Особенности деятельности кадровых служб

Основные требования к оформлению кадровой документации

Составление и оформление кадровой документации регламентируется соответствующими законодательными и подзаконными актами Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30−2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст).

При оформлении организационно-распорядительных документов кадровой службы (приказов, протоколов, актов и др.) выполняются типовые управленческие действия, связанные с согласованием, подписанием, утверждением этих документов, с доведением их до сведения работников под расписку. При этом на документах проставляются стандартные надписи: подпись, гриф утверждения, визы согласования и ознакомления. Отдельные надписи называются реквизитами документа и влияют на его юридическую силу, в связи с чем требуют правильного оформления в соответствии с действующими нормативами. Важно подчеркнуть, что правила оформления отдельных реквизитов являются общими для разных видов организационно-распорядительных документов.

ГОСТ Р 6.30−2003 устанавливает следующий состав реквизитов ОРД:

• 01 — Государственный герб Российской Федерации;
• 02 — герб субъекта Российской Федерации;
• 03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• 04 — код организации;
• 05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
• 06 — идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП);
• 07 — код формы документа;
• 08 — наименование организации;
• 09 — справочные данные об организации;
• 10 — наименование вида документа;
• 11 — дата документа;
• 12 — регистрационный номер документа;
• 13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
• 14 — место составления или издания документа;
• 15 — адресат;
• 16 — гриф утверждения документа;
• 17 — резолюция;
• 18 — заголовок к тексту;
• 19 — отметка о контроле;
• 20 — текст документа;
• 21 — отметка о наличии приложения;
• 22 — подпись;
• 23 — гриф согласования документа;
• 24 — визы согласования документа;
• 25 — оттиск печати;
• 26 — отметка о заверении копии;
• 27 — отметка об исполнителе;
• 28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
• 29 — отметка о поступлении документа в организацию;
• 30 — идентификатор электронной копии документа Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30−2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст).

Каждый документ имеет присущий только ему набор реквизитов, однако в любом документе можно условно выделить следующие три части: заголовочную (реквизиты 01−17), содержательную (реквизиты 18−21), оформляющую (22−30).

Реквизиты 01−14 заголовочной части могут располагаться вдоль верхней стороны листа (продольное расположение) или в левом верхнем углу стандартного листа бумаги (угловое расположение).

Реквизиты «Герб», «Эмблема». Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, часть I, ст. 5021) Федеральный конституционный закон «О Государственном гербе Российской Федерации» // СЗ РФ. 2000. № 52. Ч. I. Ст. 5021.

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

На бланках документов, создаваемых в негосударственных структурах герб не изображается.

Бланк документа может иметь изображение эмблемы организации, т. е. зарегистрированного в установленном порядке товарного знака (знака обслуживания) организации. При наличии на бланке герба эмблема не воспроизводится. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Реквизиты «Код организации» и «Код формы документа». В правом верхнем углу унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты расположено два «окошка». В нижнем указывается код организации по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций). Проставление этого кода в унифицированных формах является обязательным. Код по ОКПО присваивается организации в процессе регистрации органами статистики, и вы при необходимости можете уточнить его у главного бухгалтера вашей организации.

Справа вверху над кодом по ОКПО в унифицированных формах располагается код формы документа по ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой документации), он используется при автоматизированной обработке больших документационных массивов. Этот код уже проставлен на всех унифицированных формах, и даже если на предприятия отсутствуют автоматизированные системы управления, снимать его нельзя.

Реквизиты «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица» и «Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП)». Оба реквизита проставляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит «Наименование организации». Указывается строго в соответствии с учредительными документами (уставом, для бюджетников — Положением об организации). Сокращенное наименование организации указывают ниже полного или за ним, но только в том случае, если оно закреплено в учредительных документах. Наименование филиалов, представительств, если они являются авторами документов, указывают ниже наименования организации. Если в наименовании организации не отражено ее местоположение, как, например, в названии «Московский машиностроительный завод», рекомендуем при заполнении унифицированных форм указывать название административно-территориальной единицы — местоположения организации.

Произвольные сокращения в наименовании организации, особенно в трудовых договорах, приказах, трудовых книжках, штатном расписании, а также на бланках организации, совершенно недопустимы и приводят к серьезным правовым последствиям. Особенно внимательными следует быть кадровым специалистам при заполнении трудовых книжек работников.

