Значение ТМ формировании эффективной деятельности руководителя в сфере

Если говорить об идее управления временем, то, возможно, она существует ровно столько, сколько существует и наше человечество. Как нам кажется, для большей конкретики следует рассматривать идею с момента появления термина «менеджмент» (имеется в виду, как научно обоснованной профессиональной управленческой деятельности) и собственно устойчивого терминологического сочетания «time management» (навыки менеджера по управлению временем).

Не претендуя на серьезную историческую «археологию» этого вопроса, можно выделить 3 основных этапа развития ТМ:

I. Тейлоризм (1910;1940 годы).

II. Классический тайм-менеджмент (1950;1990 годы).

III. Современный тайм-менеджмент (конец ХХ — начало XXI века) Достоинства и недостатки тайм-менеджмента:

Достоинства управления временем:

;

оперативного внесения изменений и использования сменных блоков бланков;

становится базовым инструментом работы всего предприятия.

Однако тайм-менеджмент имеет и свои недостатки:

тайм-менеджмент неприемлем для не очень организованных и мало дисциплинированных творческих людей, работающих за столом, забитым и заваленным бумагами;

(минимум 2-дневный семинар) и дополнительные расходы времени на внесение информации в тайм-менеджмент (не менее 30 мин. в день);

только преуспевающие фирмы (от 400 до 900 долл. на человека).

Классификационная модель менеджера. Современные требования к руководителям необходимо разделять на следующие 3 группы:

• 1. Общие требования
• 2. Профессиональные требования
• 3. Индивидуальные требования
• 1. Общие требования:

обладание общим для всех объемом, необходимых, обязательных знаний, касающихся вопросов политики, законов, указов и постановлений правительства по основным направлениям экономической и социального развития страны, нормативных материалов по вопросам хозяйственно-финансовой деятельности, организационно-правовых операций, трудового законодательства и т. д.;

знание менеджмента и маркетинга;

овладение навыками технической работы на персональном компьютере;

быть хорошим психологом, постигать методы управления персоналом;

постоянно повышать свою деловую квалификацию;

2. Профессиональные требования:

профессиональное образование,.

опыт руководящей работы и работы в организациях внешнеэкономического профиля Менеджер должен:

3. Индивидуальные требования:

организаторские способности и ярко выраженная склонность к организаторской деятельности;

способность влиять на других людей силой своего характера, своей энергией и замыслами; быть лидером по деловым и личностным качествам;

умение предвидеть, прогнозировать и планировать, логически рассуждать, разделять проблемы на составляющие, оценивать их и обобщать частные случаи, выделять главные и ключевые звенья;

способность к пониманию сложных ситуаций и обнаружению противоречий в наблюдаемых фактах и событиях;

самостоятельность и решительность в принятии решений, умение твердо следовать поставленным целям и задачам;

воображением,.

способность четко ставить задачи подчиненным и контролировать их использование;

способность принимать потребности подчиненных, мотивы деятельности и поведения, отзывчивость и чуткость; умение объективно оценивать подчиненных, сть с людьми, умение налаживать взаимоотношения как с подчиненными, так и с вышестоящими руководителями;

выдержанность поведения, уравновешенность, эмоциональная устойчивость, доброжелательность;

совестность и честность;

дисциплинированность и пунктуальность;

эрудиция, широкий кругозор, высокий культурный уровень, тактичность;

внимательность и наблюдательность, хорошая память, быстрое ориентирование в обстановке;

едить за своим здоровьем и поддерживать высокую работоспособность.

Время как ресурс и цель. Время — стратегический ресурс организации и человека. В данном разделе мы попытаемся разобраться с вопросом: «А что вообще можно сделать со своим временем?» Мне кажется, это вопрос можно отнести к основным стратегиям управления временем. При этом важно понимать, что само время является ключевым, то есть стратегическим ресурсом организации или человека, необходимым для достижения успеха в чем-то конкретно или для устойчивого процветания в целом. Время как стратегический ресурс находится в одном ряду с такими ресурсами, как деньги, информация, технологии, люди (персонал) и др.

Мне нравится фраза, часто используемая в бизнес-среде: «В будущем будут два типа компаний — быстрые и мертвые». Организации, недооценивающие фактор времени и не способные эффективно управлять временем, просто обречены на утрату важнейшего стратегического преимущества, потерю конкурентоспособности и на скоропостижное вымирание. Существует несколько стратегий, позволяющих повысить и индивидуальную, и корпоративную эффективность управления временем Калинин С. И. «Тайм-менеджмент» Практикум по управлению временем. — СПб. Речь, 2006, стр. 62.

Рис. 3 — Эффективность управления временем

Далее в таблице 3 приведены примеры использования стратегий оптимизации временного ресурса в организации Калинин С. И. «Тайм-менеджмент» Практикум по управлению временем. — СПб. Речь, 2006, стр. 63.

Таблица 3 — Стратегии оптимизации временного ресурса в организации.

