Организация хранения документов и обеспечение их сохранности

Рассмотрим особенности организации хранения документов на примере конкретной организации — Муниципального учреждения Ханты-Мансийского автономного округа — Югры «Центр социального обслуживания граждан пожилого возраста и инвалидов» (в дальнейшем именуемое — Центр). Всё делопроизводство Центра осуществляется на основе Инструкции по делопроизводству Администрации города Новый Уренгой.

Для правильной организации делопроизводства и формирования дел в Центре разрабатывается номенклатура дел. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень дел, сформированных в каждом конкретном подразделении, с указанием сроков их хранения. Она предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков хранения документов и является основой для составления описей дел постоянного, долговременного (75 лет) и временного (до 10 лет) хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Центра, в том числе справочные, контрольные картотеки, журналы учета документов. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях Администрации города, их штатными расписаниями, планами и отчетами о работе.

Сводная номенклатура дел Центра разрабатывается отделом делопроизводства и контроля на основе номенклатуры дел структурных подразделений Центра и передается в отдел по делам архивов для согласования. Номенклатура дел может ежегодно не пересогласовываться, если в структуре и направлении деятельности структурного подразделения Центра не произошло значительных изменений.

Номенклатуру дел Центра разрабатывает его директор, привлекая к этой работе специалистов Центра.

Срок действия номенклатуры дел не более 5 лет. В течение года в номенклатуру дел могут вноситься незначительные изменения (образование дополнительных дел), для чего в разделах номенклатуры дел оставляются резервные номера.

Номенклатура дел включает в себя: индекс дела, заголовок дела, срок хранения документов, номера статей по перечню, примечание.

Индекс дела состоит из номера структурного подразделения Центра и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения. Например: индекс дела 02−05, где 02 — индекс структурного подразделения, 05 — порядковый номер дела.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускаются неконкретные формулировки («разное», «общая переписка» и др.).

Срок хранения документов, номера статей по перечню проставляются директором Центра при наличии примерной номенклатуры дел или ведомственного перечня документов с указанием сроков хранения или специалистом отдела по делам архивов в соответствии с типовым перечнем документов с указанием сроков хранения.

В примечании указываются различные дополнительные сведения о документах, например: «хранятся в организации», «после проведения ревизии», «после окончания срока действия» и др.

Сводная номенклатура дел Центра состоит из титульного листа и номенклатуры дел структурных подразделений, каждая из которых должна быть подписана руководителем структурного подразделения.

На титульном листе сводной номенклатуры дел для структурного подразделения Центра должно быть указано наименование структурного подразделения Центра; оформлен гриф утверждения руководителем; составлен перечень структурных подразделений, входящих в структуру подразделения, с распределением индексов.

Номенклатура дел согласовывается экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК) Управления по делам архивов Администрации Ямало-Ненецкого автономного округа.

Один экземпляр сводной номенклатуры дел хранится в отделе по делам архивов, второй экземпляр хранится у ответственного за делопроизводство в Центре, третий передается соответствующим отделам для работы.

Дела должны быть сформированы в соответствии с номенклатурой дел, при этом необходимо соблюдать следующие правила:

• — помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы;
• — помещать в дело все документы, относящиеся к решению одного вопроса;
• — помещать приложения вместе с основными документами;
• — группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
• — раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
• — в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
• — дело по объему не должно превышать 250 листов.

Сформированное дело должно быть оформлено в соответствии с номенклатурой дел. На обложке дела проставляются следующие реквизиты: наименование Центра (например: управление), заголовок дела, срок хранения, дата дела, индекс дела по номенклатуре дел.

Сформированные и оформленные дела хранятся в структурных подразделениях у исполнителей или в архиве Центра.

Особое внимание при формировании, оформлении и сохранности документов следует обращать на дела, срок хранения которых в номенклатуре проставлен «постоянно». Эти дела в дальнейшем передаются в отдел по делам архивов на государственное хранение.

В ходе обработки проводится экспертиза научной и практической ценности документов, дела постоянного и долговременного хранения подшиваются, оформляются, вносятся в описи № 1 и № 2; на документы, срок хранения которых истек, составляются акты на уничтожение.

Обработанные дела постоянного срока хранения, внесенные в опись № 1, хранятся в Центре или ведомственном архиве не более пяти лет. По истечении срока ведомственного хранения документы постоянного срока хранения передаются в отдел по делам архивов на государственное хранение.

Если архивные документы не используются для работы, и нет условий для их сохранности, то возможен досрочный прием документов на государственное хранение.

Документы по личному составу (опись № 2) хранятся в отделе кадров и наград, бухгалтерии в течение 75 лет и на государственное хранение не передаются.

Ответственность за сохранность документов постоянного срока хранения, находящихся на ведомственном хранении, и документов по личному составу (опись № 2: приказы по личному составу, документы по заработной плате, личные дела сотрудников) возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений Центра.

В случае реорганизации Центра все документы, в том числе документы по личному составу, передаются правопреемнику для их дальнейшего хранения.

В случае полной ликвидации Центра, обработанные дела вместе с описями передаются на государственное хранение в отдел по делам архивов.

Печатание документов Центра осуществляется непосредственно в структурных подразделениях Центра.

В Организационно-распорядительном управлении печатаются документы по мероприятиям, проводимым директором Центра.

Передаваемые для печати рукописи, равно как вставки, сноски, поправки должны быть написаны разборчиво и на одной стороне листа, с использованием контрастных красителей (чернил) синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, а также трудно читаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов, склеенные листы, наклеенные вставки, сноски, поправки.

При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Сокращения слов применяются только общепринятые.

В верхнем левом углу первой страницы рукописного документа исполнитель обязан указать: фамилию, номер внутреннего телефона, количество экземпляров.

Если документ первоначально готовился с использованием компьютерной техники, то его необходимо представить в печатно-множительное бюро на бумажном и электронном носителях для дальнейшей работы с ним.

Документы, сданные в работу после 17.00 часов, печатаются, как правило, на следующий день.

Корректорские работы машинистками печатно-множительного бюро Организационно-распорядительного управления, печатавшими документы, не производятся.