминалы Информационная технология система методов и способов сбора передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации.

Каждая из перечисленных в определении информационной технологий фаз преобразования и использования информации реализуется с помощью специфической технологии. В этом смысле мы можем говорить об информационной технологии, как совокупности технологий технологии сбора информации, технологии передачи информации.

Информационные технологии реализуются в автоматизированном и традиционном (бумажном) видах. Обьем автоматизации, тип и характер использования технических средств зависят от характера конкретной технологии.

Новая информационная технология (компьютерная информационная.

технология) это информационная технология с «дружественным» интерфейсом работы пользователя, использующая персональные компьютеры и телекоммуникационные средства. Инструментарием новой информационной технологии является один или несколько взаимосвязанных программных продуктов для определенного типа компьютера, технология работы в котором позволяет достичь поставленную пользователем цель.

Таким образом, автоматизированная информационная технология состоит из технических устройств (чаще всего компьютеров), коммуникационной техники, средств организационной техники, программного обеспечения, организационно-методических материалов, персонала, объединённых в технологическую цепочку. Эта цепочка обеспечивает сбор, передачу, накопление, хранение, обработку, использование и распространение информации.

Если рассматривать весь жизненный цикл информационной системы, то под автоматизированными информационными технологиями понимают совокупность методологий и технологий проектирования информационных систем, базовых программных, аппаратных и коммуникационных платформ, обеспечивающих весь жизненный цикл информационных систем и их отдельных компонентов — от проектирования до утилизации. Питерс Т., Уотермен Р. В поисках эффективного управления, опыт лучших компаний. Пер. с анг. -м: Прогресс, 2000 г.

Цель любой информационной технологии получить нужную информацию требуемого качества на заданном носителе. При этом существуют ограничения на стоимость обработки данных, трудоемкость.

процессов использования информационного ресурса, надёжность и.

оперативность процесса обработки информации, качество получаемой.

информации.

Появление больших производственных ПК позволило сместить акцент в информационной технологии на обработку не формы, а содержания информации. Это было началом формирования «электронной» или «компьютерной» технологии. Известно, что информационная технология управления должна содержать, как минимум три важнейших компонента обработки информации: учёт, анализ и принятие решений. Эти компоненты реализуются в «вязкой» среде — бумажном «море» документов, которое становится с каждым годом всё более необъятным.

Изменения в организации и технике управления под влиянием информационных технологий и автоматизированных офисов происходят по следующим направлениям. Во-первых, в корне меняются организация и техника информационного обеспечения руководителя. Особое значение приобретает массовое внедрение мини и микрокомпьютеров, персональных компьютеров, как составных частей информационных систем, связанных с сетью банков данных. При этом работа по сбору, обработке и распространению информации осуществляется удобными интерфейсами «человек — ПК», не требующими специальной подготовки (диалоги на естественном языке, речевой ввод-вывод информации). Существенно меняется также техника хранения и обработки информации. Автоматизируются системы принятия упорядочения, хранения и передачи информации, в которых поддерживается чистота информационных каналов и не допускается неполнота информации, дублирование, ввод информации, рассчитанной на другие уровни управления и т. д.

Во-вторых, осуществляется автоматизация отдельных функций руководителя. Выросло количество эффективно функционирующих автоматизированных систем, охватывающих производство, хозяйственную.

деятельность, организационно-технологические процессы. Вce большая.

часть работ при составлении планов передается компьютеру. При этом существенно повышается качество планов, разработанных с использованием микрокомпьютеров, на более низком уровне управления. Кроме того, четко согласуются планы для отдельных подсистем системы управления. Совершенствуются системы контроля в том числе дающие возможность обнаружить отклонения от запланированного уровня и обеспечивающие обнаружение причин возникновения таких отклонений.

В-третьих, существенно изменяются и средства коммуникации, не считая обмена сообщениями через сеть микропроцессоров. Особое значение приобретает система телекоммуникаций, которая дает возможность проведения заочных совещаний, конференций (участники которых могут находиться друг от друга на значительных расстояниях), оперативной передачи информации. Соответственно меняются методы и техника коммуникационных отношений руководителей с подчинёнными и вышестоящими органами.