Обращайте внимание на необходимость точного воспроизведения названия организации с учетом таких «мелочей», как входящие в его состав кавычки, дефисы, прописные, строчные буквы и пр. Например, в названии организации ЗАО «РосТексТ» «игра» строчных и прописных букв должна воспроизводиться очень строго Печникова А. В. Документация отдела кадров предприятия: Учебное пособие. — М.: ВНИИДАД, 2003. — С.38.

Наименование организации, указывается в документах в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документа, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Сначала указывается полное наименование организации на русском языке, а затем, ниже, сокращенное или иноязычное. Двуязычные бланки, на русском и национальном языках, приняты для организаций — субъектов Российской Федерации.

При наличии у предприятия вышестоящей организации ее наименование, полное или сокращенное, указывают выше наименования предприятия.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Реквизит «Справочные данные об организации». Этот реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах. Справочные данные об организации необходимы для почтовой, телеграфной, телефонной связи с организацией, а также для выполнения расчетно-денежных операций в банке, счет которого указан на документе.

Почтовый и телеграфный адреса оформляются в соответствии с требованиями почтовых правил Министерства связи, т. е. с указанием индекса предприятия связи, республики, края, области, района, города, улицы, номера дома, номера офиса.

Для оперативной связи используются номера телефона, телефакса, телетайпа, телекса, электронной почты.

Банковские реквизиты необходимы только на письмах по вопросам расчетно-денежных операций, например, на гарантийных письмах.

Реквизит «Наименование вида документа». Для текстовых документов (кроме писем) печатается прописными буквами полужирным шрифтом в разрядку. Разрядка, то есть пробел после каждого знака, используется в том случае, если наименование документа составляет менее 8 знаков. При написании названия документа «Должностная инструкция» разрядка не используется, а вот слово «Акт» принято писать с двойной (два пробела после каждого знака) разрядкой.

Наименование вида документа пишется после наименования организации прописными буквами. Оно должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 200 000).

Реквизит «Дата документа». К сожалению, на практике можно встретить документы, на которых вместо даты стоит обозначение «б / д», что, по мнению автора документа, должно обозначать «без даты». Это совершенно недопустимо, потому что дата является одним из важнейших реквизитов документа.

Датой документа является дата его подписания, а для утверждаемых документов — дата утверждения. Для протокола — дата заседания, для акта — дата события. Расхождение между датой документа и датой его утверждения означает, что документ, точнее, его проект, был зарегистрирован специалистом-делопроизводителем до его утверждения, а ответственное должностное лицо, подготовившее документ, и руководитель предприятия не обратили на эту серьезную ошибку никакого внимания Андреева В. И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. — 2-е изд., испр. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1998. — С.39.

Дата оформляется восемью арабскими цифрами: день месяца и месяц обозначаются двумя парами, год (с началом нового тысячелетия) пишется в четыре цифры через точку без пробела. При цифровом написании даты в конце точка не ставится. Допускается написание даты в обратном порядке: год, месяц, день месяца, но этот порядок менее привычен: 06.03.2003 или 2003.03.06.

Для финансово-хозяйственных, бухгалтерских документов, документов, фиксирующих взаимоотношения сторон (например, трудовых договоров), рекомендуется словесно-цифровой способ написания даты: 06 марта 2003 г.

Этот способ сводит риск фальсификации дат наиболее важных документов до минимума.

Реквизит «Регистрационный номер документа». Фиксирует факт создания документа и проставляется организацией-автором. Для отправляемых в другие организации документов этот номер является исходящим. Он находится на одном уровне с датой и вписывается так же, как и дата, после подписания или утверждения документа руководителем. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который организация может дополнить по своему усмотрению индексом дела по номенклатуре, информацией о первичном документе, исполнителе, корреспонденте и т. п.

Приказы по личному составу регистрируются порядковыми номерами с буквенным шифром. Приказы по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам всегда регистрируются отдельно от приказов по личному составу. Их совместная регистрация является грубейшим нарушением норм и правил делопроизводства. Рекомендуем также отдельно регистрировать приказы о приеме, переводе, увольнении работников, так как эти приказы имеют срок хранения 75 лет и должны сдаваться в архив вместе с регистрационными формами. Напоминаем, что регистрация документов предприятия ведется в течение одного производственного года. Это значит, что для большинства организаций в январе нового года появляется приказ № 1 о / к. Все экземпляры, копии и выписки (копия части документа) одного документа всегда несут дату и номер подлинника.

