Введение. 
Тайм-менеджмент организации

Попытки наладить работу такую же, как на Западе, очень часто в российских компаниях разбиваются о национальные особенности организации времени. И часто оказывается, что выход из положения — не слепое копирование зарубежных образцов, а их приспосабливание под тот стиль работы, который уже существует.

Западный стиль работы, когда во главу угла ставится результат, а не процесс, становится все более популярным не только у владельцев собственного бизнеса, но и у менеджеров среднего звена. Особенности труда руководителей здесь играют немаловажную роль. Соответственно, и приемы эффективного управления временем оказываются все более востребованными.

Сегодня это самый актуальный вопрос, ведь человек, не владеющий соответствующими технологиями, теряет свой вес во взаимоотношениях с окружающими. Очень часто в компаниях сталкиваются с неумением руководителей организовать свой рабочий день. Причин этому много: например, неграмотное делегирование, недостаточная мотивация, отсутствие такта в разрешении конфликтов. Но еще одна причина состоит в том, что руководители ничего не успевают. И не потому, что много заданий, а потому, что не в состоянии расставить приоритеты.

Очень часто можно определить актуальность тайм-менеджмента в компании по особенностям труда топ-менеджеров во внешнеэкономической сфере. В этом отношении наиболее продвинутыми можно назвать банковско-финансовый сектор, консалтинг и нефтяную отрасль. У ряда крупных аудиторов есть даже специальный курс по управлению временем для руководителей. Что касается промышленного, сервисного секторов и транспортных компаний, то для них наука управления временем все еще остается неизученной.

Чтобы эффективно и качественно осуществлять деятельность менеджера, был создан тайм-менеджмент, о котором хотелось бы рассказать более подробно в последующих страницах этого методического издания. В большинстве компаний отлично развита система мотивации, правильно используется делегирование, но практически никто не умеет управлять своим временем эффективно. А ведь если задуматься, то именно эффективное управление временем предотвращает различные стрессы. Руководитель не задерживается на работе, успевает все сделать, «текучка» волшебным образом уже не так мешает, конфликты и споры сводятся к минимуму. Человек, который точно знает свою цель на день, неделю, месяц или же год, — живет в гармонии с собой. Отступает постоянное чувство вины, потому что все теперь получается и поспевается. Такому руководителю не опасен «синдром выгорания», о котором заговорил в 1974 году психолог Джорж Х. Фрейденберг. Его определение звучало так: «угасание мотивации и снижение активности в работе». Речь шла прежде всего о людях, работа которых связана с коммуникациями в условиях эмоциональных перегрузок: военных, спасателях, диспетчерах, врачах, социальных работниках и пр. Ныне трактовка термина расширилась, психологи определяют его как «состояние физического, эмоционального и умственного истощения, вызванного длительным пребыванием в эмоционально перегруженных ситуациях». Список потенциальных жертв выгорания пополнили бизнесмены, руководители, менеджеры по продажам, пиарщики, консультанты — все, кому приходится иметь дело с множеством коллег и партнеров, оперативно принимать ответственные решения рисковать и решать чужие проблемы. Дополнительный фактор риска — проживание в большом городе, работа в крупной корпорации, вовлеченность в карьерную гонку, необходимость соответствовать определенным стандартам успешности.

Очень часто нехватка навыков организации времени выявляется, когда возникает необходимость управления проектами. Любой проект требует выдерживания определенного плана, расписания. Если этого нет, то возникают нежелательные эффекты: усталость персонала от постоянной неразберихи и пессимизм руководства, его нежелание продолжать проект. Причем понятно, что корни проблемы закладываются еще в детстве. Если в России школьники решают задачки про абстрактные бассейны, то в Штатах та же тема вычисления процентов объясняется на примере прикладных задач (например, задачи с кредитами). Точно так же у нас не принято учить целеполаганию и планированию.

В итоге доучиваться приходится, либо стихийно набираясь навыков, либо отправляясь на курсы и тренинги. Что касается последних, то они сфере управления временем представлены сегодня на рынке особенно широко. Поисковые системы пестрят различными видами курсов и тренингов, то и дело всплывающих в окнах бизнес-форумов. Сравниться с ними могут разве что тренинги по продажам и развитию коммуникационных навыков. При этом основные различия между программами по управлению временем заключаются не в содержании, а в форме подачи материала. В данном случае решающими становятся мастерство и опыт тренера. В любом случае, заказывая тот или иной тренинг, который поможет повысить эффективность труда руководителя очень важно понимать его цели. Неверно считать тренинг панацеей от всех бед, во многом успешность обучения определяется личностными особенностями человека.

Вопрос восприятия особенностей труда во многом определятся национальной культурой. Россия находится на стыке Востока и Запада, и хотя российские менеджеры стремятся к западной размеренности и четкости, у них не всегда это получается, и восточный элемент хаоса все равно присутствует в их работе.

Главный принцип эффективной трудовой деятельности заключается в простой мысли — делать человеку только то, что ведет его к его цели. Надо, прежде всего, четко понять, что человек хочет от своей работы и карьеры. Если он хочет стать начальником своего отдела, пусть делает только то, что позволяет ему им стать. Если он хочет в будущем взять на себя новые обязанности, сохранив свое настоящее место, то следует уделять внимание новым направлениям и удерживать на плаву текущую работу, пусть даже и без особых достижений, а неважные для достижения цели вещи не делать вообще. Ведь всего все равно не успеть. Разумеется, у каждого есть свои приемы эффективного управления временем. К примеру, когда у меня катастрофически не хватает времени, он предпочитает сделать три вещи: во-первых, обязательно убраться на столе, выбросить все ненужные бумаги, все рассортировать и т. д. Во-вторых, составляется список дел с разбиением их на две колонки: срочные и несрочные (текущие). В-третьих, анализируются варианты, каким образом можно оптимизировать затраты на выполнение этих дел. Например, попросить помочь коллег по работе или же установить новое программное обеспечение, которые позволить работать более быстро и эффективно.