Творческий подход к решению управленческих задач, развитие стратегического мышления руководителей предполагают использование новых информационных технологий, возможностей автоматизированных офисов. Появление микрокомпьютера привело к дальнейшему изменению технического оснащения аппарата управления и рождению его нового типа — «электронный офис». Преобразуя информацию по сложной программе, микрокомпьютер воплощает примитивную форму интеллекта. Страссман П. Информация в век электроники. Пер. с анг. -м: Экономика 2004 г.

Отличительной чертой перехода к «электронному офису» (рис.5) является получение возможности использовать технику для обработки содержания информации. Пишущая машинка, телефон, копировальная машина, диктофон и факсимильный аппарат позволяют только менять форму или расположение информации. Они переводят ее из устной формы в письменную, в электронную и передают её от отправителя к получателю со скоростью света. Но они не меняют содержания информации (если и не вкрадется ошибка или не помешает шум) тем самым они дополняют функции аппарата управления, которые по своему характеру являются механическими.

В «электронном офисе» техника используется в деятельности специалистов и руководителей, а также секретаря. Однако успех микрокомпьютера в офисе зависит от его интеграции с другими частями системы: дисплеями, печатающими средствами и устройствами, средствами хранения информации и коммуникаций и, самое главное, программами, которые ими управляют при выполнении функций аппарата управления.

В условиях жесткой конкуренции очень важно сохранить сведения, содержащие коммерческую тайну (КТ) предприятия.

КТ — производственная, научно-техническая, управленческая, финансовая и иная документированная информация, используемая для достижения коммерческих целей (получение прибыли, предотвращение ущерба, получение добросовестного преимущества над конкурентами), которую предприниматель считает конфиденциальной.

К конфиденциальной информации относятся: идеи, изобретения, открытия, технологии, индивидуальные детали коммерческой деятельности, позволяющие успешно конкурировать на рынке, прибыль фирмы и т. п.

Условия, при которых информация предприятия может быть отнесена к КТ, перечислены в статье 139 части 1 Гражданского Кодекса РФ. К ним относятся:

действительная или потенциальная коммерческая ценность.

информации в силу неизвестности её третьим лицам отсутствие свободного доступа к этой информации на законном основании принятие обладателем информации необходимых мер к охране.

её конфиденциальности Обеспечение сохранности конфиденциальности коммерческого предприятия требует соблюдения следующих условий:

определение сведений, составляющих КТ предприятия обеспечение порядка защиты данных сведений Если эти условия не будут выполнены, то у предприятия не.

будет законных оснований для привлечения к ответственности работников за разглашение или передачу сведений, составляющих КТ. Сведения КТ предприятия можно условно разделить на два.

крупных блока:

научно-техническая (технологическая) информация деловая информация Научно-техническая информация включает:

сведения о конструкциях машин и оборудования чертежи и схемы используемые материалы рецептуры, методы и способы производства новые технологии направления модернизации известных технологий, процессов и оборудования программное обеспечение ПК Деловая информация включает:

сведения о финансовой стороне деятельности предприятия, за исключением финансовых отчетов (состояние расчетов с клиента-ми, задолженность, кредиты и т. п.).

сведения о размере прибыли, себестоимости произведённой.

продукции и др.

планы развития предприятия (тактические и стратегические) планы и объемы реализации продукции (планы маркетинга, данные о характере и объеме торговых операций, уровнях цен, наличии товаров) анализ конкурентоспособности производимой продукции, эффективность экспорта и импорта, предполагаемое время выхода на рынок планы рекламной деятельности списки торговых и других клиентов, представителей, посредников, конкурентов, сведения о взаимоотношениях с ними, их финансовом положении, проводимыx операциях,.

действующих условиях и заключаемых контрактах Состав и объем сведений, составляющих КТ предприятия, сроки конфиденциальности, порядок защиты и доступа к конфиденциальной информации, а также правила её использования определяются.

руководителем. Руководитель может привлечь для проведения этой работы специалистов — аналитиков Органы государственной власти и местного самоуправления.

вправе вмешиваться в определение и охрану коммерческой тайны предприятия; за исключением случаев, предусмотренных законом.

Основная цель защиты конфиденциальной информации состоит в том, чтобы, как говорят профессионалы, предотвратить её утечку, овладение ею конкурентами. В ряде случаев требуется защита и «чужих» коммерческих секретов, которые могут быть доверены предприятию другими лицами, организациями. Отсутствие такой защиты может лишить предприятие выгодных партнеров, клиентов.