Заключение. 
Особенности кадровой документации

Руководители организаций и предприятий несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся в организации и на предприятии, и должны быть знакомы с Основами законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. В соответствии с действующим законодательством по архивному делу органы управления на местах принимают меры по улучшению работы с документацией на предприятиях.

Необходимо учитывать, что сведения о численности, составе работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест не могут составлять коммерческую тайну. Вместе с другими документами предприятия, например, годовыми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности, документация по личному составу подлежит передаче в государственные архивы для длительного хранения.

Серьезное внимание вопросам сохранности документов по личному составу уделяет Правительство Российской Федерации. В Распоряжении Правительства РФ от 21 марта 1994 г. № 358-р намечены пути обеспечения сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников в результате образования, реорганизации и ликвидации юридических лицРаспоряжение Правительства РФ от 21 марта 1994 г. № 358-р «Об обеспечении учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передачи их на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица» // Собрание актов Президента и Правительства РФ. — 1994. — № 13. — Ст. 1048. Учредителям вновь образующихся юридических лиц, являющихся коммерческими и некоммерческими организациями, рекомендовано включать в учредительные документы положения, касающиеся обеспечения учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передачи их на государственное хранение в установленном порядке при реорганизации или ликвидации юридического лица. Для реального осуществления данной задачи органам исполнительной власти рекомендовано осуществлять государственную регистрацию учредительных документов на приобретение права юридического лица при наличии в них положений о документации по личному составу.

Документы по личному составу являются предметом пристального внимания не только для архивных работников, но и для инспекторов труда — сотрудников Рострудинспекции, органы которой действуют при каждом региональном департаменте по труду. Работники, трудовые права которых нарушены, должны находить основную поддержку именно в органах Рострудинспекции, имеющей сегодня достаточно рычагов, чтобы заставить каждого чтить требования законодательства о труде.

Не менее важным для администрации любой организации является использование документов кадровой службы при решении споров с работниками, особенно при возникновении конфликтов, разбираемых народными судами. Так, значительное место среди трудовых споров, рассматриваемых судами, занимают споры работников с администрацией о восстановлении на работе.

Трудовые конфликты всегда сопровождаются предоставлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшее значение при этом имеет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими нормативными актами, т. е. придание документу юридической силы. Именно ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их оформление нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебном споре с работником даже при хорошем знании статей КЗоТ и правильном их применении.

Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений, т.к. служит документальным подтверждением прав работников на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.