Соблюдение правил датирования и регистрации документа является основой для создания эффективного поискового и справочного аппарата в работе с документами, а выстраивание этой системы начинается в процессе составления и оформления документа.

Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа». Реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Реквизит «Место составления или издания документа». Указывается на протоколах, актах, в текстовых (неунифицированных) формах приказов в том случае, если его определение затруднено по реквизиту «Наименование организации». Место составления или издания указывается с учетом административно-территориального деления и включает в себя только общепринятые сокращения Вялова Л. М. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы: Учебное пособие. — М.: Экономика, 2002. — С.48. Располагается ниже даты и номера документа.

Реквизит «Адресат». В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными): Минюст России Департамент информатизации и научно-технического обеспечения/

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например: Администрации районов Московской области.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например: Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117 393.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например: Образцову О.П. ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301 264

Реквизит «Гриф утверждения документа». Утверждение — это особый способ удостоверения некоторых видов документов. Документы, подлежащие утверждению, вступают в силу только после их утверждения. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

Существует два способа утверждения, оба имеют одинаковую юридическую силу Печникова Т. В., Печникова А. В. Практика работы с документами в организации: Учебное пособие. — М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем», 1999. — С.51.

Первый способ — утверждение документа подписью руководителя. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова Утверждаю (заглавными буквами, без кавычек и двоеточия). На следующей строке печатают наименование должности. Строчкой ниже оставляют свободное место для личной подписи утверждающего лица и на этой же строке печатают расшифровку подписи — инициалы через точку перед фамилией. Еще ниже указывается дата утверждения документа. При ее указании два первых знака остаются незаполненными и заполняются рукой руководителя.

Исправления в дате утверждения документа нежелательны. Если утверждение документа планируется на исходе месяца и нет уверенности, что руководитель утвердит документ до его окончания, при оформлении рекомендуем оставить незаполненными не только пару цифр, обозначающих дату, но и два последующих знака (обозначение месяца): __.__.2003.

Второй способ утверждения — издание утверждающего документа (постановления, решения, протокола). Чаще всего в практике кадровой работы, таким образом, утверждаются локальные нормативные акты, другие организационные документы. Этот способ целесообразно использовать в тех случаях, если утверждаемый документ нуждается в пояснении, установлении срока вступления в силу или если документ утверждается коллегиальным органом (собранием, конференцией, советом).

В этом случае утверждаемый документ является приложением к утверждающему и в правом верхнем углу его первого листа указывается: Утвержден (Утверждена, Утверждены, Утверждено — по согласованию с наименованием утверждаемого документа), затем наименование утверждающего документа в творительном падеже, его дата и номер. Например, правила:

Утверждены

приказом директора

ЗАО «Строка»

от 20.05.2003 № 32

Штатное расписание (унифицированная форма Т-3) утверждается приказом директора. Оформление грифа утверждения на этом документе не вполне соответствует ГОСТу (наименование утверждающего документа дано в именительном падеже), но в данном случае мы не рекомендуем самостоятельно вносить изменения в унифицированную форму.

Реквизит «Резолюция». Надпись на документе, сделанная руководителем и содержащая принятое решение. Резолюция проставляется на первом листе документа, на свободной части листа. Не рекомендуется наносить резолюцию на полях документа, а также по тексту — это затрудняет как прочтение текста, так и резолюции. Некоторые руководители используют для нанесения резолюции листки из именного блокнота или «кубика», прикалывая их степлером в левом верхнем углу листа. Советуем своевременно отказаться от этой привычки. Такой способ довольно часто приводит к утрате важной информации и создает проблемы при формировании и прошивке дел. При отсутствии места для нанесения резолюций они оформляются на отдельном листе формата А4. Ниже заголовка «Лист резолюций» указывается наименование, дата и номер документа, к которому относятся резолюции.

Резолюция состоит из фамилий должностных лиц, которым поручается исполнение решения руководителя, изложенного в резолюции. Если поручение дается нескольким исполнителям, основным является лицо, указанное в этом списке первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы. Затем идет содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя, написавшего резолюцию, и дата резолюции.

Реквизит «Заголовок к тексту». Заголовок к тексту используется при оформлении актов, инструкций, правил и других текстовых (неунифицированных) документов. Проставляется должностным лицом, подготавливающим проект документа. Заголовок отражает краткое содержание документа и согласуется с его наименованием. Заголовок писем, положений, текстовых приказов отвечает на вопрос «о чем?» и имеет форму отглагольного существительного с предлогом «о»: Приказ о создании аттестационной комиссии. Заголовок к тексту не указывается на документах формата А5.

