Введение. 
Особенности кадровой документации

До второй половины XIX в. основу информационной технологии составляли перо, чернильница и бухгалтерская книга. Коммуникация осуществлялась путем направления отдельных документов и пакетов. Продуктивность управленческой информационной системы была невысокой: каждый документ копировался отдельно вручную, помимо счетов, суммируемых также вручную, и статистических учетных журналов, состав информации для принятия решений был ограничен.

На смену «ручной» информационной технологии в конце XIX в. пришла «механическая». Изобретение пишущей машинки (машины), телефона, диктофона, модернизация системы общественной почты обусловили принципиальные изменения в технологии обработки информации и, как следствие, в продуктивности работы. По существу, «механическая» технология проложила дорогу к формированию технологии документационного обеспечения управления существующих учреждений.

Сороковые-шестидесятые годы XX в. характеризуются появлением «электрической» технологии, основанной на широком использовании электрических пишущих машинок со съемными элементами, копировальных машин на обычной бумаге, портативных диктофонов. Они несколько улучшили документационное обеспечение учрежденческой деятельности за счет повышения качества, количества и скорости обработки документов. Многие современные учреждения базируются на «электрической» технологии.

Появление во второй половине 1960;х гг. электронно-вычислительных машин (ЭВМ) и вычислительных центров на некоторых участках учрежденческой деятельности начало смещать акцент в управленческих информационных технологиях на обработку содержания информации, зачастую в отрыве от формы, свободно видоизменяя ее. Это было началом формирования «электронной», или «компьютерной», технологии.

Сложившиеся в 1960;х гг. концепции применения автоматизированных систем управления (АСУ) не в полной мере отвечали задачам документационного и информационного обеспечения управления, так как нередко опирались на представления о неограниченных возможностях «электронной» технологии при непрерывном наращивании мощности компьютеров Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства: Учебное пособие. М.: ИНФРА-М, 1999. С. 29. Начиная с 1970;х гг. проявилась тенденция перенесения компьютеризации на работу с применением человеко-машинных процедур. При этом в основе построения компьютеризированных систем управления осталась гипотеза, согласно которой задачи анализа и принятия решений относились к классу формализуемых, поддающихся математическому моделированию. Предполагалось, что удастся повысить качество, полноту, подлинность и своевременность информационного обеспечения лиц, принимающих решения, эффективность работы которых будет возрастать благодаря увеличению объема анализируемой информации. Результаты внедрения подобных систем не оправдали возлагавшихся на них надежд.

С появлением персональных компьютеров происходит принципиальная модернизация от централизации управления к распределенному вычислительному потенциалу и децентрализации управления при повышении однородности технологии обработки управленческой информации. Это фактически признание того, что самый совершенный компьютер не может заменить человека.

Актуальность данной работы определяется тем, что наличие большого количества функционирующих баз данных, содержащих информацию практически по всем видам деятельности общества, создание технологий, обеспечивающих интерактивный доступ массового пользователя к этим информационным ресурсам, расширение функциональных возможностей информационных систем не отменяет проверенных временем технологий документационного обеспечения управления, а модернизирует их, заставляет более ответственно относиться к их четкой регламентации и соблюдению.

Руководитель трудового коллектива должен учитывать, что документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организациях (например, приказов по личному составу, трудовых книжек работников), а также ведение кадрового делопроизводства с нарушениями требований Кодекса законов о труде Российской Федерации и Инструкции по ведению трудовых книжек.

Целью данной работы является рассмотрение особенностей кадровой документации. Данная цель позволила сформулировать следующие задачи данного исследования:

• — рассмотреть историю развития документации;
• — дать общую характеристику кадровой документации;
• — описать особенности заполнения кадровой документации;
• — рассмотреть работу кадровых служб.

В своей работе мы опирались на труды таких авторов как В. И. Андреева, Л. М. Вялова, В. А. Андреянова, М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов, А. Н. Кузнецова, М. Г. Лихачев, А. Л. Райхцаум, А. В. Соколов, Т. В. Печникова, А. В. Печникова, А. В. Пшенко, М. В. Стенюкок и многие другие.