Индивидуальный фонд времени и его структура. В советские времена, когда только-только стало возможным появление и развитие такой «буржуазной лженауки», как социология (произошло это примерно в 1960;1970 годы), разумеется, в соответствии с господствовавшей в те времена идеологией, чуть ли не главной социологической отраслью стала «социология труда». Несмотря на это, в советской социологии труда был весьма мощный раздел — социология рабочего времени, в рамках которого было наработано много интересных знаний и моделей, вполне востребованных и в наши дни. Одним из таких полезных понятий советской еще социологии рабочего времени является понятие «индивидуальный фонд времени», позволяющее описать «производительные» и «непроизводительные» траты времени каждого человека. Ниже приводится рис. 4, отображающий индивидуальный фонд времени Калинин С. И. «Тайм-менеджмент» Практикум по управлению временем. — СПб. Речь, 2006, стр.40:

Общее время:

• 1. Рабочее время
• 1.1 Время фактической работы
• 1.2 Регламентированные перерывы в работе (например, обеденный)
• 1.3 Нерегламентированные перерывы в работе: а) по вине работника; б) в силу внешних обстоятельств
• 2. Внерабочее время
• 2.1 Связанное с работой: а) дорога; б) подготовка; в) доделывание дел
• 2.2 Домашний труд: а) покупки; б) уборка квартиры; в) забота, уход, воспитание, г) прочее (например, дача).
• 2.3 Самообслуживание: а) пассивный отдых (сон); б) питание; в) уход за собой
• 2.4 Свободное время: а) общение; б) активный отдых (хобби, спорт); в) познание, творчество.

Хороший менеджер, для того чтобы эффективно управлять своими подчиненными, должен иметь достаточно полное представление об индивидуальном фонде времени каждого сотрудника, в особенности — о реальной картине его рабочего времени. «Внедрение» в свою жизнь «индивидуального тайм-менеджмента» также невозможно без составления полной картины собственного индивидуального фонда времени.

Индивидуальный фонд времени состоит из рабочего и внерабочего времени. Для удобства и эффективности дальнейшего анализа рабочее время можно поделить на фактическое время работы; регламентированные (плановые, «нормальные») перерывы в работе; нерегламентированные (случайные) перерывы в работе.

Логично, что любой управленец заинтересован в сокращении прежде всего нерегламентированных перерывов в работе, которые могут случаться как по вине сотрудника, так и по вине внутренних организационных обстоятельств либо из-за вмешательства каких-либо помех из внешней среды. Важно отметить, что формулировку «перерывы в работе по вине сотрудника» не всегда следует понимать буквально — потери времени зачастую случаются не из-за преднамеренного саботажа, а из-за низкой квалификации работника, плохой самоорганизации труда и т. п. (В Приложении Н можно ознакомиться с анализом внерабочего времени руководителя) Фонд времени организации. По аналогии с индивидуальным фондом времени можно также выделить основные компоненты фонда времени всей организации в целом или ее отдельных подразделений. Строго говоря, существует много различных специалистов, которые в силу своих прямых обязанностей имеют дело с фондом времени организации: «кадровики» (менеджеры по персоналу), нормировщики, табельщики и др. Но для многих менеджеров (в особенности работающих в малом бизнесе) приведенный выше рисунок фонда времени организации Калинин С. И. «Тайм-менеджмент» Практикум по управлению временем. — СПб. Речь, 2006, стр. 43 часто является настоящим откровением.

Общее время.

Выходные дни Номинальный фонд времени.

• 1. Выходные дни
• 2. Праздничные дни
• 3. Дополнительные выходные дни Доступный фонд времени
• 4. Сокращенные предпраздничные дни

Социальный резерв Целодневные Фактически отработанное время.

• 1. Отпуска: потери
• — очередные 1. Простой
• — льготные 2. Прогулы потери внутри время
• — учебные и др. 3. Болезни рабочего дня полезной
• 2. Сокращенные дни 4. Отгулы и др. работы
• (подростки и т. п.) разрешенные

неявки Явные потери времени Скрытые потери времени.

1. Нарушение дисциплины, распорядка дня 1. Посторонняя работа правил поведения 2. Десинхронизация: замедление темпа.

2. Организационно-технические причины, работы, нарушение ритма, большие например, нехватка ресурсов «зазоры» между операциями и др.

3. Внешние отвлечения 3. Неэффективное планирование Рис 5. — Фонд времени организации

Отразив теоретические аспекты формирования труда руководителей можно прийти к выводу, что тайм-менеджмент играет наиболее важную роль в формировании эффективной деятельности менеджера. Учитывая особенности труда руководителя отметим, что тайм-менеджмент становится неотъемлемой частью процесса работы руководителя. Тайм-менеджмент позволяет расставить приоритеты на экономию временных ресурсов руководителей для принятия грамотных управленческих решений в сфере внешнеторговой деятельности компании в современных условиях.