Структура документа. 
Документационное обеспечение управления

Каждый документ имеет присущий только ему набор реквизитов, однако в любом документе можно условно выделить следующие три части: заголовочную (реквизиты 01−17), содержательную (реквизиты 18−21), оформляющую (22−30). Реквизиты 01−14 заголовочной части могут располагаться вдоль верхней стороны листа (продольное расположение) или в левом верхнем углу стандартного листа бумаги (угловое расположение).

Реквизиты «Герб», «Эмблема». Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, часть I, ст.5021) .

Реквизиты «Код организации» и «Код формы документа». В правом верхнем углу унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты расположено два «окошка». В нижнем указывается код организации по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций). Проставление этого кода в унифицированных формах является обязательным. Код по ОКПО присваивается организации в процессе регистрации органами статистики, и вы при необходимости можете уточнить его у главного бухгалтера вашей организации.

Реквизит «Наименование организации». Указывается строго в соответствии с учредительными документами (уставом, для бюджетников — Положением об организации). Сокращенное наименование организации указывают ниже полного или за ним, но только в том случае, если оно закреплено в учредительных документах. Наименование филиалов, представительств, если они являются авторами документов, указывают ниже наименования организации. Наименование организации, указывается в документах в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документа, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Сначала указывается полное наименование организации на русском языке, а затем, ниже, сокращенное или иноязычное. Двуязычные бланки, на русском и национальном языках, приняты для организаций — субъектов Российской Федерации.

Реквизит «Справочные данные об организации». Этот реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах. Справочные данные об организации необходимы для почтовой, телеграфной, телефонной связи с организацией, а также для выполнения расчетно-денежных операций в банке, счет которого указан на документе.

Реквизит «Наименование вида документа». Для текстовых документов (кроме писем) печатается прописными буквами полужирным шрифтом в разрядку. Разрядка, то есть пробел после каждого знака, используется в том случае, если наименование документа составляет менее 8 знаков. При написании названия документа «Должностная инструкция» разрядка не используется, а вот слово «Акт» принято писать с двойной (два пробела после каждого знака) разрядкой.

Реквизит «Дата документа». К сожалению, на практике можно встретить документы, на которых вместо даты стоит обозначение «б/д», что, по мнению автора документа, должно обозначать «без даты». Это совершенно недопустимо, потому что дата является одним из важнейших реквизитов документа.

Реквизит «Регистрационный номер документа». Фиксирует факт создания документа и проставляется организацией-автором. Для отправляемых в другие организации документов этот номер является исходящим. Он находится на одном уровне с датой и вписывается так же, как и дата, после подписания или утверждения документа руководителем. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который организация может дополнить по своему усмотрению индексом дела по номенклатуре, информацией о первичном документе, исполнителе, корреспонденте и т. п.

Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа». Реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Реквизит «Место составления или издания документа». Указывается на протоколах, актах, в текстовых (неунифицированных) формах приказов в том случае, если его определение затруднено по реквизиту «Наименование организации». Место составления или издания указывается с учетом административно-территориального деления и включает в себя только общепринятые сокращения. Располагается ниже даты и номера документа.

Реквизит «Гриф утверждения документа». Утверждение — это особый способ удостоверения некоторых видов документов. Документы, подлежащие утверждению, вступают в силу только после их утверждения. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу первого листа документа. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

Реквизит «Резолюция». Надпись на документе, сделанная руководителем и содержащая принятое решение. Резолюция проставляется на первом листе документа, на свободной части листа. Не рекомендуется наносить резолюцию на полях документа, а также по тексту — это затрудняет как прочтение текста, так и резолюции. Некоторые руководители используют для нанесения резолюции листки из именного блокнота или «кубика», прикалывая их степлером в левом верхнем углу листа. Советуем своевременно отказаться от этой привычки. Такой способ довольно часто приводит к утрате важной информации и создает проблемы при формировании и прошивке дел. При отсутствии места для нанесения резолюций они оформляются на отдельном листе формата А4. Ниже заголовка «Лист резолюций» указывается наименование, дата и номер документа, к которому относятся резолюции.

Реквизит «Заголовок к тексту». Заголовок к тексту используется при оформлении актов, инструкций, правил и других текстовых (неунифицированных) документов. Проставляется должностным лицом, подготавливающим проект документа. Заголовок отражает краткое содержание документа и согласуется с его наименованием. Заголовок писем, положений, текстовых приказов отвечает на вопрос «о чем?» и имеет форму отглагольного существительного с предлогом «о»: Приказ о создании аттестационной комиссии. Заголовок к тексту не указывается на документах формата А5.

Реквизит «Отметка о контроле». Если в тексте документа или в резолюции руководителя содержится срок исполнения документа, в правом верхнем углу первого листа документа секретарь руководителя или работник канцелярии делает отметку о контроле, проставляя букву «К» или штамп «Контроль».

Реквизит «Текст документа». Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Реквизит «Отметка о наличии приложения». Таблицы, схемы, графики, образцы заполнения различных форм документов, на которые имеются ссылки в тексте основного документа, могут быть вынесены в приложение. Таким образом оформляются приложения к постановлениям, приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, решениям. На первом листе приложения в правом верхнем углу в этом случае пишут «Приложение N» и указывают наименование, дату и номер документа, к которому относится приложение. Допускается писать слово «приложение» заглавными буквами.

Реквизит «Подпись». Один из важнейших реквизитов документа. Собственно, документ, не скрепленный личной подписью ответственного должностного лица, таковым не является.

Под подписью (правом подписи) понимается полномочие должностных лиц на подписание тех или иных документов. Должностные лица имеют право подписывать документы в пределах своей компетенции, что обычно определено нормативными актами предприятия (положениями, инструкциями, приказами руководителя о делегировании права подписи). На практике сотрудники Пенсионного фонда обращают внимание на подпись должностного лица, закрывающего в трудовой книжке при увольнении работника блок записей о работе в конкретной организации. Ими неоднократно делались замечания о том, что трудовые книжки должны подписываться ответственным лицом в должности начальника отдела кадров, а при отсутствии в организации отдела кадров — первым руководителем, директором организации или его заместителем.

Подпись нельзя отрывать от текста и печатать на отдельном листе. Если она не умещается после текста, последний абзац или несколько строк переносят вместе с подписью.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (с указанием наименования организации, если документ оформляется не на бланке организации), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности пишется от левого поля документа, а расшифровка подписи дается на уровне ее последней строки.

Реквизит «Оттиск печати». Печатью скрепляется подпись ответственного должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Место нанесения печати может обозначаться символом «М.П.» без захвата наименования должности и подписи. Например, на титульном листе трудовой книжки, в различных формах бухгалтерских документов.