Реквизит «Отметка о контроле». Если в тексте документа или в резолюции руководителя содержится срок исполнения документа, в правом верхнем углу первого листа документа секретарь руководителя или работник канцелярии делает отметку о контроле, проставляя букву «К» или штамп «Контроль».

Реквизит «Текст документа». Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

• — от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
• — от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
• — от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом (письмо, приказ, протокол, акт и т. д.) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности или приказ по личному составу, письмо-предложение или гарантийное письмо, акт ревизии кассы или акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и т. д.).

Вместе с тем, можно выделить общие требования к текстам служебных документов:

• — краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;
• — объективность и достоверность информации;
• — составление, по возможности, простых, т. е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;
• — структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как: введение, доказательство, заключение;
• — широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций Печникова А. В. Документация отдела кадров предприятия: Учебное пособие. — М.: ВНИИДАД, 2003. — С.53.

Реквизит «Отметка о наличии приложения». Таблицы, схемы, графики, образцы заполнения различных форм документов, на которые имеются ссылки в тексте основного документа, могут быть вынесены в приложение. Таким образом оформляются приложения к постановлениям, приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, решениям. На первом листе приложения в правом верхнем углу в этом случае пишут «Приложение №» и указывают наименование, дату и номер документа, к которому относится приложение. Допускается писать слово «приложение» заглавными буквами.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02−6 / 172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Реквизит «Подпись». Один из важнейших реквизитов документа. Собственно, документ, не скрепленный личной подписью ответственного должностного лица, таковым не является.

Под подписью (правом подписи) понимается полномочие должностных лиц на подписание тех или иных документов. Должностные лица имеют право подписывать документы в пределах своей компетенции, что обычно определено нормативными актами предприятия (положениями, инструкциями, приказами руководителя о делегировании права подписи). На практике сотрудники Пенсионного фонда обращают внимание на подпись должностного лица, закрывающего в трудовой книжке при увольнении работника блок записей о работе в конкретной организации. Ими неоднократно делались замечания о том, что трудовые книжки должны подписываться ответственным лицом в должности начальника отдела кадров, а при отсутствии в организации отдела кадров — первым руководителем, директором организации или его заместителем.

Подпись нельзя отрывать от текста и печатать на отдельном листе. Если она не умещается после текста, последний абзац или несколько строк переносят вместе с подписью.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (с указанием наименования организации, если документ оформляется не на бланке организации), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности пишется от левого поля документа, а расшифровка подписи дается на уровне ее последней строки. Например: Генеральный директор ЗАО «Консалтинг» Личная подпись А.А. Савельев

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в порядке субординации, но при этом подписание документа ведется снизу вверх, то есть первыми документ подписывают должностные лица, низшие по должности.

При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, представителями одной или разных организаций их подписи располагают в столбик на одном уровне. При подписании совместного документа от лица двух и более сторон (договор) первый лист оформляют не на бланке, а на чистом листе формата А4.

В документах, составленных от имени комиссии, в реквизите «Подпись» указывают не должности лиц, входящих в комиссию, а их обязанности в составе комиссии.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ (например, зам.), а в расшифровке подписи — его инициалы и фамилия. Исправления можно внести от руки или машинописным способом. Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Реквизит «Гриф согласования документа». Это предварительная оценка проекта документа, его своевременности, целесообразности, соответствия действующим законодательным и нормативным актам в рамках должностной компетенции лица, с которым согласуется документ. Грифом согласования оформляется внешнее согласование: с коллегиальным органом (собранием) или представителями сторонних организаций.

Этот реквизит состоит из слова Согласовано (заглавными буквами, без кавычек и двоеточия). На следующей строчке указывается наименование должности лица, с которым согласуется документ. Ниже — личная подпись и расшифровка подписи (инициалы перед фамилией). Последняя строчка — дата согласования.

Согласование документа может производиться другим документом — письмом, протоколом и т. п. Оно оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо КБ «Дом»

от 27.07.03 № 18−07/2151

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа. Несколько грифов согласования оформляются на одном уровне друг против друга вертикальными рядами. Если документ согласуется в нескольких организациях, грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования». В этом случае на документе делается отметка: «Лист согласования прилагается» Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства: Учебное пособие. — М.: ИНФРА-М, 1999. — С.120.

Реквизит «Визы согласования документа». Визой оформляется внутреннее (в пределах организации) согласование документа. Документы, представляемые на подпись руководителю, визируются непосредственным исполнителем, руководителем структурного подразделения, где подготавливался проект документа, другими ответственными должностными лицами. Виза согласования документа включает в себя должность лица, визирующего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы через точку перед фамилией) и дату подписания.

Проставлять визы в сокращенном виде (подпись и дата на левом поле документа) нельзя, так как с течением времени бывает невозможно установить должность и фамилию лица, таким образом, завизировавшего документ.

При наличии замечаний к проекту документа лицо, визирующее проект документа, делает запись «Замечания прилагаются», ставит свою подпись, дату ознакомления с документом. Замечания оформляют на отдельном листе, в них должен содержаться конкретный вариант изменений к тексту документа, лист подписывают и прилагают к первоначальному проекту.

Визы проставляют ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа копии отправляемого документа (например, исходящего письма). Они вместе с копией остаются в деле организации — автора документа. На приказах и других распорядительных документах визирование производится на подлиннике документа с тем, чтобы документ ушел на хранение с визами ответственных должностных лиц. При необходимости визируется каждый лист документа, а также его приложения.

Реквизит «Оттиск печати». Печатью скрепляется подпись ответственного должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Место нанесения печати может обозначаться символом «М.П.» без захвата наименования должности и подписи. Например, на титульном листе трудовой книжки, в различных формах бухгалтерских документов.

При отсутствии отметки о месте нанесения печати следует проставлять ее оттиск таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. Не рекомендуется ставить печать поверх личной подписи, а также ниже реквизита «Подпись» на свободном месте листа. В первом случае и подпись, и печать практически не прочитываются, во втором — возникают подозрения, что печать была поставлена до подписания документа ответственным должностным лицом.

Реквизит «Отметка о заверении копии». Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.

При заверении соответствия копии документа, в том числе ксерокопии, подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно». На следующей строке указывается должность лица, заверившего копию, его личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Ниже — дата заверения копии.

При выдаче и рассылке документов в сторонние организации копии заверяются печатью организации или канцелярии, отдела кадров.

Реквизит «Отметка об исполнителе». Эта отметка предполагает возможность обратной связи, обращения к должностному лицу, подготовившему документ, с целью получения дополнительной информации, уточнения отдельных позиций документа.

Включает в себя инициалы (ставятся перед фамилией), фамилию исполнителя и номер его контактного телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело». После исполнения документа (например, отправки ответа почтой или по факсу) на нем делается отметка, свидетельствующая, что работа с данным документом закончена. Она располагается на первом листе исполненного документа, в левом нижнем углу.

Этот реквизит включает в себя ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, или краткие сведения об исполнении (например, «Дан ответ по телефону 21.05.03, 16−05»). Затем пишут «В дело» и указывают номер дела, в котором будет храниться исполненный документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ Печникова А. В. Документация отдела кадров предприятия: Учебное пособие. — М.: ВНИИДАД, 2003. — С.63.

Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию». Так называемый входящий номер фиксирует факт и время приема документа в данной организации. Проставляется на документах, поступивших в организацию, от руки или при помощи штампа в нижнем правом углу первого листа документа. Содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа. При необходимости (особо важные, срочные документы, факсы) проставляются часы и минуты.

В некоторых методических пособиях по делопроизводству авторы предлагают в качестве входящего номера ставить сложный цифровой или буквенно-цифровой шифр, состоящий из обозначения структурного подразделения — исполнителя входящего документа, номера дела по номенклатуре дел организации и порядкового номера входящего документа. Эта позиция является ошибочной, так как входящие документы регистрируются перед подачей на резолюцию руководителю, а на этом этапе специалист-делопроизводитель не всегда может и имеет право определять, какому структурному подразделению руководитель поручит исполнение документа.

Дата и номер поступления документа являются важными поисковыми признаками. С даты поступления отсчитывается срок исполнения поступившего документа, если в резолюции руководителя этот срок не указан.

Реквизит «Идентификатор электронной копии документа». Если документ имеет электронную копию, то в левом нижнем углу каждой страницы документа делается отметка (колонтитул), содержащая «путь» документа в базе: указывается наименование файла, дата и другие поисковые признаки, устанавливаемые в организации. Эта информация при необходимости позволяет легко и быстро «поднять» документ.